Wypłacany pracownikom ekwiwalent za pranie odzieży roboczej stanowi przychód ze stosunku pracy, który podlega zwolnieniu z opodatkowania – potwierdził dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej.

Z pytaniem wystąpił pracodawca, który przydziela pracownikom odzież i obuwie robocze na podstawie ustalonego regulaminu. Wydawana jest ona bezpłatnie i powinna być użytkowana w miejscu pracy. Jednak konserwacja, naprawa, a także pranie odzieży roboczej należy do obowiązków pracownika. W związku z tym wypłacany jest mu ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, co wynika z kodeksu pracy.

Pracodawca tłumaczył, że kwotę za pranie wypłaca raz w miesiącu w ustalonej wysokości, która jest uwzględniona w tabeli załączonej do regulaminu. Chciał się upewnić, że od tego ekwiwalentu nie musi pobierać zaliczek na podatek dochodowy.

Potwierdził to dyrektor KIS. Wyjaśnił, że wypłacana kwota stanowi przychód ze stosunku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Do takich przychodów zalicza się bowiem praktycznie wszystkie świadczenia, które pracownik mógł otrzymać od pracodawcy.

Ekwiwalent, jak podkreślił organ, będzie jednak zwolniony z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT. Dotyczy on świadczeń rzeczowych i ekwiwalentów za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

– Z przepisów kodeksu pracy wynika, że zarówno dostarczenie pracownikowi odzieży roboczej i obuwia, jak i ich konserwacja, pranie, naprawa, odpylanie i odkażanie jest obowiązkiem pracodawcy – przypomniał dyrektor KIS. Jeżeli jednak pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 2379 par. 3 k.p.).

Organ wyjaśnił też, że wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może być ustalona inaczej niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. – Jako ekwiwalent wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych – przyznał organ. Dodał, że wysokość kosztów może być ustalana w porozumieniu między pracodawcą a pracownikami i (jak w rozpatrywanej sprawie) wynikać z wewnętrznego regulaminu.©℗

Podstawa prawna

Interpretacja dyrektora KIS z 24 sierpnia 2023 r. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.386.2023.3.GG