Mechanizm podzielonej płatności (MPP), czyli split payment, polega na tym, że dokonywana przez nabywcę płatność za towar lub usługę zostaje podzielona na kwotę, która trafia na rachunek rozliczeniowy sprzedawcy oraz podatek VAT wpływający na konto VAT.
Podzielona płatność jest obowiązkowa dla materiałów i usług wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, jeżeli łączna kwota brutto transakcji udokumentowanej fakturą przekracza 15.000 zł. Nabywca towaru lub usługi zobowiązany jest wówczas do zapłaty w ramach mechanizmu podzielonej płatności za pozycje objęte obowiązkowym MPP, przy czym podatnicy mogą zdecydować się na opłacenie całych faktur z tą funkcjonalnością, w tym za pozycje niewymienione w Załączniku nr 15 lub których faktura nie przekracza 15 000 zł. Wszystkie wspomniane powyżej warunki powinny mieć odzwierciedlenie w konfiguracji systemu ERP wykorzystywanego przez danego przedsiębiorcę.
Sytuacja może się skomplikować, gdy tylko część towarów lub usług wyszczególnionych na fakturze jest wskazana w załączniku 15 do ustawy o VAT. W takich okolicznościach obowiązek podzielonej płatności dotyczy jedynie pozycji wskazanych w załączniku (przy założeniu, że spełnione są pozostałe warunki). W związku z tym uwzględnienie tego procesu, zwłaszcza przy dużej ilości transakcji, w architekturze systemów informatycznych wykorzystywanych przez przedsiębiorców zdaje się niezbędne.
Szczególnej uwagi przy implementacji systemów klasy ERP wymaga zaprojektowanie obsługi mechanizmu podzielonej płatności, zarówno z perspektywy księgowej, jak i podatkowej. Split payment w walucie krajowej jest zaadresowany w większości rozbudowanych systemów ERP poprzez konfigurację oddzielnej metody płatności. Jednakże, rozpoznawanie, które transakcje obowiązkowo podlegają mechanizmowi podzielonej płatności wymaga customizacji systemu oraz integracji kilku modułów ze względu na fakt, że zestaw danych wymagany do konfiguracji reguł pozwalających na wskazanie obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności jest rozproszony wewnątrz systemu. Ponadto, konfiguracja systemu może się różnić w zależności od podejścia konkretnego przedsiębiorstwa w zakresie jego użytkowania, co wymusza zindywidualizowane podejście do procesu projektowania rozwiązania obsługującego split payment bez konieczności ingerencji użytkownika.
W kontekście mechanizmu podzielonej płatności należy również zwrócić uwagę na temat faktur korygujących. Korekta faktury może spowodować powstanie obowiązku zapłaty z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności lub wyeliminować ten obowiązek. Dlatego też wdrażając system ERP należy mieć na uwadze odpowiednią parametryzację, która umożliwi automatyczną kontrolę tego typu transakcji i, gdy zaistnieje taki obowiązek, na wydruku faktury korygującej będzie umieszczona adnotacja: mechanizm podzielonej płatności.
Oddzielnym problemem jest mechanizm podzielonej płatności w walucie obcej, który może pojawić się zarówno w dużych jak i mniejszych przedsiębiorstwach. W tym przypadku, ze względu na fakt konieczności podziału transakcji na kwotę płatną w walucie faktury na rachunek standardowy oraz kwotę VAT płatną w złotych na rachunek VAT proces obsługi płatności i odpowiedniej ewidencji danych jest wyzwaniem dla znacznej części systemów ERP. W związku z tym zakres koniecznej customizacji systemu dla tego procesu jest zwykle dużo większy, gdyż wymagane jest zaprojektowanie dedykowanego procesu dla obsługi zobowiązań w walucie obcej podlegających pod mechanizm podzielonej płatności. Customizacja dotyka wszystkich obszarów - księgowania płatności, rozliczania płatności jak i technicznej części realizacji płatności - tworzenia i przetwarzania poleceń przelewu.
Dodatkowym elementem konfiguracji, na który należy zwrócić uwagę jest sam etap realizacji płatności. Ustawa o VAT wskazuje obowiązkowe elementy, który powinny pojawić się w tytule komunikatów przelewu generowanych przez system ERP, w szczególności:
1) kwotę odpowiadającą całości albo części kwoty podatku wynikającej z faktury, która ma zostać zapłacona w mechanizmie podzielonej płatności;
2) kwotę odpowiadającą całości albo części wartości sprzedaży brutto;
3) numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność;
4) numer, za pomocą którego dostawca towaru lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku.
W przypadku komunikatu przelewu dotyczącego zaliczki, w miejsce elementu wskazanego w punkcie 3 należy umieścić słowo “zaliczka”., zaś w przypadku płatności zbiorczej, tj. płatności za więcej niż jedną fakturę, w miejsce elementu wskazanego w punkcie 3 należy umieścić okres za który dokonywana jest płatność. Warto zaznaczyć, iż płatność zbiorcza w ramach mechanizmu podzielonej płatności może zostać wykonana wyłącznie w odniesieniu do faktur wystawionych przez jednego dostawcę lub usługodawcę na rzecz podmiotu dokonującego płatności, zaś okres objęty płatnością musi być dłuższy niż 1 dzień i krótszy niż 1 miesiąc.
Powyższe elementy muszą zostać zawarte w komunikacie przelewu generowanym przez system ERP, w związku z tym system na etapie płatności musi być w stanie przypisać płatność do jednego z typów oraz odpowiednio wypełnić pola tytułu przelewu.
Dla przedsiębiorców podstawowym wyzwaniem pozostaje odpowiednia konfiguracja rozwiązania oraz weryfikacji jego poprawności. Popularne metody wykorzystywane w tym obszarze to na przykład przygotowanie odpowiedniego mapowania i logiki na poziomie master daty pozycji materiałowych. Innym rozwiązaniem może być utworzenie kodów podatkowych dedykowanych rozliczeniu MPP - zarówno od strony sprzedaży jak i zakupu. Decyzja o zastosowaniu tych przykładowych rozwiązań powinna być poprzedzona analizą przedwdrożeniową. Dzięki analizie uzyskamy:
- potwierdzenie możliwości wdrożenia rozwiązania lub
- odpowiedź na temat ograniczeń systemowych bądź biznesowych, które na to nie pozwalają.
Bazując na doświadczeniu w konfiguracji systemów eksperci zazwyczaj proponują zestaw reguł i sprawdzonych rozwiązań konfiguracyjnych, które zapewnią pełną zgodność z przepisami prawa i umożliwią sprawną obsługę procesu przy minimalnej konieczności manualnej ingerencji w proces.
Magdalena Brzuszczyńska, wicedyrektor w PwC
Marcin Sidelnik, partner w PwC