Od 1 stycznia 2022 r. ma zacząć obowiązywać w Polsce krajowy system e-faktur. W pierwszym roku korzystanie z niego będzie dobrowolne, natomiast od 2023 r. w ten sposób miałaby być wystawiana już dominująca większość faktur - pisze Andrzej Pałys, associate partner w EY Polska, Doradztwo Podatkowe, Tax Technology & Transformation.
Kierunek zmiany jest dobry, o czym przekonują pozytywne doświadczenia innych krajów (w tym Włoch i Węgier). Prawidłowo wdrożony system będzie służył nie tylko organom podatkowym, ale powinien też pozwolić podatnikom na oszczędności i umożliwić lepszą organizację pracy.
Dominująca większość faktur zakupowych będzie przesyłana w formacie elektronicznym, dlatego znacznie mniej pracochłonne będzie ujmowanie ich w systemie księgowym. Pewniejszy będzie również obieg dokumentów, a informacje finansowe będą bardziej precyzyjne i szybciej dostępne.
Przygotowanie się do elektronicznego wystawiania faktur oznacza jednak wiele wyzwań.
Co się zmieni
Zmienią się momenty ujmowania faktur w rejestrze, ponieważ będą one otrzymane już w momencie ich prawidłowego wystawienia.
Ministerstwo Finansów uzyska bieżący dostęp do większości faktur sprzedażowych i zakupowych podatnika. W efekcie, jeżeli w tym momencie w rozliczeniach podatkowych stosowane są jakiegokolwiek rodzaju uproszczenia, zostaną one automatycznie zidentyfikowane przez organy podatkowe.
W ramach systemu e-faktur nie będzie możliwości wystawiania: not korygujących, faktur RR i faktur pro forma, jak również faktur, w odniesieniu do których odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru NIP nabywcy. W systemie można będzie jednak prawdopodobnie wystawiać faktury dla podmiotów zagranicznych.
Ministerstwo Finansów przewiduje również, że dla faktur elektronicznych nie będą miały zastosowania przepisy o wystawianiu duplikatów faktur, a korekty in minus będą mogły być rozliczane w okresie wystawienia faktury korygującej.
Wymagana integracja
Z technicznego punktu widzenia konieczna jest odpowiednia integracja systemów księgowych i billingowych z serwisem Ministerstwa Finansów. Elektroniczne faktury będą musiały być przesyłane do centralnego rejestru w postaci plików XML (podobnie jak JPK). Zostaną tam zweryfikowane, a poprawne dokumenty otrzymają numer referencyjny, który należy przechowywać wraz z fakturą.
Faktura, która uzyska numer referencyjny, będzie uznawana za wystawioną i dostarczoną do kontrahenta, przy czym w okresie przejściowym dla uznania, że faktura została faktycznie dostarczona, konieczne będzie posiadanie zgody kontrahenta na jej wystawienie w formie elektronicznej.
Wyzwania techniczne…
6 sierpnia 2021 r. Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwaną aktualizację roboczej wersji struktury logicznej e-faktury (pierwsza wersja została opublikowana w lutym 2021 r.). Struktura ta zawiera wszystkie dane wymagane dla faktury, jak również liczne dodatkowe wymogi (np. w zakresie kodów PKWiU, dat płatności itd.). Nie jest jednak w tym momencie jasne, czy dodatkowe pola będą miały być wypełniane dobrowolnie czy obligatoryjnie.
Spośród wyzwań technicznych, z którymi będą się musiały zmierzyć służby IT, warto wymienić również:
- obsługę masowego wysyłania faktur do systemu MF,
- obsługę autoryzacji sesji oraz
- proces cyklicznego pobierania faktur wystawianych przez kontrahentów.
…i organizacyjne
Poza techniczną integracją systemów przystąpienie do systemu e-faktur może się też wiązać z innymi, koniecznymi dostosowaniami. Faktura elektroniczna nie będzie bowiem co do zasady posiadała wizualnej formy, ale – podobnie jak JPK – będzie plikiem XML. Jeżeli faktury są wykorzystywane w firmie do celów innych niż księgowe (np. w procesie logistycznym, w komunikacji z kontrahentami, w transakcjach eksportowych, jako podstawa rozliczenia projektów itd.), to konieczne będzie umożliwienie ich odczytu przez właściwe osoby.
Trzeba też pomyśleć o sprawnym:
- poprawianiu faktur, które nie przejdą walidacji w centralnym rejestrze Ministerstwa Finansów oraz
- nadawaniu uprawnień osobom trzecim do używania systemu e-faktur w imieniu podatnika (np. biura księgowe, pełnomocnicy).
Odrębnym wyzwaniem, zwłaszcza w okresie przejściowym, będzie pozyskanie zgód kontrahentów na wystawianie im faktur elektronicznych oraz wysyłka faktur innym kanałem komunikacji dla kontrahentów, którzy takiej zgody nie wyrażą.
Na razie w zakresie e-faktur wiele jest jeszcze pytań bez odpowiedzi, ale zakres wymaganych zmian jest tak duży, że już teraz warto zacząć przygotowania do przystąpienia do tego systemu. W szczególności warto stworzyć schemat wystawiania i odbierania faktur, zweryfikować poprawność ich rozliczania, zbadać możliwości techniczne integracji systemów księgowych i billingowych. Ważne też, żeby zostawić sobie czas na przetestowanie nowych rozwiązań i na szkolenia z ich obsługi.