Jeśli faktura zostanie przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur tuż przed końcem dnia, to istnieje możliwość, że nr KSeF dla niej zostanie nadany już w kolejnym dniu – wynika z otrzymanego przez DGP stanowiska resortu finansów.
Na to, że od lipca 2024 r. zyska na znaczeniu zasada normatywnej daty wystawienia oraz doręczenia faktury ustrukturyzowanej, Radosław Kowalski, doradca podatkowy prowadzący własną kancelarię, dwa tygodnie temu zwrócił uwagę w tygodniu Podatki i Księgowość w artykule „KSeF: przy automatycznym doręczeniu e-faktur uwaga na terminy” (dodatek z 11 września 2023 r., DGP nr 175). Wskazał wówczas, że przepisy odnoszące się do zasad wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wpłynąć w praktyce na terminy odliczania VAT naliczonego, na korygowanie rozliczeń podatkowych (zarówno w VAT, jak i podatkach dochodowych), a także oddziaływać na relacje cywilnoprawne. W związku z tym należy zwrócić uwagę na sposób zdefiniowania tych dat w ustawie z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598; dalej: ustawa o VAT). I tak fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF (art. 106na ust. 1 ustawy o VAT), a jest ona uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę (art. 106na ust. 3 ustawy o VAT).
Z samych przepisów nie wynika jednoznacznie, czy data nadania numeru będzie zawsze równa dacie wystawienia, dlatego zadaliśmy w tej sprawie pytanie Ministerstwu Finansów. Resort wyjaśnił nie tylko, kiedy te daty mogą się różnić, lecz wskazał także, w jaki sposób można je zweryfikować. [ramka] Co ciekawe, żadnych trudności nie będzie miał z tym wystawca faktury, bo wszystkie informacje otrzyma na urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO). W gorszej sytuacji znajdzie się natomiast nabywca, ponieważ będzie on uzależniony od funkcjonalności dostępnych w udostępnionej przez MF Aplikacji Podatnika KSeF bądź w używanym przez niego komercyjnym oprogramowaniu. Zdaniem Radosława Kowalskiego rozwiązaniem korzystnym zarówno dla podatników, jak i dla organów byłaby więc zmiana struktury numeru KSeF. ©℗
Odpowiedź Ministerstwa Finansów z 19 września 2023 r. na pytanie DGP
/>
DGP: Czy data wystawienia faktury ustrukturyzowanej (tj. data jej przesłania do KSeF) może być inna niż data jej otrzymania (tj. data nadania numeru KSeF)? Czy może data nadania numeru będzie zawsze równa dacie wystawienia, czyli wysyłki faktury do KSeF, niezależnie od tego, jak długo trwa proces walidacji?
Jeżeli powyższe daty mogą być różne, to gdzie nabywca znajdzie datę nadania numeru KSeF? Według przekazywanych przez MF informacji w numerze KSeF zawarta jest tylko data wystawienia faktury, czyli data otwarcia sesji wysyłki, która jest znana wystawcy, bo jest ona prezentowana w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO).
MF: Data wystawienia faktury ustrukturyzowanej może być inna niż data jej otrzymania przez nabywcę. Może to wynikać z wydłużenia się czasu niezbędnego na przetworzenie przesłanej faktury. W przypadku gdy faktura została przesłana do KSeF tuż przed końcem dnia, to w związku z wydłużeniem się czasu niezbędnego na jej przetworzenie istnieje możliwość, że nr KSeF dla tej faktury zostanie nadany już w kolejnym dniu.
Data wystawienia faktury jest zawarta w numerze KSeF. Ponadto data ta jest zwracana także na UPO. Jest to data przesłania dokumentu do systemu informatycznego Ministerstwa Finansów. Natomiast data nadania nr KSeF przesłanej fakturze jest także zwracana na UPO. Jest to data przyjęcia dokumentu do systemu informatycznego Ministerstwa Finansów.
Weryfikacja daty otrzymania faktury przez nabywcę jest możliwa np. w udostępnionej Aplikacji Podatnika KSeF w module Lista faktur w zakładce Faktury zakupowe (podmiot2) w kolumnie Data otrzymania. Aplikacja Podatnika KSeF jest udostępniona na Portalu Podatkowym w zakładce KSeF. Link do Aplikacji Podatnika KSeF:
https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
W przypadku rozwiązań komercyjnych sposób informowania o dostępności otrzymanej faktury w systemie zależeć będzie od rozwiązań przewidzianych przez dostawcę rozwiązania. Integratorzy mogą tak zaplanować działanie swoich aplikacji, aby data otrzymania faktury w KSeF była wyświetlana użytkownikowi.
opinia eksperta
Struktura numeru KSeF to niewykorzystana szansa
/>
Szkoda, że przygotowując rozwiązania informatyczne właściwe dla KSeF, resort finansów nie wykorzystał numeru nadawanego fakturze przez system jako nośnika informacji nie tylko o dacie wystawienia, lecz także o dacie otrzymania faktury przez adresata. Obie te aty mają charakter normatywny, a – jak słusznie zostało wskazane w odpowiedzi MF – mogą się różnić.
Zawarcie w numerze KSeF faktury daty otrzymania znacznie ułatwiłoby pracę księgowym, którzy już tylko poprzez taki numer, bez konieczności prowadzenia dalszej analizy, pozyskiwania informacji z systemu (czy MF, czy komercyjnego), od razu potrafiliby ustalić, kiedy został otrzymany dokument – co w wielu przypadkach jest jednocześnie wskazaniem na termin odliczenia. Taka informacja zawarta w numerze znacznie ułatwiłaby również pracę kontrolującym – obojętnie, czy są to osoby zajmujące się weryfikacją poprawności rozliczeń wewnątrz podatnika, w ramach audytów podatkowych, czy też w trakcie czynności prowadzonych przez organy.
Paradoks polega na tym, że osoba projektująca strukturę numeru KSeF wpisała do jego treści datę, która jest bardzo łatwa do ustalenia, czyli datę przesłania, która jest często jasno widoczna przy wysyłce, a przede wszystkim jest zwracana (co do sekundy) w UPO wystawcy. Co więcej, przy ogólnych zasadach wyznaczania momentu powstania obowiązku podatkowego, zwłaszcza w przypadku transakcji krajowych, data wystawienia faktury jest dla sprzedawcy informacją mniej istotną podatkowo (zakładając, że dba on o terminowe fakturowanie i nie wystawia faktur na ostatnią chwilę). Tymczasem dla odbiorcy data otrzymania jest bardzo ważną informacją (zwłaszcza gdy wcześniej powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy), a on musi poszukać tej daty gdzieś w systemie lub przypilnować dostawcę oprogramowania, by w sposób czytelny i rzetelny ją prezentował.
Stąd uzasadniony zdaje się postulat, by w numerze KSeF faktury znalazła się data nadania numeru (data otrzymania przez odbiorcę faktur) – obok lub nawet zamiast daty wystawienia faktury w KSeF. ©℗
