W jakim terminie osoba fizyczna prowadząca działalność musi zatwierdzić sprawozdanie. Kiedy niezbędne jest badanie przez biegłego rewidenta. Jaka pozycja w Rb-Z będzie właściwa dla wykupionej przez gminę polisy ubezpieczeniowej

Jakie są obecnie terminy zatwierdzania sprawozdań? Czy sprawozdanie osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą mogę przygotować do końca lipca?

Zgodnie ze znowelizowanym rozporządzeniem ministra finansów w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji niektóre ostateczne terminy związane ze sprawozdawczością za 2020 r. zostały wydłużone. I tak termin dla jednostek, które sporządzają sprawozdanie finansowe na dzień bilansowy 31 grudnia 2020 r., upływa 30 czerwca 2021 r., a zatwierdzenie ich sprawozdań 30 września 2021 r. Zasada ta nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych posiadających osobowość prawną oraz jednostek prowadzących działalność, do której odnoszą się przepisy ustaw wymienionych w art. 1 ust. 2 ustawy o nadzorze nad rynkiem finansowym. Nieco inaczej określono zasady wydłużenia terminu zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2020 r. dla spółdzielni mieszkaniowych i innych jednostek określonych w par. 3b rozporządzenia. I tak termin zatwierdzenia sprawozdania dla spółdzielni mieszkaniowych przedłużono do sześciu tygodni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Natomiast dla niektórych jednostek innych niż spółdzielnie mieszkaniowe (z wyłączeniem spółek: kapitałowych; komandytowo-akcyjnych; jawnych lub komandytowych, których wszystkimi wspólnikami lub akcjonariuszami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej), w których z powodu liczby członków organów zatwierdzających i braku możliwości ich zwołania przy ograniczeniach epidemicznych oraz braku możliwości podejmowania uchwał przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość nie jest możliwe zatwierdzenie sprawozdania w terminie określonym w ustawie o rachunkowości, termin przedłużono do sześciu tygodni od dnia ustania którejkolwiek ze wskazanych przesłanek.

Jednocześnie zgodnie z par. 2a ww. rozporządzenia termin określony w art. 45 ust. 5 ustawy o PIT – czyli termin na przekazanie do Krajowej Administracji Skarbowej sprawozdań osób fizycznych prowadzących działalność, w odniesieniu do sprawozdań finansowych za 2020 r. – przedłużono do 31 lipca 2021 r. Więc jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność złożyła PIT-36 lub PIT-36L za 2020 r. i nie dołączyła do niego sprawozdania finansowego za 2020 r. (zeznania te sporządza się przecież w oparciu na danych wynikających z zamkniętych ksiąg rachunkowych), może dosłać je do szefa KAS do 31 lipca 2021 r. Termin ten przypada w sobotę, czyli zgodnie z zasadami ordynacji podatkowej zostaje przesunięty na pierwszy dzień roboczy, czyli poniedziałek 2 sierpnia. Ale nie jest to termin na sporządzenie sprawozdania. Sprawozdanie powinno mieć wcześniejszą datę i tylko do tego terminu może być elektronicznie przekazane do KAS.
Przy okazji warto wskazać, że osoby fizyczne nie składają sprawozdań do KRS. Jednak przedsiębiorcy działający jako np. spółki jawne, komandytowe czy spółki z o.o. jako jednostki wpisane do KRS powinny złożyć w tym rejestrze roczne sprawozdanie finansowe z odpowiednimi dokumentami w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Z racji, iż termin na przesłanie rocznego sprawozdania finansowego do KRS ustala się na podstawie daty jego faktycznego wykonania, tym samym – jeśli sprawozdanie finansowe za 2020 r. zostanie zatwierdzone w ostatecznym (przedłużonym) terminie, tj. 30 września 2021 r. – trzeba będzie przekazać do KRS najpóźniej 15 października 2021 r. Ale jeśli do zatwierdzenia sprawozdania za 2020 r. dojdzie wcześniej, np. 10 lipca 2021 r., to trzeba je przekazać do KRS do 26 lipca 2021 r.
Przypomnieć oczywiście należy, iż w sytuacji gdy sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w obowiązującym terminie, to należy je złożyć w KRS w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z odpowiednimi dokumentami (art. 69 ust. 2 ustawy o rachunkowości). ©℗
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
rozporządzenie ministra finansów z 31 marca 2020 r. w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawo zdań lub informacji (Dz.U. z 2020 r. poz. 570; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 572)
art. 45 ust. 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1426; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 868)
W spółce dopiero teraz, po sporządzeniu sprawozdania, okazało się, że powinno zostać ono zbadane. Jak należy postąpić w tym przypadku?

Na mocy art. 64 ust. 1 u.r. obowiązkowemu badaniu przez firmę audytorską podlegają roczne sprawozdania finansowe kontynuujących działalność m.in. spółek jawnych i spółek z o.o., które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 euro.
Oczywiście w art. 64 ust. 1 pkt 1–3 u.r. jest wymieniony katalog podmiotów, które niezależnie od swojej wielkości poddają sprawozdania badaniu. Oprócz jednostek sektora finansowego wymienione są tam spółki akcyjne (bez względu na ich wielkość), które nie są w organizacji. Badaniu podlegają sprawozdania finansowe spółek przejmujących i spółek nowo zawiązanych sporządzone za rok obrotowy, w którym nastąpiło połączenie, a także roczne sprawozdania finansowe jednostek sporządzone zgodnie z MSR. Podkreślić należy, iż warunkiem zaistnienia obowiązku poddania sprawozdania badaniu jest kontynuowanie działalności jednostki w bieżącym roku obrotowym. Przeanalizujmy następującą sytuację: w trakcie 2020 r. spółka jawna, która spełniała warunki za 2019 r. do poddania sprawozdania badaniu, została przekształcona w spółkę z o.o. Ze względu na to, iż spółka z o.o. jest kontynuatorem spółki jawnej, obowiązkowemu badaniu należy poddać pierwsze roczne sprawozdanie spółki z o.o. powstałej z przekształcenia spółki jawnej, czyli obejmujące okres od dnia przekształcenia do końca 2020 r.
Ministerstwo Finansów wskazało, iż w przypadku spółki jawnej spełniającej warunki za 2019 r. do badania sprawozdania finansowego za 2020 r., która w trakcie 2020 r. została przekształcona w spółkę z o.o., będą sporządzane:
a) sprawozdanie finansowe sporządzone na dzień 26 lutego 2020 r., tj. na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej w spółce jawnej,
b) sprawozdanie finansowe powstałej spółki z o.o. za okres od 27 lutego do 31 grudnia 2020 r. w spółce z o.o.
Ustawowemu badaniu będzie podlegać pierwsze roczne sprawozdanie finansowe spółki z o.o., tj. od 27 lutego 2020 r. do 31 grudnia 2020 r. (po spełnieniu w roku obrotowym 2019 kryteriów określonych w art. 64 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości). Natomiast sprawozdanie finansowe spółki jawnej sporządzone za okres od 1 stycznia 2020 r. do 26 lutego 2020 r. nie jest rocznym sprawozdaniem finansowym i nie podlega obowiązkowi badania.
Jeśli na podstawie analizy danych za 2019 r. nie została wybrana firma audytorska, to teraz jest to ostatni moment na spełnienie tego obowiązku. Należy pamiętać, że na podstawie art. 53 ust. 3 podział lub pokrycie wyniku finansowego netto jednostek – zobowiązanych zgodnie z art. 64 ust. 1 do poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego – może nastąpić po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający, poprzedzonego wyrażeniem przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami. Podział lub pokrycie wyniku finansowego netto dokonany bez spełnienia tego warunku jest nieważny z mocy prawa. Zatem poddanie sprawozdania badaniu – tam, gdzie jest taki obowiązek – jest warunkiem rozliczenia wyniku finansowego za ten okres.
Przypomnieć należy, że wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Zatem konieczne może być zwołanie nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników albo podjęcie takiej uchwały w trybie obiegowym, jeśli taki tryb jest przewidziany w regulacjach wewnętrznych jednostki. Przy czym procedura wyboru firmy audytorskiej oznacza, że kierownik jednostki musi najpierw przygotować zapytania ofertowe, a w ich wyniku powinny napłynąć do jednostki co najmniej dwie odpowiedzi. Procedura zbierania ofert musi być przeprowadzona szybko, bowiem firma audytorska musi mieć odpowiednio dużo czasu, aby przeprowadzić niezbędne procedury badania.
Kierownik jednostki nie może dokonać wyboru firmy audytorskiej samodzielnie. Jest on tylko odpowiedzialny za zawarcie umowy o badanie sprawozdania finansowego w terminie umożliwiającym firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Obecnie z realizacją tego warunku będzie problem, lecz w zależności od działalności biegły może w tym zakresie zastosować alternatywne procedury (inne niż sam udział w inwentaryzacji).
W przypadku badania ustawowego w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy o biegłych rewidentach pierwsza umowa o badanie sprawozdania finansowego jest zawierana z firmą audytorską na okres nie krótszy niż dwa lata z możliwością przedłużenia na kolejne, co najmniej dwuletnie okresy. Koszty przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego ponosi oczywiście badana jednostka. ©℗
Podstawa prawna
ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 217)
art. 2 pkt 1 ustawy z 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1415)
Czy w kwartalnym sprawozdaniu jednostkowym Rb-Z mam wykazywać zakup przez urząd gminy polis ubezpieczeniowych aut płaconych w ratach? Jeśli tak, to w jakiej pozycji?

Z art. 30 ust. 2 pkt 4 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym wynika, że do zadań wójta gminy należy gospodarowanie mieniem komunalnym. Z kolei, jak podano w art. 50 ww. ustawy, obowiązkiem osób uczestniczących w zarządzaniu mieniem komunalnym jest zachowanie szczególnej staranności przy wykonywaniu zarządu zgodnie z przeznaczeniem tego mienia i jego ochrona. Zatem z przywołanych regulacji prawnych należy wnioskować, że sam wydatek budżetu pod względem legalności nie budzi wątpliwości. Z pewnością zakup polisy ubezpieczeniowej służy ochronie mienia gminy. Rzecz jasna, tego typu wydatek powoduje zaciągnięcie zobowiązania, które musi zostać przez gminę uregulowane. Ma to dodatkowo potwierdzenie w art. 44 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Wynika z niego, że wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Co jednak istotne, oprócz tego, że wydatek musi mieć odpowiednie odzwierciedlenie w ewidencji księgowej, to dodatkowo musi mieć także oparcie w sprawozdawczości. Dlatego konieczne będzie odniesienie się do rozporządzenia ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Akt ten reguluje m.in. zasady funkcjonowania sprawozdania Rb-Z, czyli kwartalnego sprawozdania o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia. W kontekście podanego zapytania pomocne będą zapisy zawarte w załączniku nr 8, czyli „Instrukcji sporządzania sprawozdań”. Z zapisów zawartych w par. 2 ust. 1 pkt 2 ww. załącznika wynika m.in., że w „układzie przedmiotowym prezentowane są zobowiązania wynikające z tytułów dłużnych m.in. kredyty i pożyczki: rozumiane jako zobowiązania wynikające z zaciągniętych kredytów i pożyczek, jak również z umów sprzedaży, w których cena jest płatna w ratach (tzw. sprzedaż na raty), umów leasingu zawartych z producentem lub finansującym, w których ryzyko i korzyści z tytułu własności są przeniesione na korzystającego z rzeczy (tzw. leasing finansowy), a także z umów nienazwanych o terminie zapłaty dłuższym niż rok, związanych z finansowaniem usług, dostaw, robót budowlanych, które wywołują skutki ekonomiczne podobne do umowy pożyczki lub kredytu”.
Z kolei, jak podano w par. 3 pkt 5–7 w części „A. Zobowiązania według tytułów dłużnych”, sprawozdania Rb-Z wykazuje się w wierszu:
„E2. kredyty i pożyczki” – sumę wartości zaprezentowanych w wierszach E2.1 i E2.2;
„E2.1. krótkoterminowe” – wartość krótkoterminowych zobowiązań wynikających z zaciągniętych kredytów i pożyczek, tj. o pierwotnym terminie spłaty nie dłuższym niż rok lub podlegające spłacie na żądanie;
E2.2. długoterminowe – wartość długoterminowych zobowiązań wynikających z zaciągniętych kredytów i pożyczek, tj. o pierwotnym terminie spłaty dłuższym niż rok.
Dlatego zakup polis ubezpieczeniowych samochodów powinien być wykazywany sukcesywnie w sprawozdaniach Rb-Z. Umowy te wchodzą bowiem do kategorii – kredytów i pożyczek. Umowy te należy wykazać w wierszu „E.2.1. Kredyty i pożyczki krótkoterminowe”.
Podstawa prawna
art. 30 ust. 2 pkt 4 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 713; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1378)
art. 44 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 305)
rozporządzenia ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2396)