Chodzi tu zwłaszcza o najczęściej przygotowywane sprawozdanie Rb-N o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych (dalej: sprawozdanie Rb-N). Po raz drugi w bieżącym roku będą one sporządzane według nowych przepisów, tj. rozporządzenia ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Ma ono zastosowanie, począwszy od sporządzania kwartalnych sprawozdań za I kwartał 2021 r. oraz rocznych sprawozdań za rok budżetowy 2021 r. Jednostki, sporządzając m.in. sprawozdania Rb-N, powinny pamiętać, że należy sporządzać je rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, gdyż wykazanie w tych sprawozdaniach danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych (patrz art. 18 pkt 2 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych).
W sprawozdaniu Rb-N wykazuje się wartość nominalną należności oraz wybranych aktywów finansowych na koniec danego okresu sprawozdawczego. Wartość nominalna należności to wartość bez pomniejszenia jej o odpisy aktualizujące oraz o podatek od towarów i usług. Nie uwzględnia się w niej również odsetek z tytułu nieterminowej płatności należności, opłat prolongacyjnych, kosztów upomnienia oraz innych należności ubocznych, np. takich jak koszty sądowe, koszty egzekucyjne czy rekompensaty za koszty odzyskiwania należności pobierane na podstawie art. 10 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
W sprawozdaniu Rb-N należności wykazuje się do momentu wykreślenia dłużnika z właściwego rejestru, a w przypadku upadłości dłużnika do momentu wykreślenia dłużnika z rejestru przedsiębiorców, chyba że dług został przejęty przez następcę prawnego dłużnika.
Zasady sporządzania
Sprawozdania jednostkowe Rb-N sporządza się w zakresie, w jakim zgodnie z obowiązującymi przepisami jednostki mogą posiadać należności lub wybrane aktywa finansowe. Podstawą ich sporządzenia są dane wynikające z ksiąg rachunkowych lub ewidencji księgowej oraz inne dokumenty dotyczące danej jednostki, kwoty wykazuje się w złotych i groszach, stosownie do zasad obowiązujących przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Sprawozdania sporządza się na koniec odpowiedniego okresu, którym jest pierwszy, drugi, trzeci oraz czwarty kwartał danego roku budżetowego.
W przypadku stwierdzenia w przekazanym sprawozdaniu błędu lub w przypadku zmiany stanu faktycznego w ewidencji księgowej jednostka niezwłocznie sporządza korektę sprawozdania i przekazuje ją do odbiorcy tego sprawozdania, z zastrzeżeniem, że korekty nie sporządza się, jeżeli od końca okresu sprawozdawczego upłynęło sześć miesięcy, a zmiana stanowi mniej niż 0,001 proc. PKB za rok budżetowy, którego sprawozdanie dotyczy, lub w przypadku braku informacji – za ostatni okres.
Przy uwzględnianiu w sporządzaniu Rb-N należności według poszczególnych tytułów dłużnych należy zwrócić uwagę na doprecyzowanie w nowym rozporządzeniu pojęcia „pierwotny termin zapadalności”. Dookreślono w nim, że przez pierwotny termin zapadalności, tj. spłaty lub wykupu, należy rozumieć termin wynikający z umowy, do końca którego dłużnik zobowiązał się spłacić dane zobowiązanie, niezależnie od harmonogramu spłaty, z zastrzeżeniem, że w przypadku zmiany umowy za pierwotny termin zapłaty należności uznaje się nowy termin wynikający ze zmiany umowy liczony względem terminu powstania zobowiązania do płatności.
Czego się nie wykazuje
W sprawozdaniu Rb-N nie wykazuje się:
1) środków zgromadzonych na rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
2) należności zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
3) środków zgromadzonych na rachunku sum depozytowych,
4) należności przedawnionych i umorzonych,
5) należności spornych, tj. takich, które są kwestionowane i niezapłacone przez dłużnika i których odmowa zapłaty została udokumentowana na piśmie.
Wierzytelności można uznać za sporne wyłącznie w przypadku, jeżeli dłużnik nie uznaje żądania wierzyciela. Możemy do nich zaliczyć należności dochodzone na drodze sądowej bądź należności, w stosunku do których nie toczą się żadne postepowania sądowe, ale dłużnik zaprzecza ich istnieniu lub wysokości. Należy również pamiętać, że należności dochodzone na drodze sądowej nie zawsze będą mogły być zaliczone do należności spornych. Do należności takich należy zaliczyć przede wszystkim te, w sprawie których spór trafił na drogę postępowania sądowego w celu przerwania biegu przedawnienia bądź uzyskania prawa do ich egzekucji.
Zmiany
W części A sprawozdania Rb-N należy zwrócić uwagę, że:
1) w układzie przedmiotowym:
  • gotówka – dokonano zmiany definicji gotówki w drodze; w rozporządzeniu wskazano, że w przypadku gotówki w drodze środki pieniężne należy wykazywać w miejscu docelowym danej jednostki, z wyjątkiem gdy dotyczy to gotówki przekazywanej przez państwowe jednostki budżetowe na rachunek bieżący państwowej jednostki budżetowej ‒ w tym przypadku państwowa jednostka budżetowa do momentu zapisania środków na rachunku bankowym wykazuje je jako gotówkę w kasie;
  • depozyty – dokonano uszczegółowienia, że jako depozyty podlegają ujęciu wyłącznie środki pieniężne zapisane na rachunku bankowym, a nie, jak było do chwili zmiany rozporządzenia, zdeponowane w banku;
  • wartość depozytów na żądanie – dokonano uszczegółowienia, że do depozytów na żądanie zalicza się przede wszystkim środki pieniężne zapisane na rachunkach bankowych, które w każdej chwili mogą być zamienione na gotówkę w całości lub części bez znaczących ograniczeń; ujmuje się tu głównie środki stanowiące salda na rachunku bieżącym jednostki oraz wszelkie depozyty złożone przez jednostkę, bez wskazanego terminu zwrotu, nie należy natomiast ujmować w tej pozycji środków w przypadku korzystania z tzw. wrzutni nocnej, gdyż środki te nie są zapisane na rachunku bankowym (należy je wykazać w pozycji gotówka);
  • wartość depozytów terminowych – uszczegółowiono zapis dotyczący lokat terminowych w zakresie okresu wypowiedzenia; dodatkowo należy pamiętać, że w przypadku zdeponowania środków pieniężnych przez jednostkę jako zabezpieczenia należytego wykonania umów w danym podmiocie (na ustalony z góry okres) należy środki te wykazać również jako depozyty terminowe, ale w kolumnie, do której zaliczany jest dany podmiot;
2) w układzie podmiotowym:
  • w grupie I – dookreślono, że do grupy I należy zaliczać państwowe fundusze celowe nieposiadające osobowości prawnej;
  • w grupie II – dookreślono, że w grupie II ujmuje się samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, dla których podmiotem tworzącym jest minister, centralny organ organizacji rządowej, wojewoda lub uczelnia medyczna; ponadto dodano do grupy II państwowe fundusze celowe posiadające osobowość prawną;
  • w grupie III – dookreślono, że grupa III obejmuje dodatkowo związki jednostek samorządu terytorialnego, w tym związki metropolitarne; podobnie jak w grupie II doprecyzowano, że do grupy tej zaliczamy samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, dla których podmiotem tworzącym jest jednostka samorządu terytorialnego;
  • banki – grupę tę uzupełniono o oddziały banków znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej utworzone przez banki będące nierezydentami oraz spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe;
  • pozostałe krajowe instytucje finansowe – z grupy tej usunięto fundusz inwestycyjny;
  • przedsiębiorstwa niefinansowe – z grupy tej wykreślono agencje (w tym agencje wykonawcze), jak również doprecyzowano definicję przedsiębiorstw niefinansowych;
  • gospodarstwa domowe – z grupy tej wykreślono niepubliczne zakłady opieki zdrowotnej, jak również dokonano zmiany przy obliczaniu zatrudnienia; obecnie przy obliczaniu zatrudnienia należy uwzględniać etaty w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy na koniec danego okresu sprawozdawczego;
  • instytucje niekomercyjne działające na rzecz gospodarstw domowych – wprowadzono dodatkowy zapis określający, że podstawowe przychody tych instytucji pochodzą z dobrowolnych wpłat pieniężnych lub wkładów w naturze oraz dochodów z tytułu własności;
  • dłużnicy zagraniczni – w grupie tej zamieniono określenie „za granicą” na „poza terytorium Rzeczypospolitej”;
  • pozostałe podmioty zagraniczne – z grupy tej wykreślono osoby prawne będące nierezydentami, mające siedzibę za granicą w innym państwie niż w państwie członkowskim Unii Europejskiej, w którym obowiązującym środkiem płatniczym jest euro.

    Zobacz również:

    W jakiej kolejności składać e-podpisy na sprawozdaniu
Zmiany w części B sprawozdania Rb-N są zaś niewielkie i polegają na zastąpieniu:
  • w wierszu B1, B2 i B4 pojęcia „beneficjent” pojęciem „dłużnik”,
  • w wierszu B2 pojęcia „odsetki ustawowe” pojęciem „odsetki ustawowe za opóźnienie”,
  • w wierszu B4 pojęcia „odsetki za zwłokę” pojęciem „odsetki ustawowe za opóźnienie”.
Podstawa prawna
art. 18 pkt 2 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 289)
rozporządzenie ministra finansów, funduszy i polityki regionalnej z 17 grudnia 2020 r. w sprawie sprawozdań jednostek finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. poz. 2396)
art. 10 ust. 1 ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 424)