faktury ustrukturyzowane

Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz możliwość wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem tego systemu wprowadziła ustawa z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2076). Faktura ustrukturyzowana została zdefiniowana jako dokument wystawiony przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. KSeF to system teleinformatyczny służący m.in. do: wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, dostępu do nich oraz ich przechowywania. W praktyce faktury nowego typu będą funkcjonować obok obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur papierowych oraz faktur elektronicznych. Faktury ustrukturyzowane z założenia mają dotyczyć wszystkich rodzajów transakcji – zarówno w obrocie z podatnikami (tzw. sprzedaż B2B), jak i w przypadku sprzedaży dla konsumentów (tzw. sprzedaż B2C). Nowe rozwiązanie ma być stosowane w przypadku transakcji zarówno z kontrahentami polskim, jak i zagranicznymi.
Proces wystawiania faktury ustrukturyzowanej będzie rozpoczynać jej sporządzenie przez podatnika głównie w systemach finansowo-księgowych według wzoru matrycy XSD pliku FA_VAT (techniczna nazwa pliku dla faktur ustrukturyzowanych) udostępnionego przez MF. Przesyłanie faktur do KSeF będzie się odbywać za pomocą API (oprogramowania interfejsowego umożliwiającego łączenie i wymianę danych w komunikacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi). Po przesłaniu faktury na platformę KSeF zostanie jej przydzielony numer identyfikujący dokument w systemie z oznaczeniem daty i czasu. Dodatkowo podatnik będzie mógł przeglądać w KSeF wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane. KSeF będzie w istocie jednostką certyfikującą, która ma weryfikować (akceptować) faktury wystawione w tym rozwiązaniu i dopuszczać je do obrotu prawnego.
Reklama
Cel i zachęty
Z uzasadnienia ustawy wprowadzającej nowy model fakturowania wynika, że jednym z założeń było wzmocnienie kontroli prawidłowości rozliczania VAT, uproszczenie procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców, a także zwiększenie dochodów budżetu państwa w wyniku zakładanego zwiększenia poboru VAT na każdym etapie. Resort finansów zapewniał, że wprowadzenie nowego rodzaju faktur ma także na celu uproszczenie rozliczeń między firmami i zapewnienie bezpieczeństwa obrotu.

Reklama
By zrealizować te założenia, ustawodawca przewidział system zachęt do stosowania nowych rozwiązań. Jedną z tych, które wymieniane są najczęściej, jest możliwość skrócenia terminu na otrzymanie zwrotu VAT. Podatnik, który zdecyduje się wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane, będzie mógł skorzystać ze skróconego do 40 dni terminu zwrotu VAT (standardowy termin to 60 dni). Należy mieć na uwadze, że w tym przypadku podatnik będzie musiał spełnić dodatkowe warunki (np. przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, za który wystąpi z wnioskiem o zwrot VAT, musi być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, musi składać za każdy okres rozliczeniowy deklaracje podatkowe itd.).
Podatnicy stosujący faktury ustrukturyzowane nie będą musieli wystawiać duplikatów faktur. Dodatkowo nowe przepisy upraszczają moment korekty podstawy opodatkowania (po stronie wystawcy faktury ustrukturyzowanej) i VAT naliczonego (przez nabywcę) w związku z otrzymaniem faktur korygujących zmniejszających podstawę opodatkowania.
Ułatwieniem i zachętą dla podatników ma być także możliwość archiwizacji faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Będą one przechowywane w systemie przez 10 lat. Jeżeli podatnik chciałby zarchiwizować fakturę na dłużej, to będzie musiał pobrać ją z systemu przed upływem ww. okresu i w późniejszym czasie przechować już w niezależnych archiwach.
Warto zwrócić uwagę, że faktury ustrukturyzowane nie zastąpią, przynajmniej na obecnym etapie, plików JPK_V7. Ustawa przewiduje natomiast zwolnienie z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych schemy JPK_FA w zakresie obejmującym te faktury.
Ostatnie działania MF
Od 1 stycznia br. obowiązuje także rozporządzenie ministra finansów z 27 grudnia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. poz. 2481). Akt ten określa część kwestii technicznych związanych z funkcjonowaniem systemu, w tym m.in. rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF, sposób nadawania, zmiany lub odbierania tych uprawnień, wzór zawiadomienia o nadaniu lub ich odebraniu (ZAW-FA, który znalazł się w załączniku do rozporządzenia), a także sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSeF.
Co istotne, w grudniu udostępniona została również najnowsza wersja schemy dotyczącej faktur ustrukturyzowanych (FA_VAT). Jest ona obecnie najbardziej rozbudowanym plikiem XML, który należy wygenerować dla potrzeb raportowania danych do organów podatkowych. Całość schemy w jej obecnym brzmieniu obejmuje kilkaset pól, z których część jest obligatoryjna, a część fakultatywna. W konsekwencji, aby przygotować się do wdrożenia fakturowania za pośrednictwem KSeF, konieczne będzie poprawne rozpoznanie, które pola dla konkretnych fakturowych transakcji będzie trzeba uzupełniać, oraz odpowiednio skalibrować systemy finansowo księgowe, aby w możliwie zautomatyzowany sposób były one w stanie w ramach procesu kreowania faktur ujmować te dane (z których spora część jest nowa) w odpowiednim polu. W dłuższym okresie wielu podatników będzie także musiało dostosować systemy finansowo-księgowe, żeby w możliwie szeroki sposób zautomatyzować także odbiór, księgowanie oraz ujmowanie dla celów podatkowych faktur po stronie zakupowej.
W celu ułatwienia podatnikom przygotowania się do nadchodzących zmian 13 grudnia 2021 r. do wysyłki plików według wzoru struktury logicznej e-Faktury FA, opublikowanej na ePUAP, dostosowane zostało również środowisko testowe KSeF, które można wykorzystywać przy wdrożeniach.
Terminy
Omawiane przepisy weszły w życie 1 stycznia 2022 r. W pierwszej fazie wdrażania faktur ustrukturyzowanych podatnicy będą z nich korzystać dobrowolnie. Przy czym już teraz Ministerstwo Finansów zapowiada, że w 2023 r. stanie się to obowiązkowe (czy będzie to początek roku, czy termin zostanie jeszcze przesunięty, jest uzależnione od momentu uzyskania decyzji derogacyjnej Komisji Europejskiej).

grupy vat

Możliwość tworzenia grup VAT została wprowadzona do polskich przepisów w ramach pakietu zmian podatkowych dotyczących tzw. Polskiego Ładu. Jak już wspomnieliśmy wcześniej, zmiany w tym zakresie wejdą w życie 1 lipca br. Przypomnijmy, że możliwość tworzenia grup VAT jest przewidziana w dyrektywie Rady 2006/112/WE z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE z 2006 r. L 347, s. 1; ost.zm. Dz.Urz. UE z 2021 r. L 250, s. 1) i instytucja taka funkcjonuje w większości państw Unii Europejskiej. Aby wprowadzić takie rozwiązanie do ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 685; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 2427; dalej: ustawa o VAT), konieczne było przeprowadzenie konsultacji z unijnym Komitetem ds. VAT, które miały istotny wpływ na kształt polskich przepisów.
Warunki utworzenia
Kryteria, jakie muszą spełniać podatnicy, by utworzyć grupę VAT, zostały określone w art. 15a ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podatnikiem może być również grupa podmiotów powiązanych finansowo, ekonomicznie i organizacyjnie, które zawrą umowę o utworzeniu grupy VAT. Grupę VAT mogą utworzyć podatnicy posiadający siedzibę na terytorium kraju lub nieposiadający siedziby na terytorium kraju, w zakresie, w jakim prowadzą działalność gospodarczą na terytorium kraju za pośrednictwem oddziału położonego na terytorium kraju. Ustawa nie ogranicza możliwości tworzenia grup VAT do spółek kapitałowych. Będą mogły ją założyć zarówno spółki kapitałowe, jak i osobowe oraz inne podmioty, jeśli spełniają dalsze kryteria wskazane w ustawie o VAT.
Powiązania finansowe zdefiniowano w ustawie o VAT w ten sposób, że jeden z podatników będących członkiem grupy VAT powinien posiadać bezpośrednio ponad 50 proc. udziałów (akcji) w kapitale zakładowym lub ponad 50 proc. praw głosu w organach kontrolnych, stanowiących lub zarządzających, lub ponad 50 proc. praw do udziału w zysku, każdego z pozostałych podatników będących członkami tej grupy. Grupę VAT będzie można utworzyć jedynie wówczas, gdy w ramach struktury istnieje podmiot dominujący, który bezpośrednio kontroluje inne podmioty mające wejść w skład grupy VAT.
Z kolei kryterium powiązań ekonomicznych uważa się za spełnione w przypadku, gdy:
  • przedmiot głównej działalności członków grupy VAT ma taki sam charakter, lub
  • rodzaje działalności prowadzonej przez członków grupy VAT uzupełniają się i są współzależne, lub
  • członek grupy VAT prowadzi działalność, z której w całości lub w dużej mierze korzystają inni członkowie grupy VAT.
Wreszcie kryterium organizacyjne jest spełnione, gdy podmioty te:
  • prawnie lub faktycznie, bezpośrednio lub pośrednio, znajdują się pod wspólnym kierownictwem, lub
  • organizują swoje działania całkowicie lub częściowo w porozumieniu.
Warunki utworzenia grupy VAT muszą być spełnione nieprzerwanie przez cały czas funkcjonowania grupy. W sytuacji gdy którykolwiek z warunków przestanie być spełniany, grupa VAT ulega rozwiązaniu.
Zasady funkcjonowania
Jak ma działać grupa VAT? Przede wszystkim czynności pomiędzy członkami grupy VAT nie stanowią czynności podlegających opodatkowaniu VAT. Z kolei transakcje dokonywane przez członka grupy z podmiotem spoza grupy VAT uważa się za wykonane przez grupę.
Jak to wpływa na prawo do odliczenia podatku naliczonego? Otóż jest ono kształtowane przez czynności wykonywane przez grupę w relacji z podmiotami spoza grupy. Tylko one będą stanowić czynności podlegające opodatkowaniu i będą miały znaczenie z perspektywy podatku naliczonego. Podstawową zasadą dotyczącą rozliczania podatku naliczonego również w grupie będzie tzw. alokacja bezpośrednia podatku naliczonego. W sytuacji jednak, gdy grupa wykonywać będzie zarówno czynności opodatkowane, jak i zwolnione (dające i niedające prawa od odliczenia), możliwe będzie dokonanie odliczenia na podstawie współczynnika. Przy czym polskie przepisy wskazują, że co do zasady współczynnik jest ustalany dla każdego członka grupy odrębnie. Dopiero w sytuacji, w której nie jest możliwe przyporządkowanie tych czynności do poszczególnych członków grupy VAT, grupa jest obowiązana do odrębnego określenia kwot podatku naliczonego związanych z tymi czynnościami, w stosunku do których przysługuje jej prawo do obniżenia kwoty podatku należnego na bazie współczynnika kalkulowanego dla grupy.
Grupa VAT będzie musiała wskazać swojego przedstawiciela, który będzie ją reprezentował w relacjach z organami podatkowymi. Będzie również w jej imieniu składać deklaracje podatkowe, a w zasadzie pliki JPK_V7M.
Jakie będą korzyści…
Utworzenie grupy VAT będzie się wiązało z wieloma korzyściami. Przede wszystkim oznacza to uproszczenia administracyjne – grupa VAT składać będzie jedną deklarację (plik JPK_V7). Nie będzie też konieczne wystawianie faktur na czynności wewnątrz grupy.
W niektórych przypadkach będą mogły zostać wygenerowane pewne oszczędności podatkowe, wynikające z braku opodatkowania czynności wewnątrz grupy VAT. Może to skłaniać również do tworzenia odrębnego podmiotu usługowego (np. centrum usług wspólnych) w sytuacji, gdy odbiorcą jego usług będzie podmiot z grupy wykonujący działalność zwolnioną z VAT, niedającą prawa do odliczenia podatku naliczonego. Grupa VAT to z pewnością szansa na szerszy outsourcing zwłaszcza w branży finansowej.
Dodatkowo brak opodatkowania czynności wewnątrz grupy będzie pozytywnie wpływał na przepływy finansowe w grupie. Nie będzie konieczności finansowania kwoty VAT w przypadku takich transakcji. Taki pozytywny efekt może zostać osiągnięty również wówczas, gdy część podmiotów będących członkami grupy występowała o zwroty VAT (np. z racji działalności eksportowej albo z uwagi na prowadzoną inwestycję), podczas gdy inne ten VAT płaciły do organów podatkowych. Połączenie takich podmiotów w grupę może powodować brak konieczności występowania o zwroty VAT. Poza efektem finansowym takie grupowanie podmiotów może być korzystne z perspektywy zarządzania ryzykiem podatkowym, oznacza bowiem mniej kontroli związanych ze wspomnianymi zwrotami VAT.
…i wyzwania
W przypadku utworzenia grupy VAT trzeba będzie prowadzić dodatkową ewidencję czynności wykonywanych wewnątrz grupy. Mimo braku wystawiania faktur czynności takie będą musiały być ewidencjonowane – choćby po to, by w razie rozwiązania grupy w trakcie jej trwania możliwe było wystawienie zaległych faktur.
Wyzwaniem może być też sprostanie tym obowiązkom przez systemy informatyczno-księgowe. Dodatkowo będą one musiały zapewnić generowanie wspólnego pliku JPK_V7M dla grupy na podstawie danych pochodzących de facto od różnych podmiotów wchodzących w skład grupy (często korzystających z różnych systemów).
Wydaje się jednak, że wyzwania te nie powinny przysłonić korzyści płynących z utworzenia grupy, a samą instytucję należy ocenić jako szansę dla polskich podatników. Najbardziej zainteresowane takim rozwiązaniem będą firmy z branży finansowej, ale krąg podmiotów, dla których wdrożenie grupy VAT może być interesujące, znacząco wykracza poza sektor finansowy.
Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury.