Zwrot kosztów podróży pracownika zdalnego jest wolny od PIT

Pracownik zdalny, który zgodnie z poleceniem musi się stawić w siedzibie pracodawcy znajdującej się w innym województwie, odbywa podróż służbową. Wydatki z nią związane są zwolnione z PIT do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej – potwierdził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Spytała o to spółka z branży informatycznej, której podwładni świadczą pracę w modelu hybrydowym. W umowach o pracę wskazano – jako miejsce świadczenia pracy – województwo, w którym mieszka dany pracownik.

Zasadniczo podwładni wykonują swoje obowiązki w formie zdalnej, ale zdarza się, że muszą się stawić na polecenie pracodawcy w siedzibie spółki znajdującej się w innej lokalizacji i wykonywać pracę w biurze.

Spółka uważała, że taki incydentalny wyjazd do jej siedziby jest krajową podróżą służbową w rozumieniu art. 775 kodeksu pracy, a więc powinna ona wypłacać z tego tytułu odpowiednie diety oraz zwracać koszty wyżywienia, przejazdu i noclegu. Była zdania, że należności te są zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT. Przepis ten przyznaje zwolnienie podatkowe do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).

Spółka była więc zdania, że dopóki nie zostanie przekroczony limit wynikający z rozporządzenia, dopóty nie ciąży na niej obowiązek pobrania i odprowadzania zaliczki na PIT z tego tytułu.

Dyrektor KIS w pełni się z nią zgodził. Przyznał, że pracownicy zdalni, wyjeżdżając do biura spółki, odbywają krajową podróż służbową, a więc diety i inne należności, które w związku z tym otrzymują, są zwolnione z podatku do wysokości określonej w rozporządzeniu z 29 stycznia 2013 r. Opodatkowana jest dopiero nadwyżka ponad limit i dopiero od niej spółka jako płatnik musi obliczyć, pobrać i odprowadzić do urzędu skarbowego zaliczkę na PIT. ©℗