Moja firma zawarła umowę, w której zobowiązała się opracować projekt zagospodarowania przestrzeni miejskiej. Nie dotrzymaliśmy niestety postanowień kontraktu i nie oddaliśmy dokumentacji w ustalonym terminie – pisze pan Michał. – Powodem było wystąpienie wielu nieprzewidzianych i niezależnych od nas okoliczności. Kontrahent naliczył nam karę umowną, którą zapłaciliśmy, ale zastanawiamy się, czy możemy o tę kwotę pomniejszyć swój przychód.
Co do zasady w wielu sytuacjach może być z tym problem. Takie trudności mogą też dotyczyć firmy pana Michała. Zarówno przepisy ustawy o PIT, jak i CIT zastrzegają bowiem, że przychodu nie pomniejszą kary umowne i szereg odszkodowań związanych z wadami dostarczanych towarów, zwłoką w dostarczeniu towaru wolnego od wad bądź w ich usunięciu lub w wykonaniu robót i usług. Katalog takich spraw jest zamknięty, a to oznacza, że tylko zapisane w nim kary umowne na pewno nie mogą być podatkowym kosztem.
To jednak wcale nie musi być dobrą nowiną. Aby wydatek mógł być uznany za koszt podatkowy, jego poniesienie ma być celowe i związane z uzyskanym przychodem bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu. Pierwotnie fiskus nie robił większych problemów z zaliczaniem kar umownych za przekroczenie terminu prac do kosztów podatkowych. Wychodził z założenia, że mimo zwłoki w wykonaniu kontraktu usługodawca i tak otrzyma zapłatę, a więc osiągnie przychód. Ponadto nieuregulowanie kary mogłoby doprowadzić do zerwania dalszych kontraktów z tym kontrahentem, co z kolei oznaczałoby brak możliwości osiągania przez podatnika przychodu w przyszłości. Dziś jednak w podobnych sytuacjach urzędnicy skarbowi są bardziej restrykcyjni. Nie ma przy tym znaczenia, czy chodzi o wielkie, czy małe firmy. Najsłynniejszy wyrok wydał Naczelny Sąd Administracyjny z 2 grudnia 2014 r. (sygn. akt II FSK 2775/12). W tym przypadku chodziło o konsorcjum handlowe budujące jeden ze stadionów piłkarskich na Euro 2012. Przekroczyło termin na oddanie inwestycji, więc zamawiający obciążył je karą umowną. Konsorcjum zapłaciło i chciało uwzględnić tę kwotę w katalogu kosztów podatkowych. Fiskus odmówił jednak i podkreślił, że nie widzi związku kary umownej z przychodem. Tego samego zdania był NSA.
W ostatnim ciągle nieprawomocnym wyroku orzeczenie rzeszowskiego WSA z 1 grudnia 2015 r., sygn. akt I SA/Rz 1023/15 chodziło o niewielką firmę informatyczną. Z tytułu opóźnień w wykonaniu usług płaciła kontrahentom kary umowne. Chciała rozliczyć je w kosztach podatkowych, bo – jak argumentowała – dzięki takiemu wydatkowi zabezpiecza własne źródło uzyskiwania przychodu. Odmienne zdanie wyraził zarówno fiskus, jak i sąd. WSA wyjaśnił, że „celem podejmowanych przez spółkę działań było wykonanie usługi i osiągnięcie z tego tytułu zysku w postaci przychodu, nie zaś poniesienie wydatków wynikających z nieterminowego wykonania umowy. Nie można zatem uznać za racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki na zapłatę kar umownych powstałych z przyczyn zależnych od spółki, bez względu na to, jakiego rodzaju nieprawidłowość ma miejsce, tj. czy spółka spóźniła się z wykonaniem umowy, czy wykonała ją wadliwe”.
Z drugiej strony pewne światełko w tunelu przyniosła interpretacja wydana 29 stycznia 2015 r. przez dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy (nr ITPB4/423-144/14/AM). Fiskus przyznał w niej, że firma, która bez swojej winy przekroczy termin prac, może zaliczyć karę umowną do kosztów. Poza przypomnieniem, aby taki wydatek był racjonalny i dobrze udokumentowany, nie przedstawił jednak innych argumentów. Przedsiębiorca powinien więc dla własnego bezpieczeństwa założyć, że urzędnicy odmówią mu prawa do rozliczenia kary w katalogu kosztów.
Więcej szans na zaliczenie wydatków do kosztów mają firmy, które wycofują się z nierentownej umowy. Chodzi o sytuację, w której i tak bardziej się opłaca się jednorazowo zapłacić karę umowną niż tkwić dalej w porozumieniu, które przynosi straty. Przykładem są wyroki NSA z 28 stycznia 2015 r., sygn. akt II FSK 3116/12, z 27 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 2192/11), z 23 października 2012 r. (sygn. akt II FSK 484/11) oraz 19 czerwca 2012 r. (sygn. akt II FSK 2486/10). We wszystkich tych orzeczeniach sądy podkreślały, że zapłata kary umownej w celu zminimalizowania strat chroni źródło przychodu, jakim jest działalność gospodarcza. Dlatego taki wydatek powinien być uznany za koszt podatkowy. Wcześniej jednak nie tylko fiskus, lecz także sądy były bardziej restrykcyjne. Przykładem jest wyrok NSA z 7 lutego 2013 r. (sygn. akt II FSK 1243/11). Sąd kasacyjny stwierdził wtedy, że ,,W obrocie gospodarczym występują przypadki, w których strona zmuszona jest odstąpić od umowy, aby zapobiec stracie mogącej wyniknąć z jej wykonania. Ale jest to ryzyko związane z podejmowanymi przedsięwzięciami gospodarczymi i nie można go przenosić, przy użyciu przepisów podatkowych, na Skarb Państwa”.
Zapłata kary nie zwalnia z zobowiązania
Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że definicji kary umownej nie znajdą w przepisach podatkowych. Zapisana jest ona w art. 483–484 kodeksu cywilnego. Z przepisów wynika, że strony mogą zastrzec, iż naprawienie szkody wynikającej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Wpłata nie zwalnia jednak z obowiązku wykonania zobowiązania.
Zaczęło się od najmu
Łagodniejsze stanowisko sądów administracyjnych w niektórych sprawach związane jest z uchwałą NSA z 25 czerwca 2012 r. (sygn. akt II FPS 2/12). Dotyczyła ona wprawdzie rozliczenia straty z niezamortyzowanej wartości początkowej inwestycji w obcym środku trwałym, ale wynikało z niej, że rozwiązanie nierentownej umowy najmu może być konieczne w celu zachowania źródła przychodu. Chodzi o sytuację, gdy firma wynajęła lokal np. na 5 lat i nie ma możliwości rozwiązania umowy przed tym terminem – jeśli to zrobi, płaci na rzecz wynajmującego karę. Fiskus nadal uważa, że taki wydatek nie jest kosztem podatkowym, ale korzystniej orzekają sądy administracyjne. Powołując się na uchwałę NSA, twierdzą, że firma w ten sposób ratuje własne źródło przychodu, a więc może rozliczyć wydatek jako swój koszt. Przykłady to orzeczenie sądu kasacyjnego z 28 stycznia 2015 r. (sygn. akt II FSK 3116/12) lub nieprawomocny wyrok krakowskiego WSA z 5 lutego 2015 r., sygn. akt I SA/Kr 2/15.
Podstawa prawna
Art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy z 15 lutego o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.). Art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 19 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
