Sprawozdanie finansowe osoby fizycznej trzeba złożyć do 2 maja

Przedsiębiorcom składającym PIT i posiadającym księgi rachunkowe pozostał zatem jeszcze tydzień na sprawdzenie tych dokumentów i wprowadzenie ewentualnych poprawek. Tu zwłaszcza warto zwrócić uwagę na środki właściciela i rozliczenia z ZUS.

W tym roku ustawodawca nie wydłużył terminu przekazania szefowi Krajowej Administracji Skarbowej sprawozdania finansowego za 2022 r., które koniecznie trzeba złożyć w tym samym terminie co roczne zeznanie podatkowe (jest to zmiana w porównaniu z ostatnimi latami). Zatem po złożeniu na nim podpisów przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i właściciela firmy powinno zostać one przekazane – za pomocą aplikacji „Sprawozdanie finansowe” (która jest dostępna na stronie www.podatki.gov.pl) albo dedykowanych aplikacji w systemach finansowo-księgowych – najpóźniej do 2 maja 2023 r. Te ostatnie kilka dni, które jeszcze zostały do tej daty, warto poświęcić na sprawdzenie i wyeliminowanie ewentualnych błędów. I choć w praktyce nieprawidłowości najczęściej wynikają z relacji firma–właściciel, to weryfikując sprawozdanie, warto zwrócić uwagę także na inne pozycje.

Zaliczki

Po pierwsze, trzeba sprawdzić, czy nie został ujęty podatek dochodowy właściciela firmy. Księgowość płaci zaliczki na podatek dochodowy ze środków firmy, natomiast samo obciążenie podatkowe dotyczy właściciela, a nie podmiotu gospodarczego. Zatem zapłacone ze środków firmy zaliczki na PIT należy potraktować jako środki pobrane tytułem zysku. Będą one pokazywane w bilansie w pozycji pasywów: „Obciążenie wyniku finansowego netto (wielkość ujemna)”. Co ważne, środki te nie pomniejszają kapitału podstawowego. Warto też pamiętać, że w sprawozdaniu finansowym osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą nie wypełnia się noty podatkowej.

Po drugie, przed wysłaniem sprawozdania finansowego osoby fizycznej należy sprawdzić, czy prawidłowo zostały ustalone wartości wyniku finansowego i rozrachunków z właścicielem. Bardzo często bowiem się zdarza, że właściciel z własnych środków finansuje działalność gospodarczą lub odwrotnie – środki pieniężne, które zostały przypisane do działalności gospodarczej, są wykorzystywane na cele prywatne. I tak, jeśli służby księgowe ustalą, że przesunięcia środków pieniężnych mają charakter czasowy (czyli właściciel zadecydował, że pobrane pieniądze z firmy zostaną zwrócone do firmy albo odwrotnie – firma zwróci je właścicielowi), to takie kwoty należy pozostawić na kontach rozrachunków z właścicielem. Powinny być one zaprezentowane odpowiednio jako:

• „Inne należności krótkoterminowe” lub
• „Inne zobowiązania krótkoterminowe”.

Natomiast pobrane przez właściciela kwoty, które nie zostaną zwrócone firmie, trzeba zaprezentować jako „Odpisy z zysku netto bieżącego roku”. Ta pozycja kapitału własnego w bilansie prezentuje bowiem tę wartość środków, którą właściciel firmy pobrał na własne potrzeby. Przy czym kwoty te nie powinny pomniejszać wyniku finansowego, który jest różnicą przychodów oraz kosztów wykazaną w rachunku zysków i strat. Należy przypomnieć, że kwoty pobrane przez właścicieli nie powinny również pomniejszać kapitału własnego.

Środki pieniężne

Kolejną kwestią, którą należy sprawdzić, jest wartość środków pieniężnych na rachunkach bankowych i w kasie. Są przedsiębiorcy, którzy posiadają wydzielone, dedykowane wyłącznie działalności gospodarczej, rachunki bankowe. Wtedy zasadniczo saldo tego rachunku powinno być prezentowane w bilansie jako aktywa obrotowe, inwestycje krótkoterminowe w pozycji „Środki pieniężne w kasie i na rachunkach bankowych”. Jeśli z takiego rachunku bankowego właściciel pobierał środki, to powinny one zostać zaprezentowane jako „Rozrachunki z właścicielem”, ewentualnie „Odpisy z zysku bieżącego roku” według zasad wskazanych wcześniej.

Natomiast w sytuacji, kiedy właściciel oprócz firmowego rachunku bankowego przeznacza na działalność gospodarczą również środki zgromadzone na prywatnych kontach, kwoty te powinny być ujęte na kontach księgowych jako „Rozrachunki z właścicielem”, a nie jako „Środki pieniężne na rachunku bankowym”. Ponadto należy również zwrócić uwagę, czy na koncie, które służy rozliczeniem firmowym, nie został przypadkiem udzielony kredyt w linii kredytowej. W takim przypadku saldo rachunku bankowego przedsiębiorcy jest saldem ujemnym i powinno być ono zaprezentowane jako „Krótkoterminowe zobowiązania z tytułu kredytów i pożyczek”, a nie jako „Ujemne saldo środków na rachunku bankowym”, co niestety dość często się zdarza.

Problemy ze składkami ZUS

Przed wysłaniem sprawozdania do szefa KAS warto także sprawdzić, czy prawidłowo zostały ustalone wartości wynikające z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz w jaki sposób zostały one ujęte w sprawozdaniu. W 2022 r. niektóre jednostki mogły bowiem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów część składki zdrowotnej. Składka zdrowotna również mogła być odliczana od podatku. Wybrany sposób rozliczenia składki zdrowotnej powinien znaleźć odzwierciedlenie w sprawozdaniu. I tak, jeśli właściciel podjął decyzję, że będzie ona prezentowana jako koszt, to powinna być ujęta w pozycji porównawczego rachunku zysków i strat „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenie”. Z kolei jeśli właściciel podjął decyzję o odliczaniu jej od podatku dochodowego, to ta wartość w ogóle nie powinna być ujęta w rachunku zysków i strat. Z podobną sytuacją mamy do czynienia w przypadku składek na ubezpieczenie społeczne właściciela firmy. W ubiegłym roku mógł on je zaliczyć do kosztów albo odliczyć od podstawy opodatkowania. W pierwszym przypadku również składka będzie prezentowana jako koszt w pozycji „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Z kolei jeśli przedsiębiorca wybrał drugie rozwiązanie, to składki na ubezpieczenia społeczne zapłacone w trakcie 2022 r. znajdą odzwierciedlenie dopiero w zeznaniu przedsiębiorcy. A więc nie będą zaprezentowane jako obciążenie wyniku finansowego działalności gospodarczej. Niestety w tym obszarze często pojawiają się błędy, zatem przed złożeniem zeznania podatkowego trzeba jeszcze raz zweryfikować, w jaki sposób omawiane składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne przedsiębiorcy zostały odzwierciedlone w zeznaniu podatkowym. Należy także sprawdzić, czy nie zostały w podwójny sposób ujęte w informacjach przekazywanych do organów skarbowych.

Wynik finansowy to nie dochód

Warto pamiętać, że wartość wyniku finansowego w sprawozdaniu finansowym nie musi być taka sama jak dochód z działalności gospodarczej, który będzie prezentowany w informacji podatkowej. W księgach rachunkowych ujmowane są przychody i koszty, które dotyczyły 2022 r., tymczasem nie wszystkie z nich były akceptowane podatkowo. W sprawozdaniu finansowym należy więc sprawdzić, czy:

• uwzględniono kwoty wynagrodzeń niewypłaconych terminowo,
• uwzględniono niewypłacone wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych,
• dokonano wyceny pozycji wyrażonych w walutach obcych,
• naliczono odsetki od należności i zobowiązań,
• ujęto odsetki o charakterze publiczno-prawnym.

Wskazane kwoty są odmiennie traktowane w ujęciu rachunkowym i podatkowym i w efekcie – jak pokazuje praktyka – przy ustalaniu wyniku finansowego działalności gospodarczej często się o nich zapomina. Jest to poważny błąd, gdyż z reguły mają one wpływ na rozchód środków pieniężnych z firmy. A więc muszą być one ujęte nie tylko prawidłowo z punktu widzenia rachunkowości – by był pokazany wynik w działalności gospodarczej – ale też tak, aby prawidłowe były pozycje w bilansie rozrachunków czy środków pieniężnych.

Gdy konieczne są zmiany

Konieczność wprowadzenia poprawek do sprawozdania oznacza, że należy przygotować dokument elektroniczny na nowo i oczywiście podpisać go z aktualną datą. Takie postępowanie nie jest naruszeniem ustawy o rachunkowości, choć sprawozdanie w tym roku powinno być sporządzone do końca marca. Jak wskazuje bowiem jej art. 54 u.r., jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie finansowe, lub powodujących, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, powinna ona odpowiednio zmienić to sprawozdanie, dokonując jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie dotyczy, oraz powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub zbadał.

Jeśli więc sprawozdanie zostało sporządzone do końca marca, a teraz mamy jego nową wersję, to ta wersja jest wersją ostateczną i to ona powinna zostać złożona do szefa KAS. Warto zwrócić na to uwagę, wysyłając dokumenty. Pliki powinny być wyraźnie oznaczone, aby przedsiębiorca wysyłając je, nie pomylił się. W przypadku znalezienia błędu czy pozyskania nowych istotnych danych dotyczących 2022 r. sprawozdanie osoby fizycznej należy sporządzić na nowo. Ważne, aby nastąpiło to przed dniem złożenia go do KAS.

Jeżeli zdarzenia, które nastąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia zamieszcza się w informacji dodatkowej.

Wysłanie

Do sprawozdania finansowego, które należy wysłać do szefa KAS w wersji elektronicznej, należy dołączyć:

• postanowienie właściciela firmy informujące, że zatwierdza swoje sprawozdanie finansowe oraz
• postanowienie o sposobie rozliczenia wyniku finansowego.

Oba te dokumenty mogą być w formie dwóch odrębnych dokumentów lub jednego. Mogą być one przygotowane w formie elektronicznej i podpisane elektronicznie. Ale mogą być też w formie zeskanowanego dokumentu (lub dokumentów) opatrzonego zwykłym podpisem.©℗