Jak wskazuje stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (dalej KSR), jednostka może ograniczyć regulacje wewnętrzne do zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. Ponadto według stanowiska wskazane jest opracowanie harmonogramu spisu z natury i instrukcji inwentaryzacyjnej, ponieważ ułatwia to organizację i właściwe przeprowadzenie spisu. Przy czym nie ma przepisu, który by nakładał taki obowiązek.
Przygotowany harmonogram jest dokumentem uzupełniającym do zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, które jest wydawane przez kierownika jednostki. Harmonogram inwentaryzacji, który najczęściej jest tworzony na potrzeby jednego roku obrotowego, zapewnia skuteczność inwentaryzacji w z góry określonych terminach i tym samym ułatwia sporządzenie sprawozdania finansowego w wyznaczonym ustawowo czasie. Z kolei w dużych jednostkach, w których plany inwentaryzacji mogą być tworzone na kilka lat, harmonogram może obejmować wykaz poszczególnych czynności inwentaryzacyjnych przypadających na etap zarówno przygotowawczy, jak i spisowy oraz rozliczeniowy. Bardziej szczegółowy harmonogram inwentaryzacji drogą spisu z natury zazwyczaj zawiera wykaz (nazwy) pól spisowych; daty, w których będzie przeprowadzany w nich spis z natury; oraz nazwy (numery, symbole) zespołów spisowych, które przeprowadzą spis na danych polach.

Wzór

Przykładowy harmonogram inwentaryzacji
Czynności inwentaryzacyjne Termin wykonania Osoby odpowiedzialne
Przeszkolenie członków komisjiinwentaryzacyjnej Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej
Pobranie materiałów niezbędnych do przeprowadzeniainwentaryzacji (druki, przyrządy itp.) Komisja Inwentaryzacyjna
Przygotowanie pól spisowych Osoby materialnie odpowiedzialne za składniki majątkowe
Spis z natury i sprawozdanie ze spisu Komisja Inwentaryzacyjna
Wycena spisanych składników,rozliczenie inwentaryzacji,ustalenie różnic Stanowisko pracy do spraw ewidencji majątku
Wyjaśnienia do arkusza różnicoraz propozycja sposoburozliczenia różnic Dyrektor jednostki, KomisjaInwentaryzacyjna
Ujęcie i rozliczenie wynikówinwentaryzacji w księgachrachunkowych Dyrektor jednostki, główny księgowy, stanowisko pracy ds. ewidencji majątku
.................................. ................................... .......................................
data sporządzenia sporządził (podpis) zatwierdził (podpis) ©℗
Oprac. Magdalena Sobczak
Tu warto zauważyć, że jak wskazuje KSR, dodatkowymi warunkami stosowania inwentaryzacji ciągłej zapasów drogą spisu z natury jest m.in.: posiadanie stale aktualizowanego harmonogramu spisu, który ma charakter poufny (nie powinien być znany osobom odpowiedzialnym za zapasy). Ma on zapewnić objęcie spisem wszystkich zapasów z częstotliwością określoną w ustawie z uwzględnieniem okresów, gdy zapasy są najniższe. Harmonogram ma w tym przypadku charakter ramowy (określa się miesiąc, niekiedy kwartał, na który przypada spis z natury danego składnika zapasów), natomiast decyzje o ścisłych terminach spisu poszczególnych składników zapasu zapadają w zależności od zaistnienia warunków dogodnych do dokonania spisu (np. niskie stany zapasów). Na marginesie warto dodać, że spis z natury musi być przeprowadzony zgodnie z harmonogramem: terminowo i kompletnie. Przy czym przeprowadzaniem inwentaryzacji ciągłej zajmuje się zazwyczaj powołana przez kierownika jednostki stała komórka inwentaryzacyjna, o uprawnieniach komisji inwentaryzacyjnej, będąca zarazem zespołem spisowym. Jej zadaniem jest m.in. opracowanie i aktualizacja harmonogramu inwentaryzacji ciągłej zapasów i jego przestrzeganie. ©℗
Podstawa prawna:
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2022 r., poz. 1488)
Komunikat nr 2 ministra finansów z 20 lipca 2016 r. w sprawie ogłoszenia uchwały Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie przyjęcia stanowiska Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz.Urz. Min.Fin. z 2016 r. poz. 55)