Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy w Polsce, ale nie w 2023, a w 2024 r. – wynika z projektu decyzji Rady UE.

Projekt pojawił się w internetowej bazie aktów prawnych Unii Europejskiej. Dotyczy polskiego Krajowego Systemu e-Faktur, który obecnie jest dobrowolny, ale ma być obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. W marcu rząd informował, że uzyskał na to zgodę Komisji Europejskiej i oczekuje jeszcze na akceptację ze strony Rady UE. Z projektowanej decyzji wynika, że Rada poparła obowiązkowy KSeF, z jednym wyjątkiem – przepisy miałyby wejść w życie najwcześniej 1 stycznia 2024 r., a nie, jak wcześniej spekulowano, w połowie 2023 r.

Oznacza to, że najprawdopodobniej do 2024 r. KSeF pozostanie rozwiązaniem dla chętnych. Przedsiębiorcy zyskają tym samym więcej czasu na przygotowanie się do obowiązkowego korzystania z systemu. Będzie to wymagało odpowiedniego oprogramowania. Dostawcy systemów finansowo-księgowych zapowiadają, że ich rozwiązania będą kompatybilne z urzędową bazą e-faktur. Z myślą o mniejszych przedsiębiorcach, którzy nie korzystają z komercyjnych rozwiązań, Ministerstwo Finansów przygotowuje darmową Aplikację Podatnika KSeF – dostępna jest już jej wersja testowa.

Więcej czasu dla przedsiębiorców, księgowych i administracji

„Z uwagi na kluczowe znaczenie, jakie wdrożenie obligatoryjnego korzystania z KSeF będzie miało na obrót gospodarczy w Polsce, należy uznać decyzję Rady Unii Europejskiej o opóźnieniu powstania tego obowiązku za dobrą” – komentuje cytowany w informacji prasowej Krzysztof Pulkiewicz, country manager Unifiedpost Group, odpowiedzialny za rozwój platformy Banqup. „Zarówno przedsiębiorcy, jak też księgowi i administracja publiczna, zyskują w ten sposób dłuższy okres na dostosowanie się do nowych przepisów, szkolenia i zapoznawania się z KSeF. Natomiast dostawcom oprogramowania rachunkowo-księgowego da to więcej czasu na integrację z systemem, dokładne przetestowanie wszystkich funkcji i naprawę ewentualnych błędów. To ostatnie dotyczy też samego KSeF, którego twórcy będą mogli znacznie lepiej przeanalizować możliwe sytuacje kryzysowe i wypracować sposoby ich zażegnywania”.

Maciej Dybaś, partner w Crido, w artykule opublikowanym na firmowym blogu Crido zwraca uwagę, że dokument Rady UE nie został dotąd formalnie opublikowany w Dzienniku Urzędowym UE i będzie jeszcze dyskutowany, ale na tym etapie trudno spodziewać się zmian. „Przypominamy, że wejście w życie obligatoryjnego KSeF uzależnione jest nie tylko od zgody instytucji unijnych, ale też przygotowania nowej ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur, ponieważ obecnie obowiązująca ustawa dotyczy jedynie systemu fakultatywnego” – napisał Dybaś. Według niego ci, którzy rozpoczęli już przygotowania do wdrożenia KSeF, nie muszą zmieniać harmonogramu swoich działań.

Jak działa KSeF, co to jest faktura ustrukturyzowana

Krajowy System e-Faktur to centralna baza faktur prowadzona przez Krajową Administrację Skarbową. Funkcjonuje od początku bieżącego roku, chociaż nie jest jeszcze powszechnie wykorzystywana. Znajdują się w niej tzw. faktury ustrukturyzowane – to trzeci rodzaj faktur, obok papierowych i znanych już elektronicznych, dopuszczony do obrotu gospodarczego w Polsce.

Jest już urzędowa aplikacja do e-faktur
Jest już urzędowa aplikacja do e-faktur

Zobacz również

Faktura ustrukturyzowana, zgodnie z ustawą o VAT, to e-faktura „wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”. Przyjmuje postać pliku w formacie XML, zgodnego z określonym w przepisach wzorem. Zawiera wszelkie elementy wymagane w stosunku do faktur, a także przydatne w obrocie między przedsiębiorcami pola nieobowiązkowe.

Wystawić taką fakturę można poprzez oprogramowanie współpracujące z systemem. Przedsiębiorca otrzymuje tzw. uprawnienia właścicielskie, może też nadać uprawnienia innym osobom (np. pracownikom) bądź podmiotom (np. biurom rachunkowym) do wystawiania lub odbioru faktur, nadawania dalszych uprawnień lub samofakturowania. Faktura ustrukturyzowana jest uznawana za dostarczoną z chwilą, gdy system nada jej unikalny numer.

Odbiór e-faktury ustrukturyzowanej również jest możliwy poprzez KSeF. Odbiorca zyska do niej dostęp poprzez uwierzytelnienie, możliwy jest też tzw. dostęp anonimowy. Obecnie nie musi się zgadzać na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Jeśli nie wyrazi zgody, wystawca nadal może korzystać z KSeF, ale powinien też dostarczyć fakturę odbiorcy w inny uzgodniony sposób.

Korzyści z KSeF

W projekcie decyzji Rady UE ws. obowiązkowego KSeF czytamy:

Polska utrzymuje, że szczególny środek przyczyni się do lepszego zwalczania oszustw związanych z podatkiem od wartości dodanej (VAT) i uchylania się od VAT.

Z drugiej strony rozwiązanie ma nieść ze sobą uproszczenia dla podatników. Ministerstwo Finansów podkreśla m.in., że podatnik korzystający z systemu:

- może liczyć na szybszy zwrot VAT – w 40 dni, a nie w 60 dni.

- nie musi składać na wezwanie organów plików JPK_FA, ponieważ zawarte w nim dane i tak znajdą się w systemie KSeF;

- ma pewność, że jego faktura nie zginie ani nie ulegnie zniszczeniu;

- nie będzie musiał przechowywać takiej faktury, ponieważ będzie ona dostępna w KSeF przez 10 lat.