Przepisy wprowadzające Krajowy System e-Faktur (KSeF) – czyli ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa o KSeF) – zostały już opublikowane w Dzienniku Ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 1598). To oznacza, że od 1 lipca 2024 r. zasadniczo wszystkie faktury B2B powinny być wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem ogólnopolskiego programu informatycznego – KSeF - piszą Magdalena Krzemińska, Janina Fornalik i Krzysztof Jaros z MDDP.

rozwiń ›

Sam proces wdrożenia KSeF w firmach wymaga wielu zmian w systemach operacyjnych, księgowych i informatycznych i jest bardzo czasochłonny, dlatego już teraz warto zapoznać się z założeniami systemu. Tylko właściwe i odpowiednio wczesne zaplanowanie procesu implementacji faktur ustrukturyzowanych pozwoli na prawidłowe przygotowanie przedsiębiorstwa do zmian.

Jak w praktyce będzie wyglądał proces wysyłki i odbioru faktur ustrukturyzowanych? Na co trzeba się przygotować i na co zwrócić szczególną uwagę? Na liczne pytania dotyczące przygotowania do wdrożenia systemu KSeF odpowiadają eksperci podatkowi, którzy na Platformie Wiedzy MDDP prowadzą szkolenie online „Krajowy System e-Faktur – jak przygotować swoją firmę?”.

Zagraniczni kontrahenci

PROBLEM Czy KSeF będzie stosowany do wystawiania faktur dla zagranicznych podatników?

ODPOWIEDŹ Tak, ogólnie rzecz biorąc, wszystkie faktury w relacjach B2B, wystawiane przez podatników podlegających obowiązkowi korzystania z KSeF, powinny być wystawiane przy użyciu tego systemu. Dotyczy to również sprzedaży dla kontrahentów zagranicznych. Jednakże – z uwagi na to, że kontrahenci zagraniczni nie będą mieli dostępu do KSeF – fakturę w formie ustrukturyzowanej podatnicy będą musieli dostarczyć nabywcy w inny sposób, np. wysyłając jej wizualizację w pliku PDF. Ponadto w przypadku użycia faktury poza KSeF podatnik będzie musiał umieścić na niej kod QR, który pozwoli na odszukanie jej w systemie KSeF.

Konsumenci

PROBLEM Czy faktury dla konsumentów (B2C) należy również wystawiać w KSeF?

ODPOWIEDŹ Nie, w przypadku relacji B2C faktury będą nadal wystawiane w dotychczasowy sposób – w formie papierowej lub elektronicznej. To ważna zmiana w stosunku do pierwotnego projektu ustawy o KSeF, który zakładał, że wszystkie faktury – także w transakcjach B2C – będą wystawiane przez KSeF. Co więcej, ostatecznie uchwalone przepisy nie dają nawet możliwości opcjonalnego wystawienia w KSeF faktur B2C. Oznacza to, że sprzedający konsumentom i firmom muszą utrzymać dwa oddzielne procesy fakturowania – dla klientów B2B z użyciem KSeF i dla klientów B2C w tradycyjny sposób. Ponadto nie będzie wymagana zgoda konsumenta na wystawienie faktury elektronicznej. Jednocześnie w niektórych sytuacjach pewien problem może stanowić określenie roli, w jakiej występuje nabywca, tj. czy dokonuje nabycia jako osoba prywatna, czy też zakup ma charakter firmowy. Powstaje pytanie, czy prawidłowe będzie zastosowanie w tym zakresie pewnych uproszczeń polegających na przyjęciu NIP nabywcy jako wyznacznika, czy działa on jako osoba fizyczna, czy jako firma.

Załączniki

PROBLEM Czy w KSeF będzie możliwe przesłanie faktury z załącznikami?

ODPOWIEDŹ KSeF nie będzie mieć funkcjonalności umożliwiającej przesyłanie załączników. To spory problem dla wielu podatników, ponieważ dołączanie zawierających szczegółowe informacje o transakcjach załączników do faktur jest powszechną praktyką na rynku. Dotyczy to np. specyfikacji godzin wykonanych usług, rozliczeń rozmów telefonicznych czy kart paliwowych. W związku z tym podatnicy mogą rozważyć kilka opcji:

  • o ile technicznie jest to możliwe, przenieść dane z załączników do odpowiednich pól w fakturze ustrukturyzowanej,
  • zamieścić załączniki w specjalnym miejscu, do którego będzie odsyłać link zamieszczony w fakturze ustrukturyzowanej, lub
  • zastosować rozwiązanie, które umożliwi łatwe połączenie oddzielnie przesłanych załączników (np. drogą mailową) z fakturami z KSeF.

Data wystawienia

PROBLEM Co należy zrobić, jeśli data wystawienia na fakturze będzie różna od daty wystawienia zdefiniowanej w przepisach o KSeF?

ODPOWIEDŹ Takie sytuacje mogą wystąpić w praktyce. Z jednej strony bowiem w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej będzie wskazana data wystawienia nadana fakturze przez wewnętrzny system firmy. Z drugiej strony w przepisach data wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest zdefiniowana jako moment przesłania faktury do KSeF i ta data powinna znaleźć się w ewidencji podatkowej. W praktyce może się okazać, że faktura przygotowana w systemie firmy w danym dniu nie zostanie skutecznie przesłana do systemu (i zwalidowana) tego samego dnia, lecz w dniu następnym. Taka sytuacja może wystąpić, np. gdy faktury są przesyłane do KSeF w późnych godzinach wieczornych, a zwłaszcza gdy są przesyłane w paczkach. Sesja wysyłki może zostać nawiązana już po północy choćby z uwagi na przerwę serwisową bądź chwilowy brak połączenia z internetem. Wówczas data wskazana na fakturze w polu P_1 będzie różna od daty wystawienia rozumianej jako data przesłania faktury do KSeF. Ważne jest zapewnienie takiej funkcjonalności systemu, aby weryfikował zgodność tych dat i w ewidencji uwzględniał datę przesłania do KSeF jako datę wystawienia faktury.

Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy data wystawienia determinuje moment powstania obowiązku podatkowego w rozliczeniach VAT, np. dla usług najmu, dzierżawy, leasingu czy dostawy mediów. Problem może również dotyczyć faktur wystawianych w walucie obcej, jeśli kurs waluty jest uzależniony od daty wystawienia faktury. Przepisy pozostawiają tutaj bufor jednego dnia różnicy między wspomnianymi datami (P_1 + 1), czyli nie trzeba będzie dokonywać korekty faktury ze względu na błędny kurs, jeśli faktura zostanie przesłana do KSeF nie później niż następnego dnia.

Zbiorcze faktury korygujące

PROBLEM Czy KSeF umożliwi wystawianie zbiorczych faktur korygujących?

ODPOWIEDŹ Tak, przepisy dotyczące zbiorczych faktur korygujących pozostaną niezmienione, więc podatnicy nadal będą mogli wystawiać takie faktury. Istnieją dwa rodzaje takich faktur:

  • zwykłe, które odnoszą się do wielu faktur wystawionych w danym okresie,
  • uproszczone, które mogą nie zawierać szczegółowych danych na temat towarów lub usług objętych korektą, pod warunkiem że dotyczy to wszystkich dostaw i usług z danego okresu.

Oba rodzaje faktur korygujących będą dostępne w KSeF i oba wymagają podania danych wszystkich faktur pierwotnych, których dotyczy korekta. Warto podkreślić, że w przypadku gdy faktura pierwotna została wystawiona w KSeF, na fakturze korygującej podatnik będzie zobowiązany podać numer KSeF faktury pierwotnej. Dlatego konieczne będzie przypisanie w systemie firmy do każdej faktury numeru KSeF, aby proces generowania faktur korygujących mógł zostać zautomatyzowany.

Odrzucenie faktury

PROBLEM Co się dzieje w przypadku odrzucenia faktury czy paczki faktur przez KSeF?

ODPOWIEDŹ Odrzucenie faktury przez KSeF oznacza, że faktura nie została wystawiona i nie weszła w obieg prawny. W takim przypadku podatnik musi zweryfikować fakturę, znaleźć i poprawić błędy, które spowodowały odrzucenie. Musi to zrobić samodzielnie, ponieważ KSeF nie wskaże błędów w odrzuconych fakturach.

Wysyłka pojedynczych faktur (w trybie interaktywnym) jest prostsza, ponieważ weryfikacja przez KSeF trwa krócej i od razu wiadomo, która faktura została odrzucona. Natomiast w przypadku wysyłki faktur w paczkach (wysyłka wsadowa) weryfikacja może potrwać kilka dni, a KSeF nie wskaże, która faktura spowodowała odrzucenie. Wszelkie błędy trzeba więc zweryfikować we wszystkich fakturach w paczce i poprawić je przed ponownym przesłaniem paczki do KSeF.

Należy zauważyć, że odrzucenie faktury lub paczki faktur może spowodować opóźnienia w wystawianiu faktur w terminie ustawowym i naruszenie umownych regulacji dotyczących wystawiania faktur. Dlatego bardzo ważne jest, aby dokładnie zweryfikować poprawność faktur przed ich przesłaniem do KSeF i w ten sposób ograniczyć ryzyko odrzucenia.

Noty korygujące

PROBLEM Czy w KSeF będzie możliwe wystawianie not korygujących?

ODPOWIEDŹ Nie będzie takiej możliwości, a co więcej, ustawa o KSeF uchyla w całości przepisy dotyczące not korygujących. W konsekwencji od 1 lipca 2024 r. nie będzie już możliwe korygowanie faktur za pomocą not korygujących, co w praktyce było częstym rozwiązaniem w przypadku tzw. błędów mniejszej wagi, np. pomyłek w adresie czy nazwie podmiotu. To z kolei spowoduje konieczność korygowania wszelkich błędów wyłącznie za pomocą faktur korygujących wystawianych przez sprzedawców. Dla części podatników ten z pozoru błahy problem może stanowić pewne wyzwanie, gdyż nie wszystkie systemy mają funkcję wystawiania faktury korygującej niewpływającej na kwoty wykazane na fakturze.

Identyfikator zbiorczy

PROBLEM Czym jest identyfikator zbiorczy?

ODPOWIEDŹ Przepisy ustawy o KSeF przewidują nową funkcjonalność, czyli przydzielanie identyfikatora zbiorczego w KSeF. Taki identyfikator przydzielany będzie dla co najmniej dwóch faktur wystawionych dla jednego odbiorcy. Z uwagi na to, że przepisy przy płatnościach przelewem wprowadzają obowiązek podawania w tytule przelewu numeru KSeF faktury, a systemy bankowe mają ograniczone znakowo pole, w którym taka informacja powinna się znaleźć, rozwiązanie polegające na podaniu identyfikatora zbiorczego pozwoli na dokonywanie płatności za wiele faktur jednocześnie – poprzez wpisanie jednego numeru identyfikującego dla kilku faktur zamiast do każdej z nich osobno.

Procedura przydzielenia identyfikatora zbiorczego polega na tym, że nabywca po otrzymaniu faktur wysyła zapytanie do systemu z prośbą o nadanie numeru, natomiast sprzedawca po otrzymaniu płatności może wysłać zapytanie do KSeF o identyfikację, jakie faktury zostały oznaczone wskazanym identyfikatorem zbiorczym. Jest to niewątpliwie dodatkowe obciążenie, które trzeba uwzględnić w procesie wdrażania KSeF. Dla płatności w split payment obowiązek ten wchodzi od początku wprowadzenia obligatoryjnego KSeF, tj. od 1 lipca 2024 r., a dla wszystkich pozostałych płatności między czynnymi podatnikami VAT z półrocznym przesunięciem – od 1 stycznia 2025 r.

Uwierzytelnienie

PROBLEM W jaki sposób podatnik może dokonać uwierzytelnienia w systemie?

ODPOWIEDŹ Z systemu można korzystać jedynie po dokonaniu stosownego uwierzytelnienia i autoryzacji. Bez tego nie ma możliwości dokonywania żadnych działań związanych z wystawianiem czy dostępem do faktur.

Stosownego uwierzytelnienia można dokonać za pomocą: kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, profilu zaufanego oraz poprzez specjalnie wygenerowany certyfikat autoryzacyjny zawierający klucz prywatny i publiczny.

Kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz profilem zaufanym mogą posługiwać się osoby fizyczne, natomiast kwalifikowana pieczęć elektroniczna to rozwiązanie przewidziane dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi.

Co istotne, kwalifikowany podpis elektroniczny, którym posługują się osoby fizyczne, powinien zawierać atrybut NIP bądź numer PESEL – w innym wypadku należy dokonać zgłoszenia tzw. odcisku palca, czyli specjalnego kodu alfanumerycznego na formularzu ZAW-FA. Formularz ten należy złożyć do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. W przypadku kwalifikowanej pieczęci elektronicznej musi ona zawierać NIP podatnika. Bez tych atrybutów korzystanie z tego sposobu uwierzytelnienia nie będzie możliwe.

Awaria systemu

PROBLEM Jak wygląda procedura wystawienia faktury na wypadek wystąpienia awarii systemu?

ODPOWIEDŹ Przepisy ustawy o KSeF zawierają opis procedury wystawiania faktur przez podatnika na wypadek awarii systemu. Jak jest podkreślane, awaria to niespodziewana niedostępność systemu występująca z przyczyn niezależnych bądź czynników zewnętrznych. Zgodnie z założeniami komunikat o jej wystąpieniu wraz z informacją o jej dacie początkowej i końcowej ma być opublikowany w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów. Dodatkowo ustawodawca przewiduje przygotowanie specjalnego interfejsu, dzięki któremu systemy finansowo-księgowe podatników będą mogły automatycznie otrzymywać informację o awarii i braku możliwości wystawienia faktury.

W tej sytuacji podatnik będzie miał możliwość wystawienia faktury poza systemem, ale będzie musiał tego dokonać zgodnie z powszechnie obowiązującym wzorem. Następnie taka faktura będzie mogła zostać dostarczona do odbiorcy w sposób z nim uzgodniony. Co ważne, faktura wystawiona w czasie awarii będzie musiała zostać oznaczona przez podatnika kodem QR zawierającym informacje niezbędne do zweryfikowania jej poprawności przez nabywcę.

Dodatkowo podatnik będzie miał obowiązek przesłania faktur do KSeF w terminie siedmiu dni od dnia zakończenia awarii. Niewysłanie faktur w określonym ustawowo terminie może skutkować nałożeniem na podatnika (w drodze decyzji) kary pieniężnej.

Kiedy podatnik wystawi fakturę w trakcie awarii, wskazując w polu P_1 bieżącą datę, a faktura zostanie wprowadzona do systemu z opóźnieniem wynikającym z awarii (we wskazanym powyżej terminie), to data z pola P_1 będzie przyjmowana jako data wystawienia i wprowadzenia faktury do obrotu prawnego. Natomiast po stronie nabywcy za datę otrzymania uznaje się moment faktycznego otrzymania faktury dostarczonej poza KSeF, chyba że wcześniej fakturze zostanie nadany numer KSeF. Oznacza to, że jeżeli nabywca otrzyma fakturę (np. poprzez e-mail), zanim zostanie nadany jej numer KSEF, to w tym określonym momencie uznaje się, że faktura została dostarczona nabywcy.

Co ważne, w ostatecznym kształcie ustawy o KSeF zostało wprowadzone dodatkowe rozwiązanie na wypadek awarii ogłaszanej w środkach masowego przekazu. Dotyczy to sytuacji nadzwyczajnych i wtedy faktury oraz faktury korygujące mogą być wystawiane w dowolnej postaci (papierowo lub elektronicznie), a także nie muszą być wystawiane z powszechnie obowiązującym wzorem. Dostarczane są do podatnika w sposób z nim uzgodniony, a podatnik nie ma obowiązku przesyłania ich do KSeF. Jak jest podkreślane, taka awaria może dotyczyć sytuacji kryzysowych występujących na terenie całego kraju bądź w obszarze działania podatnika.

Inną sytuacją, gdy faktury mogą być wystawiane poza KSeF, jest awaria po stronie podatnika (tryb offline), jednak wymaga on przesłania faktury do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.

Odebranie faktury

PROBLEM W jaki sposób nabywca będzie mógł odebrać fakturę z KSeF?

ODPOWIEDŹ Nabywca będzie mógł odebrać fakturę w jeden z następujących sposobów: poprzez API, poprzez Aplikację Podatnika KSeF lub poza systemem.

W przypadku, w którym podatnik korzysta z systemu księgowo-finansowego powiązanego z KSeF poprzez specjalny interfejs (API), możliwe jest skonfigurowanie systemu w taki sposób, aby możliwe było automatyczne wysyłanie zapytania, czy nie zostały wystawione faktury zawierające NIP podatnika. Następnie takie faktury mogą zostać pobrane z systemu, a dane na nich zawarte wgrane do systemu nabywcy.

Jeżeli podatnik nie będzie korzystać z systemu zintegrowanego z KSeF, a będzie chciał odebrać fakturę wystawioną przez sprzedawcę, będzie mógł odebrać fakturę poprzez bezpłatne narzędzie przygotowane przez Ministerstwo Finansów – Aplikację Podatnika KSeF. Po dokonaniu autoryzacji podatnik będzie miał wgląd do wystawionych faktur (osobiście lub przez osoby czy podmioty upoważnione), faktur wystawionych przez sprzedawców na jego rzecz, a także będzie mógł dokonać przekazania swoich uprawnień podmiotom czy osobom trzecim.

W wyjątkowych sytuacjach określonych w ustawie o KSeF możliwe będzie otrzymywanie faktur poza systemem, np. podczas niedostępności KSeF. W takiej sytuacji trzeba będzie pamiętać, aby taka faktura była opatrzona kodem QR pozwalającym na weryfikację poprawności jej wystawienia. ©℗