Jadwiga Szabat, Ecovis System Rewident sp. z o.o.
Jeśli szkolenie jest powiązane z zakresem pracy obecnej lub przyszłej naszego pracownika, to pracodawca może sfinansować lub dofinansować koszty podnoszenia kwalifikacji. Przepisy kodeksu pracy (dalej: k.p.) definiują podnoszenie kwalifikacji zawodowych jako zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą (art. 1031 par. 1 k.p.). Inicjatywę pracodawcy można tu rozumieć jako skierowanie pracownika (zasadniczo za jego zgodą) na studia/kurs czy inną formę dokształcania. W przepisach kodeksu pracy brak jest jednak jednoznacznego określenia, co oznacza sformułowanie „za zgodą pracodawcy”. W takiej sytuacji na podstawie art. 300 k.p. znajdą odpowiednie zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego.
Podnoszenie kwalifikacji zawodowych za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy pociąga za sobą nabycie przez pracownika określonych uprawnień szkoleniowych z mocy prawa. Ustawowe uprawnienia dla dokształcającego się pracownika określa art. 1031 par. 2 k.p., zgodnie z którym pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe w rozumieniu art. 1031 par. 1 k.p. przysługuje:
  • urlop szkoleniowy,
  • zwolnienie z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia, oraz na czas ich trwania.
Niezależnie od uprawnień ustawowych pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 1033 k.p.). Warto pamiętać, że pracodawca nie ma obowiązku przyznania takich świadczeń. Jeśli jednak zdecydował się wesprzeć w ten sposób dokształcającego się pracownika, to rodzaj i warunki przyznania świadczeń dodatkowych może określić w umowie szkoleniowej lub, jeżeli nie ma obowiązku jej zawarcia, ustnie (choć jest to ryzykowne dowodowo).
Wymóg podpisania umowy szkoleniowej występuje tylko wtedy, gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do odpracowania przyznanych świadczeń dodatkowych po zakończeniu kształcenia (art. 1034 k.p.). Okres odpracowania nie może przekroczyć trzech lat. Umowa szkoleniowa nie może określać uprawnień z tytułu dokształcania w sposób mniej korzystny, niż to wynika z kodeksu pracy. Nie można np. w tej umowie wyłączyć lub ograniczyć prawa do urlopu szkoleniowego albo wprowadzić zasady bezpłatności za tego typu urlop. Takie zapisy ‒ jako pogarszające sytuację pracownika w porównaniu do regulacji ustawowych ‒ są nieważne z mocy prawa.
Zatem w sytuacji opisanej w pytaniu, jeśli pracodawca nie chce podpisywać umowy szkoleniowej, wystarczy opis na fakturze dotyczący okoliczności podjętej decyzji.
Na kontach
W księgach rachunkowych poniesione przez pracodawcę wydatki z tytułu szkoleń dla pracowników zaliczane są do kosztów działalności operacyjnej. W sytuacji gdy jednostka ewidencjonuje koszty na kontach zespołu 4, wydatki te powinny zostać zaksięgowane na koncie „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Z kolei, gdy ewidencja kosztów jest prowadzona równocześnie (lub wyłącznie) w zespole 5, to wydatki na szkolenie dla pracowników administracji odnosi się na konto 55 „Koszty zarządu”.
Gdy koszty ujmowane są jednocześnie w układzie rodzajowym i kalkulacyjnym, wprowadzenie faktury za szkolenie do ksiąg może przebiegać zapisami:
a) wartość zobowiązania:
  • Wn „Rozliczenie zakupu”,
  • Ma „Rozrachunki z dostawcami”;
b) obciążenie kosztów wartością szkolenia:
  • Wn „Ubezpieczenia społeczne i in- ne świadczenia”,
  • Ma „Rozliczenie zakupu”;
oraz równolegle
  • Wn „Koszty zarządu lub inne koszty wg miejsca powstawania kosztów”,
  • Ma „Rozliczenie kosztów”.
W podatkach
Z podatkowego punktu widzenia należy podkreślić, że jeśli tematyka szkolenia, w którym pracownik uczestniczył, jest związana z zakresem jego obowiązków służbowych oraz działalnością prowadzoną przez pracodawcę, to można uznać, iż wydatki poniesione na szkolenie pracownika spełniają podstawowe przesłanki pozwalające na zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Kosztów uzyskania przychodów pracodawca nie ma prawa obciążyć wydatkami na szkolenie pracownika, którego przedmiot nie wykazuje związku z wykonywanymi przez niego czynnościami służbowymi oraz zakresem działalności pracodawcy.
Gdy dofinansowanie
Warto dodać, że czasem pracodawca ma możliwość uzyskania dofinansowania kosztów takiego szkolenia pracownika. Wartość dofinansowania w księgach zalicza się do przychodów w dacie wpływu na rachunek bieżący jednostki, tj. na podstawie wyciągu bankowego. Ewidencja księgowa może być wtedy następująca:
1. Wartość należnego dofinansowania (pod datą złożenia wniosku), np. na podstawie dowodu PK ‒ Polecenie księgowania:
  • Wn „Pozostałe rozrachunki”,
  • Ma „Pozostałe przychody operacyjne”.
2. Wpływ dofinansowania na rachunek bankowy na podstawie wyciągu bankowego:
  • Wn „Rachunek bieżący”,
  • Ma „Pozostałe rozrachunki”. 
przykład
Trzecia rata
Spółka otrzymała fakturę za szkolenie pracownika na kwotę 1200 zł. Jest to równowartość trzeciej raty za kurs specjalisty do spraw sprzedaży. Kurs ma związek z zakresem obowiązków pracownika i działalnością jednostki. Spółka ujmie te zdarzenia następująco:
Objaśnienia do schematu
1. Ujęcie zobowiązania na podstawie faktury:
• Wn „Rozliczenie zakupu” 1200 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 1200 zł.
2. Obciążenie kosztów wartością szkolenia:
• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 1200 zł,
• Ma „Rozliczenie zakupu” 1200 zł.
3. Ujęcie w układzie kalkulacyjnym:
• Wn „Koszty sprzedaży” 1200 zł,
• Ma „Rozliczenie kosztów” 1200 zł.
4. Uregulowanie zobowiązania z tytułu szkolenia:
• Wn „Rozrachunki z dostawcami” 1200 zł,
• Ma „Rachunek bieżący” 1200 zł.
Podstawa prawna
art. 103, 1031, 1033, 1034 i nast. ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
art. 300 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1509)
art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1834)
art. 15 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1800; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1666)