Podpisałem z dostawcami porozumienie o wystawianiu i przesyłaniu mi faktur w formie elektronicznej. Mam problem z prawidłowym rozliczeniem faktur od niektórych kontrahentów - pisze czytelnik.
ikona lupy />
Adam Kołodziejczyk doradca podatkowy w RSM Poland KZWS / Dziennik Gazeta Prawna
Jeden z nich, oprócz e-faktur wysyła mi dodatkowo faktury papierowe. Przychodzą one kilka dni po otrzymaniu wersji elektronicznej. Wątpliwości pojawiają się na przełomie miesięcy – gdy e-fakturę otrzymuję pod koniec danego miesiąca, natomiast jej papierowa wersja przychodzi już na początku następnego. Kolejny problem dotyczy pobierania faktur udostępnianych na serwerach naszego dostawcy. O dacie umieszczenia tam faktury jestem informowany za pomocą systemowego powiadomienia, następnie sam muszę ją pobrać. Jak w tych wypadkach wyznaczyć datę otrzymania faktury? – pyta czytelnik.
Faktury elektroniczne można wystawiać dopiero po uzyskaniu zgody nabywcy. Może ona być wyrażona w dowolnej formie, również w sposób dorozumiany, np. poprzez przyjęcie faktury do realizacji i uregulowanie należności. W okresie obowiązywania porozumienia o wystawianiu e-faktur nie jest wskazane przesyłanie ich papierowych wersji. Jeśli jednak do tego dochodzi, taka faktura powinna być traktowana jedynie jako wtórnik e-faktury. Otrzymanie faktury papierowej nie wywołuje konsekwencji w zakresie rozliczania VAT. Datą otrzymania faktury będzie natomiast data wpływu faktury elektronicznej.
Drugi problem jest trochę bardziej skomplikowany. Otóż ustawodawca, wyznaczając moment, w którym powstaje prawo do odliczenia VAT, posłużył się pojęciem otrzymania faktury, przy czym nie zdefiniował, co należy przez to rozumieć. Należy się zatem posiłkować przepisami kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 61 par. 2 k.c. oświadczenie woli wyrażone w postaci elektronicznej jest złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, żeby osoba ta mogła zapoznać się z jego treścią. Kluczowa jest więc możliwość zapoznania się z treścią faktury. Powstaje ona już w dniu otrzymania powiadomienia od kontrahenta o umieszczeniu faktury na serwerze. Natomiast sam moment pobrania (otwarcia) faktury zależy już tylko i wyłącznie od nabywcy. Zatem datą otrzymania faktury w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT będzie data otrzymania powiadomienia o umieszczeniu jej na serwerze. Sytuację tę można porównać z przesłaniem faktury w kopercie. Dniem jej otrzymania będzie dzień doręczenia koperty z fakturą, a nie dzień otwarcia samej koperty.
Akceptacja przesyłania e-faktur wiąże do momentu jej odwołania. Można ją cofnąć w każdym czasie i w dowolnej formie. Z uwagi na brak uregulowań uznać należy, że wycofanie zgody staje się skuteczne z chwilą doręczenia tej informacji wystawcy faktur, względnie z chwilą, w której uzyskał on wiadomość o cofnięciu akceptacji lub w momencie, który wyznaczy nabywca. Dobrze jest ten moment odnotować w dokumentacji.