Jak dokumentować przychody z działalności

Samozatrudniony, który jest przedsiębiorcą, dla celów podatkowych musi odpowiednio dokumentować sprzedaż towarów lub usług. Wystawia na tę okoliczność rachunki lub faktury VAT. Musi też pamiętać o tym, że przepisy podatkowe na równi z dochodem z działalności traktują kilka kategorii różnych innych przychodów.

W trakcie 2008 roku utraciłem prawo do ryczałtu i obecnie prowadzę księgę przychodów. Czy muszę też przechowywać ewidencję przychodów, a jeśli tak, to za jakie lata i jak długo?

Tak

Podatnicy oraz spółki, których wspólnicy są opodatkowani w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, są obowiązani posiadać i przechowywać dowody zakupu towarów, prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencję wyposażenia oraz, odrębnie za każdy rok podatkowy, ewidencję przychodów. Zgodnie z Ordynacją podatkową wszelkie dokumenty podatkowe przechowywać należy przez pięć lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie podatku. Podatek za 2008 rok rozliczyć należy w 2009 roku (ryczałt do końca stycznia, księgę przychodów do 30 kwietnia). Jak łatwo policzyć, ewidencję przechowywać należy do końca 2014 r. Natomiast, licząc w drugą stronę, aktualnie (do końca 2008 r.) należy przechować ewidencję przychodów z roku 2003, a do końca kolejnych lat ewidencje z okresu 2004-2007.

Podstawa prawna

• Art. 9, 15 i 22 ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz.U. nr 144, poz. 930 z późn. zm.).

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą i mam firmowe konto w banku. Od nadwyżek dopisywane są odsetki. Czy powinienem ten fakt jakoś dokumentować w księdze przychodów?

Tak

Zgodnie z art. 14 ust. 3 ustawy o PIT za przychód z działalności gospodarczej uważa się skapitalizowane odsetki od kredytów i pożyczek. Dzieje się tak, mimo że zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 27 ustawy nie uważa się za koszt uzyskania przychodów udzielonych pożyczek. Mamy tu więc do czynienia z jednym z nielicznych przypadków, w których na gruncie podatku dochodowego wydatek (udzielona pożyczka) nie jest uznawany za koszt uzyskania przychodu, w tym koszt prowadzonej działalności gospodarczej, za to przychód z tej pożyczki (odsetki) stanowi przedmiot opodatkowania. Na dodatek w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą takie odsetki traktowane są jak przychody z działalności gospodarczej, a nie z kapitałów pieniężnych. Konsekwencją tego jest konieczność bieżącego wliczania ich do przychodów stanowiących podstawę ustalania zaliczek na podatek dochodowy.

W przypadku kont podmiotów gospodarczych odsetki od zgromadzonych na koncie kwot są zazwyczaj niewielkie, ale w określonych terminach (rocznych, kwartalnych, a ostatnio także miesięcznych) następuje ich kapitalizacja. Wówczas taką kwotę odsetek księgujemy w kolumnie 8 podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pozostały przychód).

Nie ma przeszkód, by wystawić jeden dowód wewnętrzny dokumentujący koszty operacji bankowych z całego miesiąca i na jego podstawie dokonać jednego wpisu do księgi. Wówczas załącznikiem do takiego dowodu powinny być noty bankowe potwierdzające dokonane operacje albo np. jedno wystawione przez bank zestawienie takich operacji.

Można jednak wpisywać do księgi jako oddzielne wydarzenia gospodarcze także poszczególne operacje. Podstawę do wpisu może stanowić dokument bankowy, jeśli tylko spełnia kryteria pozwalające zakwalifikować go jako dowód księgowy. W przeciwnym przypadku trzeba wystawić dowód wewnętrzny, do którego taki dokument bankowy będzie tylko załącznikiem.

Podstawa prawna

• Par. 12 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (nr 152, poz. 1475 z późn. zm.).

Czy zawsze nieodpłatne świadczenie na rzecz przedsiębiorcy stanowi przychód z działalności i trzeba je zaliczyć do przychodów?

Tak

Księguje się je w kolumnie inne przychody podatkowej księgi przychodów i rozchodów, po uprzednim ustaleniu ich wartości pieniężnej.

Wartość pieniężną nieodpłatnych świadczeń ustala się według następujących zasad. Jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców. Gdy przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu. Jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku. Natomiast we wszelkich pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Samego wpisu do księgi dokonujemy na podstawie dokumentu księgowego. W tym przypadku najczęściej będzie to dowód wewnętrzny, w którym wyliczymy wartość świadczenia. Załącznikiem do niego mogą być np. dokumenty, które posłużyły nam za podstawę do wyceny.

Podstawa prawna

• Art. 11 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Prowadzę działalność jako agent ubezpieczeniowy. Nie płacę VAT. Co jest moim dochodem? Czy muszę wystawiać fakturę?

Nie

Jak to wynika z treści samej umowy agencyjnej, przychodem agenta ubezpieczeniowego jest prowizja. Otrzymuje ją po wystawieniu rachunku - na zasadach i w terminach określonych w umowie agencyjnej.

Wynika to właśnie z definicji przychodu z działalności gospodarczej, zawartej w art. 14 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: za przychód z pozarolniczej działalności gospodarczej uważa się kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług.

Jakie ma to konsekwencje dla agenta? Przede wszystkim takie, że przychód powstaje w momencie wystawienia rachunku lub faktury, a nie w chwili otrzymania należnej kwoty. Oznacza to, że jeśli np. agent wystawi rachunek lub fakturę 31 października, zaś pieniądze wpłyną na jego konto nawet 17 listopada, przychód musi rozliczyć (w tym uwzględnić przy ustalaniu wysokości zaliczki na podatek) w październiku, a nie listopadzie.

Jeśli agent nie jest czynnym podatnikiem VAT, wystawia tylko rachunki.

Zasady wystawiania rachunków uregulowane są w Ordynacji podatkowej. Zgodnie z zawartymi tam normami podatnicy prowadzący działalność gospodarczą obowiązani są na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Podatnicy, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie siedmiu dni od dnia zgłoszenia żądania.

Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie trzech miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.

Rachunek powinien zawierać przede wszystkim dane identyfikujące sprzedawcę i kupującego, wykonawcę i odbiorcę usług oraz oznaczenie wartości i rodzaju transakcji. Z praktycznego punktu widzenia, podobnie jak w przypadku faktur przy wystawianiu dokumentów związanych ze sprzedażą usług, najlepiej jest skorzystać ze znajdujących się w sprzedaży gotowych druków akcydensowych albo wypisywać je za pomocą księgowego programu komputerowego.

Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku agenta ubezpieczeniowego, jak każdej innej osoby zobowiązanej do składania rocznego zeznania z podatku dochodowego jest to pięć lat, licząc od końca roku, w którym zostało złożone zeznanie podatkowe. Jeśli więc agent wystawi rachunki w 2008 roku, to musi je przechowywać do 31 grudnia 2014 r.; rozliczenie roczne za 2008 rok złoży bowiem w terminie do 30 kwietnia 2009 r., ów okres pięcioletni zaczyna się więc praktycznie dopiero 1 stycznia 2009 r.

Podstawa prawna

• Art. 87-90 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.).

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Nadwyżki z tej działalności inwestuję na giełdzie. Czy ewentualny dochód z giełdy będzie dochodem z działalności?

Nie

Z formalnego punktu widzenia środki firmowe przynoszące dochód z inwestycji finansowej powinny być traktowane jako inny dochód z działalności gospodarczej. Jednak osoba fizyczna nie uzyskuje nadwyżek, tylko dochód z działalności, który jest opodatkowany podatkiem dochodowym. Dochód, czyli zysk, w tym przypadku jest inwestowany na giełdzie już po opodatkowaniu i dlatego nie ewidencjonuje się go w księdze przychodów i rozchodów, ale rozlicza oddzielnie w ramach PIT-38.

Ujmując rzecz inaczej, w przypadku takich dochodów, o ile tylko nie są one uzyskiwane w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, nie łączy ich z przychodami z działalności, niezależnie od tego, z jakiej formy opodatkowania korzysta przedsiębiorca: podatku liniowego czy z tabeli. Dochodów takich nie uwzględnia się więc ani w dokumentacji prowadzonej dla celów działalności (np. księga przychodów), ani w wystawianych fakturach lub rachunkach z działalności.

W każdym przypadku na okoliczność uzyskiwania takich dochodów samozatrudniony, jak i każda inna osoba fizyczna, jest zobowiązany wypełnić roczne zeznanie podatkowe PIT-38, w terminie do 30 kwietnia następnego roku. W zeznaniu tym ustala podatek od dochodów kapitałowych w wysokości 19 proc. i w tym samym terminie odprowadza na konto urzędu skarbowego.

Jedyna różnica między osobami korzystającymi z podatku liniowego oraz rozliczającymi się z tabeli polega na tym, że pierwsza składa PIT-36L i PIT-38, a druga PIT-36 i PIT-38.n

Podstawa prawna

• Art. 14 i 30b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).

Rozpocząłem jednoosobową działalność jako pośrednik na rynku nieruchomości. Czy jeśli wezmę od klienta zaliczkę na poczet mojej należności za pośrednictwo, powinienem wystawić fakturę?

Tak

Działalność pośrednictwa na rynku nieruchomości nie jest zwolniona z podatku od towarów i usług i agenci korzystają tylko ze zwolnienia podmiotowego. Po jego utracie (lub wcześniejszej rezygnacji) agenci, którzy są zobowiązani do wystawiania faktur VAT, w całej rozciągłości muszą się stosować do przepisów ustawy VAT oraz rozporządzenia ministra finansów w sprawie wystawiania faktur.

I tak fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Jeśli więc z umowy agencyjnej wynika, że rozliczana jest ona miesięcznie, fakturę za dany miesiąc należy wystawić do 7 dnia miesiąca następnego. Na przykład za styczeń - do 7 lutego.

Można też w fakturze określić wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży. Wówczas fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Jeśli agent wpisze w fakturze w części dotyczącej terminu sprzedaży tylko styczeń 2008 r., fakturę tę powinien wystawić, (wpisując w części data wystawienia najpóźniej 7 lutego 2008 r.

Ponadto jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).

Podstawa prawna

• Art. 8-27 rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.).