Od września br. mają wejść w życie przepisy w zakresie bazowych danych na e-fakturze. Jej wzór będzie miał ponad 400 pól. Sam KSeF stanie się obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. Kolejna rewolucja ma nastąpić w 2026 r., kiedy to pierwsza grupa podatników będzie musiała składać JPK w zakresie podatku dochodowego – mówili uczestnicy redakcyjnej debaty, która odbyła się podczas gali XIX Rankingu Urzędów Skarbowych.
/>
Chcemy stać się liderem, jeżeli chodzi o efekty uszczelnienia systemu podatkowego w obszarze VAT. Widać, że wprowadzane przez lata narzędzia cyfrowe przyniosły wymierne efekty. W tym aspekcie ma też pomóc KSeF. Do zmian w fakturowaniu przygotowujemy się od dawna, a od 1 stycznia 2022 r. można korzystać z KSeF fakultatywnie. System e-faktur nie jest polskim pomysłem. Przy projektowaniu zmian patrzyliśmy m.in. na Włochy, ale wiemy, że inne kraje też wdrażają takie systemy.
Oprócz tego, że pomoże on uszczelniać system podatkowy, przyniesie również inne korzyści zarówno administracji skarbowej, jak i samym przedsiębiorcom. Dziś system fakturowania jest oparty w dużej mierze na dokumentach papierowych. Ponad 50 proc. faktur jest wystawianych papierowo. Liczymy, że dzięki cyfryzacji doprowadzimy do automatyzacji zarówno po stronie przedsiębiorcy, jak i po stronie administracji. W przypadku podatników zmieni się samo podejście do fakturowania, doręczania tych faktur, ich korygowania, a także poprawi się jakość systemu fakturowego.
Znacząco skróci się też czas przekazywania informacji do administracji skarbowej, co pozwoli wyeliminować nieuczciwe podmioty. Przyniesie to więc efekt prewencyjny. Dopiero jeżeli efekt ten nie zostanie osiągnięty, będą wszczynane kontrole. Ale i w tym wypadku KSeF odciąży podatników, bo przedsiębiorca nie będzie już musiał przygotowywać dokumentów do weryfikacji dla kontrolujących. Będą one znajdować się w systemie.
/>
KSeF będzie kolejnym etapem elektronizacji rozliczeń podatników i dopełnieniem dotychczasowego systemu. Pliki JPK_VAT w zakresie ewidencji są wysyłane w okresach miesięcznych, co oznacza, że dane m.in. o fakturach otrzymujemy z opóźnieniem od daty ich wystawienia. Wprowadzenie docelowego KSeF spowoduje, że administracja skarbowa będzie miała dostęp do faktur w czasie rzeczywistym, co uprości i przyśpieszy weryfikację rozliczeń podatników. Wpłynie to na poprawę efektywności organów skarbowych, ale będzie też korzystne dla podatników, m.in. skróci okres weryfikacji rozliczeń, podatnicy nie będą też musieli dostarczać plików JPK_faktura na żądanie organów. KSeF oferuje podatnikom także wiele innych korzyści, w tym wpłynie na digitalizację przedsiębiorstw.
Zakres danych na tych fakturach będzie odpowiedni dla celów weryfikacji, ale też, co muszę podkreślić, będą one w odpowiedni sposób przetwarzane. Chciałabym, żeby to wyraźnie wybrzmiało, bo przedsiębiorcy często pytają o to, jaki dostęp do e-faktur będą miały urzędy skarbowe. Zawsze więc podkreślamy, że zasadniczo dostęp do tych danych będzie taki sam jak w przypadku JPK_VAT. To oznacza, że urząd skarbowy będzie mógł do nich sięgnąć w ramach procedur weryfikacji. Oczywiście dane te nie będą wykorzystywane tylko na poziomie analityki urzędów skarbowych, ale też na poziomie centralnym.
W kontekście podatków dochodowych myślimy o rozwiązaniach związanych z centrum transparentności podatkowej, czyli obowiązkiem przesyłania do administracji jednolitych plików w zakresie ksiąg i ewidencji w PIT i w CIT, czyli JPK_PIT i JPK_CIT. Chcemy mieć możliwość powiązania faktury z wpisem w księgach. To będzie jednak dopiero kolejny etap cyfryzacji. Obowiązek przesyłania takich JPK przez pierwszą grupę podatników pojawi się dopiero w 2026 r. Nie chcemy jednocześnie wprowadzać dwóch sporych zmian: KSeF oraz JPK_PIT i JPK_CIT.
Tak, oczywiście. Przy weryfikacji przychodów i kosztów opieramy się na danych z faktur.
Już dziś mamy takie informacje z JPK_VAT.
/>
Przede wszystkim należy podkreślić, że dla przedsiębiorców nie jest to tylko wdrożenie nowego obowiązku względem fiskusa, ale też zmiana biznesowa, bo dotyka jednego z najważniejszych procesów w każdej organizacji. Faktury są bowiem wystawiane nie tylko w dziale księgowym, ale praktycznie w całej firmie.
Jeżeli chodzi o skutki, to zależy to oczywiście od skali przedsiębiorstwa, co oznacza, że największe wyzwanie mają przed sobą duże organizacje o złożonej strukturze organizacyjnej, dużej ilości realizowanych transakcji, a także rozbudowanej infrastrukturze IT.
Na pewno efekty będą pozytywne, bo będzie to np. przyśpieszenie zwrotu VAT czy automatyzacja wymiany informacji z kontrahentami. Zdarza się bowiem, że faktura gdzieś się zagubi i kontrahent jej nie otrzymuje. Po wdrożeniu KSeF takich sytuacji już nie będzie.
Jest to też szansa dla podatników, aby całkowicie zautomatyzować system wystawiania faktur. Tak jak powiedział dyrektor Krawczyk, nadal żyjemy w erze faktur papierowych, które dziś są tylko wizualizowane w formie PDF. W wielu organizacjach natomiast w dalszym ciągu proces ich wystawiania jest manualny, przynajmniej częściowo. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF wymusi na podatnikach nie tylko to, żeby wystawiali faktury w formie ustrukturyzowanej XML, ale też aby zautomatyzowali cały proces fakturowania.
Oczywiście, z drugiej strony pojawiają się wyzwania związane z wdrożeniem KSeF. Mam tu na myśli głównie brak możliwości wystawiania faktur, gdyby nie udało się wdrożyć zmian na czas. Nie chodzi tu o kary, które przewidują przepisy, ale o największe ryzyko dla funkcjonowania firmy, czyli o potencjalną utratę płynności finansowej.
Dodam jeszcze, że KSeF zoptymalizuje współpracę podatnika z biurem rachunkowym lub działem księgowym, np. pozwoli uniknąć problemów związanych z dostarczaniem faktur księgowemu. W tym aspekcie już odnotowujemy pozytywny odbiór nowego systemu przez przedsiębiorców.
Zdajemy sobie sprawę, że wdrożenie systemu e-faktur jest sporym wysiłkiem, dlatego też przewidzieliśmy odpowiednio długie vacatio legis. Wystawianie faktur poprzez KSeF stanie się obowiązkowe dopiero od 1 lipca 2024 r., a dla podatników zwolnionych z VAT podmiotowo lub przedmiotowo termin ten będzie przesunięty o dodatkowe pół roku. Dla nich więc KSeF stanie się obligatoryjny dopiero od 1 stycznia 2025 r.
Wiemy, że wiele większych firm już teraz wdraża te zmiany. Dlatego chcemy, aby ze sporym wyprzedzeniem znali oni ostateczny kształt systemu. Ma być on ustabilizowany z początkiem września br., wówczas po uchwaleniu ustawy wejdą w życie niektóre zmiany mające wpływ na zakres schemy e-faktury.
Chodzi o drobne zmiany, korzystne dla podatników. Przedsiębiorcy będą mogli wystawiać fakturę zaliczkową łącznie z końcową, jeżeli zaliczka zostanie zapłacona w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym nastąpi sprzedaż. Kolejną zmianą będzie dopuszczenie wysyłania do KSeF korekty faktury wystawionej poza systemem. Dziś dopuszczalne jest wystawianie w KSeF tylko korekt faktur, które były wystawione w tym systemie.
W projektowanych przepisach znalazły się już odpowiednie rozwiązania w tym zakresie. Po pierwsze, sprzedaż dla konsumenta nie będzie, nawet fakultatywnie, objęta systemem e-fakturowania. Wzięliśmy bowiem pod uwagę problemy związane z tempem obsługi klientów przy kasach.
Zabezpieczyliśmy też sytuacje na wypadek awarii, i to zarówno po stronie systemu, jak i samego podatnika. Będzie możliwość wystawienia faktury ustrukturyzowanej offline, gdy podatnik będzie miał problemy np. z dostępem do internetu.
Tak jak wspomniała już pani dyrektor, chcemy, aby we wrześniu br. przedsiębiorcy mieli komplet informacji, jak ten system będzie ostatecznie działał. Wówczas też chcemy opublikować finalną wersję schemy. Później nie będziemy już wprowadzać żadnych zmian, aby przez te dziewięć miesięcy przedsiębiorcy mogli przygotować się do nowych obowiązków.
Przygotowujemy też odpowiednie narzędzia, aby wesprzeć funkcjonowanie systemu. Między innymi ruszy infolinia, aby zapewnić przedsiębiorcom dwustronną komunikację w razie problemów z funkcjonowaniem KSeF.
Dodam, że planujemy też kampanię informacyjną, aby dotrzeć do każdej grupy docelowej, a więc zarówno do dużych przedsiębiorstw, jak i średnich oraz małych. Z pomocą organizacji branżowych będziemy informować, jak będzie funkcjonować KSeF.
Myślę, że spore. Po pierwsze, jest to wyzwanie na płaszczyźnie merytorycznej – aby zidentyfikować w systemie księgowym wszystkie dane, które będą musiały być zamieszczone na e-fakturze. Istotne jest, aby zapewnić nie tylko zgodność generowanej e-faktury z wymaganiami technicznymi, lecz także zgodnie z przepisami ustawy o VAT. Tu będzie widoczna pewna różnica w stosunku do treści obecnych faktur. Drugi aspekt jest ściśle technologiczny. Proszę pamiętać, że KSeF będzie największym systemem IT funkcjonującym w Polsce. Szacuje się, że po 1 lipca 2024 r. do systemu będzie przesyłanych prawie 2 mld faktur miesięcznie.
Podobne wyzwanie będzie też po stronie samych podatników. Ci najmniejsi będą prawdopodobnie korzystać z systemu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów, ale ci więksi muszą dostosować swoje systemy finansowo-księgowe bądź skorzystać z jakichś repozytoriów pośrednich, aby bezpiecznie połączyć się z KSeF. Sporządzenie e-faktury wymaga oprogramowania, które będzie generować fakturę w formacie XML i wysyłać ją w trybie rzeczywistym do KSeF, a równolegle „odpytywać” KSeF o faktury zakupowe „czekające” na przedsiębiorcę. Co ważne, KSeF nie będzie obsługiwał załączników do faktur, więc będą one musiały być przesyłane standardową ścieżką, tak jak robi się to dzisiaj. Trzeba też będzie przeorganizować obieg dokumentów w firmie, o czym już wcześniej powiedziałam.
Czasu na zmiany jest jednak na tyle dużo, że będzie można się do tego wszystkiego przygotować od strony procesowej i technicznej. Najwięksi podatnicy już dawno te przygotowania rozpoczęli.
Wspomniała pani o zakresie danych. Chciałabym więc dodać, że przygotowywana schema będzie uniwersalnym standardem dokumentu.
Z tego, co wiem, to wzór e-faktury będzie miał ponad 400 pól.
To dlatego, że musimy w niej przewidzieć wszystkie możliwe sytuacje. Stąd wizualnie e-faktura może wyglądać na dość obszerną. Jednak wprowadzając jej wzór, nie mieliśmy na celu rozszerzania ilości raportowanych informacji. Wzór e-faktury nie oznacza, że przedsiębiorca będzie musiał wprowadzać większą ilość danych. To ważne, bo w tym zakresie pojawiają się wątpliwości. W naszych rządowych aplikacjach, m.in. e-mikrofirma czy w aplikacji podatnika KSeF, zostały zaproponowane odpowiednio węższe formaty danych, takie, jakie są potrzebne przy standardowej fakturze wystawianej przez podatników prowadzących działalność na mniejszą skalę. Chodzi o podstawowe dane, takie jak m.in. data sprzedaży, dane nabywcy, dane wystawcy, zakres transakcji, kwota podatku, podstawa opodatkowania. Rządowe aplikacje pozwalają na intuicyjne wpisywanie tych danych.
Warto podkreślić, że wiele zmian dotyczących KSeF zostało wprowadzonych w związku z dialogiem pomiędzy Ministerstwem Finansów a podatnikami. To dobry sygnał przy wdrażaniu tak skomplikowanych przepisów. Chodzi o kwestie dotyczące zarówno daty wdrożenia systemu, jak i struktury samej schemy.
Od 1 września br. mają wejść w życie przepisy w zakresie bazowych danych na e-fakurze. 1 lipca 2024 r. zostanie wprowadzony powszechny obowiązek e-fakturowania przez wszystkich podatników VAT czynnych. Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek ten obejmie podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z VAT. Natomiast kary finansowe za błędy w wystawianiu e-faktur będą mogły być nakładane dopiero z początkiem 2025 r. Czyli od lipca do końca 2024 r. e-fakturowanie nie będzie podlegało żadnym karom, bowiem już od lipca 2024 r. wyłączeniu podlega odpowiedzialność karnoskarbowa za błędy związane z realizacją obowiązków wynikających z fakturowania w KSeF. ©℗
