Podmioty, które usługowo prowadzą księgi podatkowe, też mają przeciwdziałać praniu pieniędzy. Muszą mieć odpowiednie procedury i raportować podejrzane sytuacje.

Nowe obowiązki wynikają z ustawy z 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 815; dalej: nowelizacja). Dotychczas do tzw. instytucji obowiązanych należeli m.in. biegli rewidenci, podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz doradcy podatkowi. Teraz dołączą do nich osoby świadczące usługi sporządzania deklaracji, prowadzenia ksiąg podatkowych, udzielania porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego.
– Biura rachunkowe prowadzące uproszczone formy księgowości to głównie jednoosobowe działalności gospodarcze, często niezatrudniające pracowników albo z małą załogą. Będą one miały problem z wywiązaniem się z nowych obowiązków – uważa Aneta Lech, doradca podatkowy, przewodnicząca Komisji Biur Rachunkowych przy Zarządzie Głównym Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Jej zdaniem nałożenie na małe biura takich samych obowiązków, jakie realizują obecnie korporacje, które mają przecież zaplecze prawne, informatyczne i doradcze, to nieporozumienie.
Więcej podmiotów zawalczy z praniem pieniędzy
Więcej podmiotów zawalczy z praniem pieniędzy

Zobacz również
Jednak tych obowiązków biura nie mogą uniknąć. – W praktyce to oznacza, że muszą poświęcić czas i ponieść koszty (niezależnie od liczby klientów), aby się dostosować – wskazuje Wojciech Kapica, partner w kancelarii SMM Legal. Problem w tym, że biura nie dostały na to zbyt dużo czasu. Nowelizacja wchodzi w życie 15 maja br., a objęcie małych biur rachunkowych nowymi obowiązkami nastąpi 31 lipca br. – W tym czasie właściciele małych biur rachunkowych nie mają szansy nawet porządnie się przeszkolić, a co dopiero wdrożyć skomplikowane procedury – ocenia Aneta Lech.
Jakie są obowiązki
Zasadniczo obowiązki małych biur – podobnie jak innych instytucji obowiązanych – precyzuje znowelizowana ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 971; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 815; dalej: ustawa o AML). Instytucje obowiązane muszą m.in. rozpoznawać i oceniać ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane z działalnością swoich klientów, a także zawiadamiać generalnego inspektora informacji finansowej (GIIF) o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. To jednak tylko ogólne obowiązki. Ich realizacja oznacza zaś konkretne czynności, jakie trzeba wykonywać.
Co trzeba weryfikować
– Najpierw trzeba przeprowadzić analizę ryzyka związanego z klientami, przygotować check listy, niezbędne informacje, ustalić, czy mamy do czynienia z obszarem zwiększonego ryzyka itp. – mówi Aneta Lech. I dodaje, że z kolei weryfikacja klientów biura będzie wymagała czasu, zaangażowania osoby znającej zagadnienia związane z funkcjonowaniem firm, reprezentacją, zasadami wpisu do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, zasadami, na bazie których budowane są struktury firm itp. Problem też w tym, że biura rachunkowe nie uczestniczą bezpośrednio w transakcjach swoich klientów, często nie mają dostępu do umów. Innymi słowy, nie mają pełnej informacji o przepływach finansowych, niezbędnych dla procedur przeciwdziałania praniu pieniędzy.
Biuro będzie też miało trudności ze skutecznym ustalaniem beneficjentów rzeczywistych (osób lub firm sprawujących bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem), bo nie może opierać się wyłącznie na informacjach zawartych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. – Warto więc najpierw zapytać klienta (odebrać od niego oświadczenie, kto jest beneficjentem), a potem samodzielnie weryfikować uzyskane od niego informacje w dostępnych rejestrach publicznych, np. w Krajowym Rejestrze Sądowym, lub na podstawie dokumentów dostarczonych przez klientów (np. statutów czy umów spółki) – radzi Wojciech Kapica.
Biura będą musiały też wyjaśniać rozbieżności między danymi z centralnego rejestru a tymi, które dostaną od klientów. – W przypadku takich rozbieżności biuro za każdym razem będzie musiało weryfikować przyczyny różnic, co będzie trudne i czasochłonne – wskazuje z kolei Aneta Lech.
Kto ma za to odpowiadać
Kolejnym obowiązkiem jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za wdrożenie obowiązków wynikających z ustawy. ‒ Co prawda osoba świadcząca usługi w zakresie ksiąg podatkowych może być zarazem osobą wyznaczoną do wypełniania obowiązków na podstawie art. 6–8 ustawy o AML, ale wraz ze zwiększeniem skali działalności lub liczby pracowników konieczne będzie jednak rozdzielenie tych funkcji z uwagi na potencjalny konflikt interesów – mówi Wojciech Kapica.
Jeśli biuro zatrudnia pracowników, to musi ich też przeszkolić. – Nie ma jednak dokładnej informacji, kto powinien ich szkolić, jak często, jaki powinien być zakres tych szkoleń. Czy może to robić właściciel biura po uzyskaniu stosownej wiedzy, czy raczej firmy specjalizujące się w tej tematyce – mnoży pytania Aneta Lech.
Kłopot z procedurą wewnętrzną
Biura muszą też przygotować procedurę wewnętrzną przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Jak wyjaśnia Aneta Lech, to temat obszerny, obejmujący wiele zagadnień, które powiązane są dodatkowo z opisem zasad bezpieczeństwa finansowego, dodatkową procedurą anonimowego zgłaszania nieprawidłowości i wskazania kanałów zgłoszeń, które zapewnią bezpieczeństwo osobie zgłaszającej. – To są wszystko zagadnienia nowe dla biur i na pewno niełatwe – mówi Aneta Lech.
W praktyce – zdaniem Wojciecha Kapicy – osoba prowadząca jednoosobowo biuro rachunkowe może sama stworzyć taką wewnętrzną procedurę. – Należy jednak pamiętać, by tworząc ją, nie przepisywać treści samej ustawy, ale dostosować proces do indywidualnej sytuacji biura oraz opisać konkretny i praktyczny sposób realizacji tych obowiązków – radzi ekspert. Jego zdaniem lepszym rozwiązaniem niż samodzielne konstruowanie procedury byłoby wdrożenie standardu wypracowanego przez organizacje branżowe (np. Stowarzyszenie Księgowych w Polsce). – Tak powstały standard rynkowy lepiej chroniłby biura rachunkowe w przypadku kontroli GIIF – uważa Kapica.
Zdaniem Anety Lech istnieje ryzyko, że większość małych biur nie będzie w stanie samodzielnie przygotować procedur. – Zapewne takie osoby kupią gotowe procedury albo nawet pobiorą z internetu dostępne wzory, bez dostosowania ich do własnych potrzeb, których po prostu nie będą w stanie określić. Umiejętność wdrożenia procedur, kontrola ich przestrzegania, zgodność z prawem to są bowiem bardzo trudne zagadnienia dla osób, które dotychczas nie miały takich obowiązków i ich nie znają – przyznaje Aneta Lech.
Imponujący katalog kar
Do wymienionych obowiązków trzeba przystąpić z powagą, bo instytucjom obowiązanym, a więc również biurom rachunkowym, grożą liczne i wysokie kary za niedostosowanie się do wymogów ustawy o AML. – Ich katalog jest naprawdę imponujący. Są to sankcje pieniężne, kary administracyjne oraz sankcje karne – tłumaczy Aneta Lech.
Kara pieniężna za nieprzestrzeganie ustawy dla osoby prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą może wynieść maksymalnie prawie 21 mln zł, a dla np. spółki jawnej – do 5 mln euro. – Dodatkowa kara może zostać nałożona na osobę bezpośrednio obowiązaną i może wynieść do 1 mln euro. Odpowiedzialność ta dotyczy zaniedbań i uchybień, w tym za brak opracowania procedur i ich stosowania, a przede wszystkim za brak systemu raportowania i nieinformowanie o zagrożeniu GIIF – tłumaczy ekspertka SKwP.
Osobom fizycznym za naruszenia ustawy o AML grożą też grzywny karne i pozbawienie wolności od trzech miesięcy do pięciu lat. – Do tego dochodzą kary administracyjne – wskazuje Aneta Lech. W grę wchodzą np.: kara pieniężna, zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym dla osoby odpowiedzialnej za naruszenia procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz publikacja informacji o podmiocie, który naruszył procedury, w Biuletynie Informacji Publicznej.