Pracodawca ma obowiązek wyposażenia zatrudnionych w środki ochrony indywidualnej. Dlatego te koszty można zakwalifikować do innych świadczeń pracowniczych na koncie „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”.
Dziennik Gazeta Prawna
Dziennik Gazeta Prawna
Dziennik Gazeta Prawna
Reklama
Jednym z podstawowych obowiązków każdego pracownika, stosownie do postanowień art. 211 kodeksu pracy (dalej: k.p.), jest stosowanie środków ochrony zbiorowej, a także używanie przydzielonych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego zgodnie z ich przeznaczeniem. Wyposażenie pracownika w środki ochrony indywidualnej i odzież oraz obuwie robocze jest obowiązkiem pracodawcy. Wynika on z art. 2376 i 2377 k.p., które odpowiednio określają, że pracodawca jest zobowiązany nieodpłatnie dostarczyć pracownikowi:

Reklama
1) środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami,
2) odzież i obuwie robocze:
a) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
b) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Rodzaj środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne, oraz przewidywane okresy użytkowania odzieży i obuwia roboczego ustala pracodawca.
Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze stanowią własność pracodawcy (art. 2378 k.p.), pracownikowi są przekazywane wyłącznie do używania. Pracownik odpowiada za tę odzież jak za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się. W przypadku rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem ma on obowiązek rozliczenia się z pobranej odzieży, o ile nie upłynął okres jej używalności.
Pracodawca może również ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. W takim przypadku pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.
Pracodawca wydając pracownikom środki ochrony indywidualnej czy odzież i obuwie robocze, powinien pamiętać również o obowiązku wynikającym z postanowień par. 8 pkt 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Polega on na prowadzeniu karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Należy jednak podkreślić, że wypłata ekwiwalentu nie może dotyczyć środków ochrony indywidualnej.
W związku z tym, że obowiązek wyposażenia pracowników w środki ochrony indywidualnej, w odzież i obuwie robocze czy też obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego wynika z k.p., uzasadnione jest zakwalifikowanie kosztu z tego tytułu do innych świadczeń pracowniczych ewidencjonowanych na koncie 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia.
Wyposażenie pracownika w środki ochrony indywidualnej czy odzież i obuwie robocze bądź też wypłata ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy. Przychód ten korzysta jednak ze zwolnienia w podatku dochodowym od osób fizycznych, a także został wyłączony z podstawy naliczania składek na ubezpieczenia społeczne. Potwierdzają to odpowiednio przepisy:
a) art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT, który określa, że wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw;
b) par. 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, który określa, że podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią przychody stanowiące wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie przy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego.
Przechodząc do sposobu ewidencji zakupu i wydania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, należy w pierwszej kolejności wskazać, że zakupy te należy traktować jako materiały. O sposobie ich ewidencji decyduje kierownik jednostki. Ustalenia w tej sprawie powinny zostać zawarte w polityce rachunkowości, którą zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości zobowiązany jest opracować i aktualizować kierownik jednostki.
Co do zasady najczęściej stosowanymi metodami są:
a) ujęcie zakupionych środków ochrony indywidualnej czy odzieży i obuwia roboczego w ewidencji ilościowo-wartościowej, w której zapisuje się dla każdego składnika odrębnie obroty i stany ilościowe i wartościowe (gospodarka magazynowa),
b) odpisywanie w koszty wartości zakupionych środków ochrony indywidualnej lub odzieży i obuwia roboczego na dzień zakupu, przy czym nie później na dzień bilansowy obowiązuje ustalenie ich stanu oraz dokonanie wyceny tego stanu i korekty kosztów w tym zakresie.
Do jednorazowego umarzania poprzez spisanie w koszty wymienionych powyżej aktywów obrotowych upoważnia jednostki budżetowe również par. 6 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. Należy przy tym pamiętać, że par. 6 ust. 3 pkt 3 cytowanego rozporządzenia zawiera przepisy fakultatywne, gdyż zawiera w swej treści słowo „mogą”. Oznacza to, że jednostki mogą je stosować, ale nie muszą.
Przebieg ewidencji księgowej w zależności od przyjętego w polityce rachunkowości sposobu przedstawiono na schematach.
WARIANT 1
Ewidencja zakupu i wydanie pracownikom odzieży i obuwia roboczego za pośrednictwem magazynu
Objaśnienia:
1. FV – faktura zakupu odzieży i obuwia roboczego za 2200 zł, obejmująca zakup 10 kurtek po 70 zł; 10 par obuwia po 80 zł; 10 koszul po 20 zł i 10 spodni po 50 zł: strona Wn konta 300 – Rozliczenie zakupu, strona Ma konto 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka: kontrahent);
2. Pz – przyjęcie odzieży i obuwia roboczego do magazynu: strona Wn konta 310 – Materiały, strona Ma konta 300 – Rozliczenie zakupu;
3. WB – zapłata za fakturę za zakup odzieży i obuwia roboczego: strona Wn konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka kontrahent); strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 302);
4. RW – wydanie odzieży i obuwia roboczego z magazynu uprawnionym pracownikom za łączną kwotę 1100 zł, w tym: 5 kurtek po 70 zł, 5 koszuli po 20 zł, 5 par butów po 80 zł i 5 spodni po 50 zł: strona Wn konta 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (analityka: par. 302), strona Ma konta 310 – Materiały.
WARIANT 2
Ewidencja zakupu i wydanie pracownikom odzieży i obuwia roboczego bezpośrednio z zakupu
Objaśnienia:
1. FV – faktura zakupu odzieży i obuwia roboczego za 2200 zł, obejmująca zakup 10 kurtek po 70 zł; 10 par obuwia po 80 zł; 10 koszul po 20 zł i 10 spodni po 50 zł: strona Wn konta 300 – Rozliczenie zakupu, strona Ma konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka: kontrahent);
2. WB – zapłata za fakturę za zakup odzieży i obuwia roboczego: strona Wn konta 201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami (analityka kontrahent), strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 302);
3. RW – zarachowanie zakupu odzieży i obuwia roboczego w koszty działalności jednostki:
strona Wn konta 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (analityka: par. 302),
strona Ma konta 300 – Rozliczenie zakupu;
4. PK – ustalenie i wycena stanu niewydanej odzieży i obuwia roboczego na dzień bilansowy (spis z natury) – odzież przechowywana w magazynie podręcznym: 5 kurtek po 70 zł, 5 koszuli po 20 zł, 5 par butów po 50 zł i 5 spodni po 50 zł. Ustalono wartość tej odzieży na łączną kwotę 1100 zł: strona Wn konta 310 – Materiały, strona Ma konta 405 –Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia.
WARIANT 3
Ewidencja wypłaty ekwiwalentu pieniężnego pracownikom za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego
Objaśnienia:
1. Lista wypłaty ekwiwalentu pieniężnego pracownikom za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego: strona Wn konta 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (analityka: par. 302), strona Ma konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: pracownik i ekwiwalent),
2. WB – przekazanie z rachunku bieżącego jednostki na rachunek bankowy pracownika środków z tytułu ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego: strona Wn konta 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami (analityka: pracownik i ekwiwalent), strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 302).
Podstawa prawna
Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U z 2014 r. poz. 1502 ze zm.). Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289). Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.). Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).