Subskrybuj nas na Youtube
Od 1 stycznia 2022 r. sprawozdanie finansowe może podpisywać tylko jeden członek zarządu, jeżeli od pozostałych uzyska stosowne oświadczenia, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2106; dalej: u.r.). Pozwala na to zmieniony art. 52 u.r.
Zanim jednak to zrobią, muszą zadbać o właściwą kolejność podpisów na dokumentach. I tak sprawozdanie najpierw musi sygnować główny księgowy (osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg), następnie podpisy składają członkowie zarządu na oświadczeniu. Dopiero po tych czynnościach sprawozdanie podpisuje jeden członek zarządu. Co ważne data podpisania sprawozdania finansowego przez tego członka zarządu nie może być wcześniejsza niż data podpisania oświadczeń. Ponadto powinien on też zapewnić sporządzenie elektronicznej kopii oświadczenia podpisanego przez innych członków zarządu w wersji papierowej.
Nowe zasady podpisu mają także zastosowanie do sprawozdań zarządu z działalności, niestety w przypadku tego dokumentu ustawodawca nie uregulował, jak powinna przebiegać kolejność złożenia podpisów. Według ekspertów w pierwszej kolejności pod sprawozdaniem powinien się podpisać jeden z członków zarządu, następnie należy sygnować oświadczania, a na końcu złożyć pozostałe podpisy pod sprawozdaniem. Trzeba też pamiętać, że sprawozdania z działalności zarządu nie podpisuje główny księgowy. Istotna jest tu także kolejność składania poszczególnych rodzajów podpisów elektronicznych pod sprawozdaniami. Jeśli któraś z osób wykorzystuje profil zaufany, to ona jako pierwsza powinna złożyć podpis, a dopiero potem dokonają tego osoby posiadające podpis kwalifikowany typu wewnętrznego i zewnętrznego. Przy czym, jeśli do sygnowania zostanie użyty zewnętrzny podpis, należy pamiętać, aby do KRS złożyć łącznie dwa pliki - tj. plik ze sprawozdaniem w postaci XML i drugi tzw. plik podpisu.
Przypomnijmy, że niezależnie od tego, kiedy takie sprawozdania będą zatwierdzane - to do KRS będzie je można przesłać od 1 czerwca 2022 r. do 15 czerwca 2022 r. ©℗
Błąd 1. Sygnowanie sprawozdania z działalności przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg
Spółka do sprawozdania zarządu z działalności zastosowała nowe przepisy dotyczące sygnowania sprawozdań finansowych i wymaganych oświadczeń. Sprawozdanie z działalności zostało więc podpisane przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych, a następnie członkowie zarządu złożyli oświadczenia, odwołując się do daty podpisu osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg rachunkowych.
opinia eksperta
/>
W ubiegłym roku ustawodawca znowelizował art. 52 ustawy orachunkowości iwprowadził możliwość podpisywania sprawozdań finansowych tylko przez część osób zzarządu. Jest to możliwe, jeżeli pozostali członkowie złożą oświadczenie potwierdzające, że sprawozdanie spełnia wymogi ustawy orachunkowości. Jest to uproszczenie wprzypadku organów wieloosobowych. Nowe przepisy po raz pierwszy doprecyzowują kwestię kolejności podpisów przy wspomnianych oświadczeniach, odwołując się wprost do daty igodziny podpisu. Najpierw sprawozdanie musi podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg, anastępnie muszą zostać złożone oświadczenia tych członków zarządu, którzy nie podpisują sprawozdania, adopiero na koniec sprawozdanie podpisują pozostali członkowie zarządu. Jednocześnie ustawodawca zadecydował, że nowe przepisy dotyczące sygnowania sprawozdań finansowych mają również zastosowanie do sprawozdania zdziałalności. Wtym przypadku podpisu jednak nie składa osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Przepisy wskazują zatem, że wprzytoczonej sytuacji spółka popełniła błąd, przedstawiając sprawozdanie zdziałalności do podpisu osobie, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jednocześnie należy zauważyć, że ustawodawca nie doprecyzował, kto powinien podpisać sprawozdanie zdziałalności jako pierwszy zamiast osoby prowadzącej księgi. Wydaje się to ważne szczególnie wświetle art. 52 ust. 2c u.r., który odwołuje się wprost do pierwszego podpisu osoby prowadzącej księgi (kolejne osoby mają się odwołać do daty igodziny tego podpisu). Powstaje zatem trudność, jak zinterpretować izastosować do sprawozdania zarządu art. 52 ust. 2c u.r., zgodnie zktórym woświadczeniu lub odmowie oświadczenia należy odnieść się do konkretnej daty podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg -bo jak odnieść się do podpisu, którego nie powinno być na sprawozdaniu zarządu. Trudność ta doprowadziła do opisanej sytuacji.
Moim zdaniem wtakim przypadku należy się odwołać bezpośrednio do art. 49 u.r., który wskazuje, że sprawozdanie zdziałalności sporządza kierownik jednostki, czyli wprzypadku spółki kapitałowej jej zarząd. Wzwiązku zpowyższym, choć nie jest to wprost określone wprzepisach, wydaje się, że bardziej odpowiednim rozwiązaniem wopisanym przypadku będzie rozpoczęcie podpisywania sprawozdania od podpisu jednego (dowolnego) z członków zarządu, jeśli jest on wieloosobowy. Następnie oświadczenia lub ich odmowy (w przypadku organu wieloosobowego) mówiące ospełnieniu przez sprawozdanie wymagań przewidzianych w ustawie powinny odnosić się wprost do pierwszego podpisu członka zarządu (przez podanie daty igodziny), dzięki czemu zachowana będzie ciągłość logiczna ibędzie można uzasadnić merytorycznie spełnienie wymogów nowego art. 52 u.r.
Błąd 2. Podpisanie oświadczenia z datą późniejszą niż data podpisania sprawozdania i brak kopii elektronicznej
Spółka z o.o. ma dwuosobowy zarząd. Roczne sprawozdanie finansowe za 2021 r. z datą 4 kwietnia 2022 r. podpisała osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz jeden z członków zarządu. Natomiast drugi członek zarządu złożył oświadczenie w wersji papierowej, opatrując je własnoręcznym podpisem z datą 6 kwietnia 2022 r. Spółka oświadczenie to archiwizuje w segregatorze w dokumentacji spółki, nie tworząc jego kopii elektronicznej.
opinia eksperta
/>
Zgodnie zart. 52 ust. 2 ustawy orachunkowości sprawozdanie finansowe podpisują (podając przy tym datę tego podpisu) osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki. Jeżeli natomiast jednostką kieruje organ wieloosobowy, podpis składają wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca wjego skład wsposób, o którym mowa wust. 2b. Podpis tylko jednej osoby wymaga złożenia przez pozostałe osoby wchodzące wskład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, które powinno zostać dołączone do sprawozdania. Woświadczeniu tym należy wskazać sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, wszczególności przez podanie daty igodziny podpisania go przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Należy także pamiętać, że oświadczenie, októrym mowa powyżej, można sporządzić zarówno wpostaci elektronicznej -opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym -jak również wpostaci papierowej, opatrując własnoręcznym podpisem. Wprzypadku wersji papierowej jedna zosób wchodzących wskład organu wieloosobowego -ta, która podpisała sprawozdanie finansowe -zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów (kopie te powinny być złożone wraz ze sprawozdaniem do KRS).
Podsumowując, członek zarządu spółki, który złożył podpis pod sprawozdaniem finansowym, powinien zapewnić sporządzenie elektronicznej kopii oświadczenia podpisanego przez drugiego członka zarządu wwersji papierowej. Natomiast data podpisania sprawozdania finansowego przez tego członka zarządu nie powinna nastąpić wterminie wcześniejszym niż podpisanie wspomnianego oświadczenia przez drugiego członka zarządu. ©℗
Błąd 3. Niedołączenie pliku podpisu przy składaniu dokumentu do KRS
W skład zarządu spółki z o.o. wchodzą dwie osoby, które posiadają podpis kwalifikowany. Złożyli oni podpisy tzw. typu zewnętrznego przed główną księgową, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, a która to podpisała sprawozdanie finansowe tzw. profilem zaufanym. Następnie spółka, próbując złożyć to sprawozdanie do eKRS, nie załączyła pliku podpisu zewnętrznego.
opinia eksperta
/>
Wyżej przedstawiona sytuacja rodzi dwa błędy, które uniemożliwią skuteczne złożenie sprawozdania do eKRS. Oba są związane z dwoma sposobami podpisu sprawozdania finansowego. Można zrobić to profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Ten ostatni może mieć zkolei dwa typy: jest typ wewnętrzny (w tym przypadku nie tworzy się plik podpisu) ityp zewnętrzny (kiedy tworzy się osobny plik podpisu). Wprzypadku gdy pierwszy zczłonków zarządu użyje typu zewnętrznego, to dla zachowania spójności ten typ podpisu musi wykorzystać również drugi członek zarządu.
Również dla zachowania spójności podpisów istotna jest kolejność. Jeśli któraś zosób wykorzystuje profil zaufany, to ona powinna złożyć podpis jako pierwsza, adopiero potem dokonają tego osoby posiadające podpis kwalifikowany. Zatem wpodanym przykładzie sprawozdanie wpierwszej kolejności powinna podpisać główna księgowa ijuż zjej podpisem powinien on trafić do członków zarządu. Drugi błąd dotyczy już samego złożenia sprawozdania finansowego do eKRS. Otóż wsytuacji podpisania sprawozdania podpisem typu zewnętrznego należy złożyć łącznie dwa pliki -jeden plik ze sprawozdaniem wpostaci xml idrugi tzw. plik podpisu zewnętrznego. Próba złożenia tylko pliku sprawozdania finansowego zakończy się niepowodzeniem, podobnie jak złożenie samego pliku podpisu bez sprawozdania, którego ten plik dotyczy.
Z tego względu najlepiej jest podpisywać sprawozdanie podpisem typu wewnętrznego, ponieważ nie tworzy się dodatkowy element składowy, jakim jest plik podpisu. Przy czym należy pamiętać otym, że wszystkie osoby podpisujące powinny złożyć podpisy wten sam sposób (typem wewnętrznym lub zewnętrznym).
