Minister finansów potwierdził, podobnie jak wcześniej ZUS, że nie trzeba korygować rozliczeń, gdy podatnik otrzymał dowód kosztowy później lub z opóźnieniem przekazał go biuru rachunkowemu.

To znacznie ułatwia rozliczenia. Należy jednak pamiętać, że interpretacja ogólna MF z 23 lutego 2023 r. (nr DD2.8202.3.2022) odnosi się wyłącznie do kosztów, a nie do przychodów. Chodzi więc o sytuację, w której - jak pisze sam minister - nie chodzi o zaniżenie dochodu podatkowego (a co za tym idzie - podstawy obliczenia zaliczki na PIT), lecz wręcz przeciwnie - o zawyżenie dochodu i należnej zaliczki. Uwzględnienie kosztów na bieżąco (a nie wstecz) nie narusza więc interesów budżetu państwa. Podatnicy powinni zatem traktować interpretację MF jako wskazanie możliwości, a nie obowiązku.
Dla biur rachunkowych oznacza ona niewątpliwie duże ułatwienie, co potwierdza Krzysztof Stefański z Biura Doradztwa Podatkowego (patrz: opinia).

W PIT…

W interpretacji ogólnej z 23 lutego 2023 r. (data ogłoszenia: 2 marca br.) minister wyjaśnił, że koszt można zaksięgować (ująć) w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w miesiącu, w którym dowód jego poniesienia został przekazany do biura rachunkowego.
Ważne jest tylko, aby nastąpiło to do końca roku, w którym zgodnie z art. 22 ust. 4 albo ust. 5-5c ustawy o PIT koszt ten może być potrącony - zastrzegł minister.
Zgodnie bowiem z art. 22 ust. 4 ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów muszą być potrącane w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Zasada ta dotyczy również podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), chyba że zdecydują się na potrącanie kosztów według zasad stosowanych przez podatników prowadzących księgi rachunkowe (art. 22 ust. 6 ustawy o PIT).
U podatników prowadzących PKPiR dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu określa art. 22 ust. 6b ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem jest to dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
Precyzyjniej reguluje to rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544). Zasadą jest (par. 16), że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Jeżeli natomiast PKPiR prowadzi biuro rachunkowe, to rozporządzenie wymaga, aby zapisy były dokonywane w porządku chronologicznym, na podstawie dowodów przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, „w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do dnia 20. każdego miesiąca za miesiąc poprzedni” (par. 27 ust. 1).
Problem pojawia się w sytuacji, gdy podatnik otrzyma dowód po dacie jego wystawienia lub z opóźnieniem dostarczy go do biura rachunkowego. W takiej sytuacji trudno o zapisy w porządku chronologicznym.
Jednak - jak podkreśla minister finansów - nie powoduje to zaniżenia dochodu. Wręcz odwrotnie, może prowadzić do zawyżenia dochodu i należnej zaliczki.
Dlatego, jeżeli podatnik dostanie dokument później lub ze zwłoką dostarczy go księgowemu, dowód ten może zostać zaksięgowany w miesiącu, w którym podatnik go otrzymał lub przekazał do biura rachunkowego - wyjaśnił minister. Nie musi to być - jak podkreślił - dzień wystawienia dowodu.
Co w takim razie wpisać w kolumnie drugiej PKPiR? Przypomnijmy, że podatnicy wpisują w niej datę zdarzenia gospodarczego. Zgodnie z objaśnieniami do PKPiR jest to dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży).
Zatem późniejsze wpisanie danego kosztu nie powoduje zmiany daty jego poniesienia, o której mowa w art. 22 ust. 6b ustawy o PIT - wyjaśnił MF.
Poradził, by w takiej sytuacji w kolumnie 17 „Uwagi” opisać przyczyny późniejszego zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

…i składce zdrowotnej

Wcześniej, 13 stycznia br., do podobnego problemu odniósł się ZUS - tyle że w odniesieniu do składki zdrowotnej. Wyjaśnił, że nie trzeba korygować wstecz dokumentów rozliczeniowych ani miesięcznej składki zdrowotnej, gdy ubezpieczony z opóźnieniem otrzyma (odnajdzie) dowód księgowy.
„Te przychody lub wydatki powinieneś uwzględnić na bieżąco w rozliczeniach za kolejny okres, a więc za miesiąc, za który przekazujesz dokumenty rozliczeniowe w danym roku” - wyjaśnił zakład.
Tym samym nie trzeba też korygować wstecz miesięcznej składki zdrowotnej, ponieważ - jak wskazuje ZUS - „rozliczenie przychodów lub dochodów i wysokości składki zdrowotnej będziesz uwzględniać w rozliczeniu rocznym”.
Stanowisko ZUS dotyczy zarówno podatników rozliczających się na zasadach ogólnych (skala podatkowa i liniowy PIT), jak i ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Odnosi się ono również do sytuacji, gdy wskutek zmiany przepisów, które weszły w życie 13 kwietnia 2022 r., zmienił się sposób ustalania:
  • dochodu - w odniesieniu do płatników opodatkowanych na zasadach ogólnych (wyłączenie przychodów niepodlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym, uwzględnienie różnic remanentowych, wyłączenie odpisów amortyzacyjnych) lub
  • przychodu - w odniesieniu do płatników na ryczałcie (wyłączenie przychodów niepodlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym).
Chodzi o zmiany wynikające z art. 10, art. 35 i art. 36 nowelizacji z 9 lutego 2022 r. kodeksu spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 807). ©℗
opinia
Będzie mniej korekt i pracy dla księgowego
Krzysztof Stefański doradca podatkowy z Biura Doradztwa Podatkowego / Materiały prasowe
W końcu mamy tak bardzo wyczekiwane stanowisko ministra finansów. Jego interpretacja ogólna jest istotna dla każdego podatnika i biura rachunkowego, które rozlicza działalność gospodarczą, stosując uproszczoną księgowość, tj. podatkową księgę przychodów i rozchodów. Do czasu wydania tej interpretacji podejście fiskusa było w tej kwestii restrykcyjne. Przyniesienie bowiem przez podatnika do biura rachunkowego faktury z opóźnieniem wiązało się z korektą księgi za dany miesiąc, zmianą wysokości dochodu i w konsekwencji wpłaconej zaliczki na podatek.
Interpretacja ogólna z pewnością przyczyni się do sprawniejszego prowadzenia uproszczonej księgowości, bez niepotrzebnego jej korygowania i wyliczania na nowo zaliczek na podatek. W trakcie roku dostarczone faktury zakupowe będzie można ujmować w dacie ich otrzymania, co w rezultacie i tak nie zmieni dochodu podatnika na koniec roku, ale znacznie ułatwi pracę i wyeliminuje niepotrzebne konflikty pomiędzy podatnikami a księgowymi.
To ważne również ze względu na ciągle nowe obowiązki narzucane na księgowych, a także dla spójności ze stanowiskiem ZUS, który uznał, że nie należy korygować miesięcznej składki zdrowotnej, bo ostateczną jej wysokość uwzględnia się w rozliczeniu rocznym.