Krajowy System e-Faktur. Najważniejsze informacje dla podatników

Komisja Europejska zgodziła się już, by Krajowy System e-Faktur stał się w Polsce obowiązkowy. Czym w ogóle jest KSeF i jak działa?

Co to jest Krajowy System e-Faktur?

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, można nazwać centralną bazą faktur. To system teleinformatyczny administrowany przez Krajową Administrację Skarbową, umożliwiający wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych. Nie chodzi jednak o funkcjonujące już w obrocie faktury elektroniczne, a tzw. faktury ustrukturyzowane.

To nowy typ faktury, który może funkcjonować w obrocie gospodarczym od 1 stycznia 2022 r. Został wprowadzony w ramach szerszego pakietu zmian podatkowych pod hasłem SLIM VAT 2. Faktury ustrukturyzowane są zbudowane według jednolitego wzorca określonego przez Ministerstwo Finansów

Resort podaje, że Polska jest czwartym krajem w Europie, który zdecydował się na takie rozwiązanie. Wcześniej e-faktury ustrukturyzowane wprowadziły Włochy, Hiszpania i Portugalia.

Czy e-faktury będą obowiązkowe?

Wszystko na to wskazuje. Ministerstwo Finansów chce, by z systemu korzystały wszystkie podmioty wystawiające faktury. Niedawno ogłosiło, że zgodziła się na to Komisja Europejska. Konieczna jest jeszcze akceptacja Rady UE.

Nie ma jeszcze oficjalnego terminu wejścia w życie obowiązku. Ministerstwo Finansów wspominało wcześniej o drugim kwartale 2023 r., ale data ta nie została jeszcze potwierdzona.

Kiedy zacznie działać KSeF?

KSeF działa już o 1 stycznia 2022 r.

Ministerstwo Finansów udostępnia obecnie środowisko testowe oraz środowisko produkcyjne systemu. Nie są to jednak samodzielne narzędzia, a API (interfejs programowania aplikacji) potrzebny do integracji systemu z zewnętrznym oprogramowaniem.

System być może stanie się bardziej popularny po 7 kwietnia 2022 r. Tego dnia MF planuje udostępnić wersję testową darmowej Aplikacji Podatnika KSeF. Program ma umożliwić m.in. wystawianie oraz odbieranie faktur z KSeF oraz zarządzanie uprawnieniami. To rozwiązanie zwłaszcza dla małych firm, które nie korzystają z komercyjnych programów księgowych.

Również 7 kwietnia 2022 r. w godz. 12- 14 na platformie MS Team odbędzie się bezpłatny webinar MF na temat aplikacji. Spotkanie będzie otwarte bez konieczności wcześniejszej rejestracji.

Jakie są zalety KSeF?

Według Ministerstwa Finansów, system przyspieszy i ułatwi obrót między przedsiębiorcami, faktury ustrukturyzowane są bowiem tworzone według jednolitego wzoru i od razu po wystawieniu trafią do kontrahenta.

Ponadto przedsiębiorca, który zdecyduje się na korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur:

- otrzyma szybszy zwrot VAT – w maksymalnie 40 dni, a nie 60 dni;

- nie musi składać na wezwanie organów plików JPK_FA, ponieważ zawarte w nim dane i tak znajdą się w systemie KSeF;

- ma pewność, że jego faktura nie zginie ani nie ulegnie zniszczeniu;

- nie będzie musiał przechowywać takiej faktury, ponieważ będzie ona dostępna w KSeF przez 10 lat.

Jak korzystać z KSeF?

Fakturę ustrukturyzowanej można wystawić przy pomocy komercyjnego oprogramowania finansowo-księgowego, ale Ministerstwo Finansów udostępni też darmową Aplikacji Podatnika KSeF. Taka faktura ma format XML i zawiera wszystkie dane wymagane przez ustawę o VAT, jak i pola nieobowiązkowe, przydatne jednak w praktyce gospodarczej. System weryfikuje, czy dokument jest zgodny ze standardem i jeśli tak, nadaje mu unikalny numer. Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Datą wystawienia e-faktury ustrukturyzowanej jest dzień wprowadzenia jej do systemu, zaś datą otrzymania – dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego.

Ważne, by fakturę ustrukturyzowaną wystawiać od razu w KSeF, a nie najpierw robić to w swoim systemie, a następnie wprowadzać do KSeF - w takim wypadku w obrocie byłyby dwie faktury, co skutkowałoby obowiązkiem dwukrotnego naliczenia VAT.

Odbiorca faktury uzyska do niej dostęp, jeśli uwierzytelni się w KSeF. Możliwy jest też tzw. dostęp anonimowy do danej faktury – poprzez podanie odpowiednich danych identyfikujących ten dokument. Odbiorca musi się jednak zgodzić na otrzymanie faktury w systemie. Jeśli nie wyrazi zgody, wystawca będzie mógł nadal wygenerować dokument w KSeF, ale będzie też musiał dostarczyć go odbiorcy w inny uzgodniony sposób – w formie papierowej lub elektronicznej (nabywca może wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, mimo że nie wyraził zgody na otrzymywanie faktur w KSeF).

Rozporządzenie ministra finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2021, poz. 2481) reguluje m.in., kto i w jakim zakresie może korzystać z systemu oraz jak się do niego uwierzytelnić. Przedsiębiorca, który zainteresuje się tym rozwiązaniem, może upoważnić do korzystania z KSeF dowolną osobę (np. pracownika) bądź podmiot. Możliwe będzie nadanie uprawnień do samofakturowania.