Będzie ich w tym roku więcej. Trzeba bowiem uwzględnić nie tylko zmiany wynikające z Polskiego Ładu, lecz także z nowelizacji przepisów ubezpieczeniowych i aktów wykonawczych.
1. zmiana terminu opłacania składek i przekazywania dokumentów rozliczeniowych
Zgodnie ze zmienionym art. 47 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, nie później niż:
- do 5. dnia następnego miesiąca – jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe;
- do 15. dnia następnego miesiąca – płatnicy posiadający osobowość prawną;
- do 20. dnia następnego miesiąca – pozostali płatnicy składek.
Płatnicy prowadzący pozarolniczą działalność – nawet ci, którzy kogoś zatrudniają – przekazują więc dokumenty i uiszczają składki do 20. dnia następnego miesiąca. Dotychczas przepisy przewidywały dla osób fizycznych, które opłacały składki tylko za siebie, oddzielny termin (10. dzień następnego miesiąca). Po zmianach nie ma już takiego rozróżnienia.
2. dokumenty rozliczeniowe co miesiąc
Do 1 stycznia 2022 r. osoby prowadzące pozarolniczą działalność opłacające składki wyłącznie za siebie lub osoby z nimi współpracujące nie musiały składać deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięcznych za kolejny miesiąc, jeżeli w ostatnio złożonych dokumentach zadeklarowały najniższą podstawę składek ubezpieczeniowych i zdrowotnych i nie nastąpiła w tym zakresie żadna zmiana. Nie musiały jej składać także wtedy, gdy podstawa wymiaru składek musiała wzrosnąć z mocy prawa w związku z podwyższeniem minimalnego wynagrodzenia.
Z obowiązku comiesięcznego składania raportu i deklaracji zwolnieni byli także przedsiębiorcy opłacający składki tylko za siebie lub za współpracowników, którzy korzystali z małego ZUS plus (art. 18c ustawy systemowej). Przypomnijmy, osoby te obowiązane są do złożenia deklaracji rozliczeniowej za pierwszy miesiąc prowadzenia działalności gospodarczej każdego kolejnego roku, na który ustaliły podstawę wymiaru składek na podstawie art. 18c.
Od 1 stycznia br. zwolnienia dla prowadzących działalność zostały uchylone. Od początku tego roku niezależnie od tego, czy płatnik opłaca składki tylko za siebie, a także bez względu na zadeklarowaną podstawę wymiaru składek będzie musiał składać dokumenty rozliczeniowe.
Ustawa systemowa pozostawia możliwość ich nieskładania jedynie trzem grupom osób, tj.:
- duchownym,
- osobom składającym dokumenty za nianie,
- osobom podlegającym dobrowolnie ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu na podstawie art. 7 ustawy systemowej.
3. nowe wzory dokumentów rozliczeniowych
Jak wskazano wyżej, prowadzący pozarolniczą działalność będą musieli składać imienne raporty miesięczne oraz deklaracje rozliczeniowe. Trzeba to zrobić już na nowych wzorach określonych w rozporządzeniu ministra rodziny i polityki społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów.
Zmieniony wzór imiennego raportu miesięcznego (ZUS RCA) zawiera obecnie również:
- informacje o obowiązujących w danym miesiącu formach opodatkowania;
- podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki;
- informacje o przychodach lub dochodach;
- informacje o kwocie dopłaty stanowiącej różnicę między roczną składką na ubezpieczenie zdrowotne a sumą składek na ubezpieczenie zdrowotne za poszczególne miesiące roku kalendarzowego albo roku składkowego w rozumieniu art. 81 ust. 2 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (dalej: u.ś.o.z.).
Z kolei zmieniony wzór deklaracji rozliczeniowej (druk ZUS DRA) obecnie zawiera też:
- informacje o obowiązujących w danym miesiącu formach opodatkowania;
- informacje o przychodach lub dochodach;
- informacje o kwocie dopłaty stanowiącej różnicę między roczną składką na ubezpieczenie zdrowotne a sumą składek na ubezpieczenie zdrowotne za poszczególne miesiące roku kalendarzowego albo roku składkowego w rozumieniu art. 81 ust. 2 u.ś.o.z.
Likwidacji uległ zaś druk ZUS RZA (imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne) – obecnie składka zdrowotna powinna być wykazywana w ZUS RCA. Dotyczy to również korekt za okresy rozliczeniowe sprzed stycznia 2022 r., ponieważ zgodnie z ww. rozporządzeniem do dokumentów przekazywanych za okresy przypadające przed dniem wejścia w życie rozporządzenia stosuje się nowe wzory dokumentów.
4. zgłaszanie powołanych do ubezpieczenia społecznego
Polski Ład rozszerzył grono osób podlegających obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym Zgodnie z art. 66 ust. 1 pkt 1 ppkt 35a u.ś.o.z. ubezpieczeniu podlegają także osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie. Obowiązek ubezpieczeniowy powstaje z dniem powołania, a wygasa z dniem odwołania. Do ubezpieczenia zdrowotnego takie osoby są zgłaszane przez podmiot wypłacający wynagrodzenie z kodem 22 50. Osób takich nie zgłasza się do ubezpieczeń społecznych, ponieważ ustawa systemowa nie uległa zmianie i nadal pełnienie funkcji na podstawie powołania, nawet jeśli wynagrodzenie jest pobierane, nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych.
5. samodzielne obliczanie składki zdrowotnej
Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z ustawy systemowej płatnik składek samodzielnie oblicza należne składki za siebie oraz za zgłaszanych przez siebie ubezpieczonych. W przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność i opłacających składki tylko za siebie sprawa była o tyle prosta, że zazwyczaj ustalali oni podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne na najniższym możliwym poziomie i opłacali ją w niezmienionej wysokości przez cały rok. Polski Ład zmienił jednak zupełnie zasady obliczania składki zdrowotnej dla prowadzących działalność. Dotychczas wynosiła ona 9 proc. od podstawy wynoszącej 75 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kw. poprzedniego roku włącznie z wypłatami z zysku; składka była wspólna dla wszystkich prowadzących pozarolniczą działalność, a jej wysokość na cały rok składkowy podawał ZUS.
Po zmianach przedsiębiorcy opodatkowani według skali podatkowej, podatkiem liniowym albo podatkiem z kwalifikowanych praw własności intelektualnej (IP Box) opłacają składkę zdrowotną, której podstawą wymiaru jest dochód z działalności gospodarczej. Jest to kwota przychodów minus poniesione koszty uzyskania tych przychodów, dodatkowo pomniejszona o kwotę opłaconych w tym roku składek na ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe (jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów). Przedsiębiorca wpłaca składkę obliczoną od dochodu uzyskanego w miesiącu poprzedzającym miesiąc, za który opłacana jest składka. Oznacza to dodatkowe obowiązki dla płatników, którzy składki na ubezpieczenia społeczne będę opłacali w stałej wysokości wynikającej z zadeklarowanej podstawy wymiaru, ale już składkę zdrowotną będą musieli ustalać co miesiąc.
6. obowiązek udzielania informacji ZUS
Zmiany w art. 61a ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa) potwierdziły prawo ZUS do przetwarzania danych i informacji. Dotychczas, zgodnie z tym przepisem, ZUS w celu ustalenia prawa do zasiłku i jego wypłaty miał prawo do przetwarzania danych i informacji niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłków, ich wysokości, podstawy wymiaru oraz do ich wypłaty. Niektórzy rozumieli ten przepis bardzo wąsko. Ich zdaniem organ nie miał prawa żądać od płatników lub ubezpieczonych żadnych dodatkowych informacji poza tymi, które wynikają z dokumentów rozliczeniowych. W efekcie ci płatnicy odmawiali udzielania wyjaśnień w sprawach, w których ZUS kwestionował np. podleganie ubezpieczeniom społecznym i zwracał się z pytaniem o przebieg rekrutacji na stanowisko pracy. Wątpliwości te zostały rozstrzygnięte wraz z dodaniem od 1 stycznia 2022 r. do ustawy zasiłkowej art. 61a ust. 2. Zgodnie z nim ZUS w celu ustalenia prawa do zasiłku i jego wypłaty może pozyskiwać dane i informacje w zakresie niezbędnym do ustalenia prawa do zasiłków, ich wysokości, podstawy wymiaru oraz do ich wypłat od ubezpieczonych oraz płatników składek, którzy są obowiązani bezpłatnie je udostępnić. Przepis ten wywołał wiele zamieszania, bo pojawiły się głosy, że teraz organ będzie mógł żądać udostępnienia informacji przez dowolny podmiot lub osobę. Obawy te nie znajdują potwierdzenia w brzmieniu przepisu, który pozwala ZUS na żądanie tych informacji tylko od płatnika i ubezpieczonego.
7. inny termin na wypłatę zasiłków
Zmiana obliczania terminu wypłaty zasiłków dotyczy tylko tych płatników, którzy na podstawie art. 61 ust. 1 pkt 1 ustawy zasiłkowej zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 64 ust. 1 ci płatnicy wypłacają zasiłki w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń lub dochodów, a ZUS na bieżąco po stwierdzeniu uprawnień. Przy czym zasiłki te wypłaca się nie później niż w ciągu 30 dni od dnia wyjaśnienia ostatniej okoliczności niezbędnej do ustalenia prawa do danego świadczenia. W brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2021 r. 30-dniowy termin liczono od dnia złożenia dokumentów niezbędnych do stwierdzenia uprawnień do zasiłków. Pojęcie ostatniej okoliczności jest szersze niż pojęcie dokumentu, a to oznacza, że w sytuacjach spornych płatnik i ZUS będą mieli więcej czasu na wypłatę zasiłków.
Podstawa prawna
ustawa o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2469)
art. 47 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105)
rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 20 grudnia 2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, informacji o zawartych umowach o dzieło oraz innych dokumentów (Dz.U. poz. 2366; ost.zm. Dz.U. z 2021 r., poz. 2366)
art. 66 ust. 1 pkt 1 ppkt 35a i art. 81 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1285; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2105)
art. 61a i art. 64 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834)