Krajowy System e-Faktur. Jak zacząć go używać w swojej firmie?

Mimo że za siedem miesięcy Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy w Polsce dla podatników VAT, a od początku 2025 roku - dla wszystkich przedsiębiorców, to wiedza o tym systemie w naszym kraju jest wciąż dość nikła. Statystyki pokazują, że o KSeF słyszało zaledwie 40 proc. prowadzących firmy. Co na początek powinniśmy wiedzieć o KSeF i jak zacząć korzystać z rządowego programu - przybliżamy poniżej wraz z doradcą podatkowym.

Krajowy System e-Faktur obowiązuje w Polsce od dwóch lat i na razie jest dobrowolny. W KSeF przedsiębiorcy mogą wystawiać i odbierać faktury, a także je archiwizować przez okres dziesięciu lat. Żeby prowadzący firmy mogli używać tego systemu, Polska musiała wystąpić do Komisji Europejskiej o wyrażenie specjalnej zgody, ponieważ elektroniczne fakturowanie nie jest przewidziane w unijnej dyrektywie w sprawie VAT. Zgoda ta jest obecnie ważna do końca 2026 roku. Podobną opcję wystawiania e-faktur przewidują też ustawodawstwa innych europejskich krajów - w 2019 roku taką możliwość wyprowadziły Włochy, a za nimi także Hiszpania i Portugalia. Jednak Polska jest pierwszym w Europie krajem, który zdecydował się na wprowadzenie całego systemu do elektronicznego fakturowania, dzięki któremu przedsiębiorcy będą mogli dostarczać faktury bezpośrednio do urzędu skarbowego. - Nie będą oni mieli już obowiązku wysyłać faktur do swoich kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą. Kontrahenci będą mogli samodzielnie odbierać faktury w systemie KSeF. Co do zasady, będą tam znajdowały się wszystkie wystawione faktury - wyjaśnia Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?

Dla przedsiębiorców, którzy zaczną korzystać z KSeF przepisy dają możliwość skróconego okresu na zwrot podatku od towarów i usług (VAT) z 60 do 40 dni. - Dla tych, którzy otrzymują duże zwroty z podatku taka opcja skrócenia może być dobrą zachętą do używania KSeF. Z drugiej strony, zachęta do korzystania z dobrowolnego KSeF nie jest zbyt atrakcyjna. Obecnie zwrot VAT może nastąpić również w krótszym terminie tj. 25 dni. Trzeba jednak spełnić kilka warunków m.in. wszystkie faktury muszą być opłacone bezgotówkowo- ocenia doradca podatkowy, jednak podkreśla on, że elektroniczny system niedługo - od 1 lipca 2024 roku będzie obowiązkowy dla wszystkich polskich podatników VAT, a dla pozostałych przedsiębiorców - od 1 stycznia 2025 roku.

- Wyobraźmy sobie sytuację, że osoba, która nie jest VAT-owcem, zatankuje firmowe auto 2 lipca 2024 roku. Taki przedsiębiorca będzie mógł poprosić na stacji benzynowej o wystawienie papierowej tzw. wizualizacji faktury. Wizualizacja faktury będzie zawierała kod QR. Przy czym stacja benzynowa może wysyłać faktury do KSeF np. raz dziennie albo w innych określonych sprintach. W konsekwencji na wizualizację faktury przyjdzie nam poczekać i być może kolejnego dnia dopiero odbierzemy taką „fakturę”. Faktura w wersji elektronicznej również będzie widoczna w systemie, ale dopiero po jej przesłaniu i nadaniu tzw. numeru KSeFa - tłumaczy Juszczyk.

Jak zauważa rozmówca, mimo że do wprowadzenia obowiązku e-fakturowania pozostało niespełna 7 miesięcy, to świadomość istnienia nowego systemu wśród przedsiębiorców nadal jest bardzo niska. Jak pokazują statystyki zebrane przez portal inFakt, o systemie słyszało niespełna 40 proc. prowadzących firmy.

Czy jako przedsiębiorca warto kupić program do fakturowania?

Żeby zacząć używać KSeF przedsiębiorca musi wyposażyć się w odpowiednie oprogramowanie do fakturowania. - Większość firm obsługiwanych jest księgowo przez firmy zewnętrzne, a te z reguły mają wyłącznie programy do pobierania faktur przychodowych i kosztowych, ale nie mają programów do samego fakturowania. Przedsiębiorcy zazwyczaj fakturują wszystko sami, czy to przy pomocy przeznaczonych do tego programów, czy na papierowym bloczku. Teraz przedsiębiorca będzie musiał zadbać o odpowiednie oprogramowanie, żeby móc wystawiać faktury i wysyłać je do KSeF lub wystawiać takie faktury bezpośrednio w KSeF-ie. To drugie rozwiązanie jest jednak dość skomplikowane i czasochłonne. Więc ci, którzy wystawiają dużo faktur miesięcznie będą raczej musieli korzystać z komercyjnego programu do fakturowania - mówi Piotr Juszczyk.

Niektórzy przedsiębiorcy mogą mieć też błędne myślenie, że - póki KSeF jest jeszcze rozwiązaniem dobrowolnym - kiedy raz, na próbę wystawią fakturę w systemie KSeF, to odtąd wszystkie jego faktury muszą być wystawiane w rządowym systemie. - To nieprawda, więc zachęcam prowadzących firmy do testowania działania systemu - twierdzi rozmówca Dziennika Gazety Prawnej.

Jak zacząć korzystać z KSeF?

Na początku użytkowania programu KSeF należy uwierzytelnić się w systemie. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych w aplikacji Podatnika KSeF (dostępnej TUTAJ>>>) logujemy się przy pomocy NIP, który potwierdzamy profilem zaufanym lub podpisem (certyfikatem) kwalifikowanym. - Z kolei korzystając z programów, które udostępniają systemy do fakturowania i pobierania faktur zakupowych, po zalogowaniu do systemu generujemy tzw. token, czyli ciąg znaków. To pozwoli nam na pełną integracje KSeF z naszą aplikacją do księgowości. Praktycznie w tym momencie możemy "zapomnieć" już o KSeF, bo możemy fakturować z naszego programu, nie używając w ogóle portalu KSeF-u - wyjaśnia Piotr Juszczyk.

W przypadku spółek, także osobowych, aby zalogować się do KSeF trzeba posiadać albo pieczęć kwalifikowaną albo złożyć druk ZAW-FA w urzędzie skarbowym i wówczas wyznaczyć jedną osobę ze spółki, która będzie reprezentantem w KSeF. - Dopiero ta osoba może zalogować się przy pomocy swoich danych do KSeF i tam otrzyma dalsze uprawnienia oraz będzie mogła pobierać tokeny, na przykład do nadawania dalszych uprawnień osobom ze spółki. Wspomniany dokument w urzędzie skarbowym składamy w formie papierowej, który następnie fiskus będzie musiał przetworzyć. To może potrwać, dlatego nie czekajmy z wyznaczeniem reprezentanta w naszej firmie do ostatniej chwili - dodaje rozmówca.

- W mojej ocenie, spółki już powinny zacząć myśleć kogo wyznaczą jako reprezentanta i zacząć załatwiać formalności w urzędach. Prawdopodobnie w połowie 2024 roku, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla podatników VAT, reprezentanci spółek ruszą do urzędów skarbowych i sparaliżują system (pamiętajmy, że każde nadanie uprawnień musi być poprzedzone weryfikacją fiskusa). W rezultacie przedsiębiorcy w sytuacji oczekiwania na dostęp do KSeF będą pozbawieni możliwości wystawiania faktur i mogą z tego wynikać spore opóźnienia w formalnościach z kontrahentami - zaleca doradca podatkowy z firmy inFakt.