Warunki korekty VAT in minus można uzgodnić z nabywcą w e-mailu, umowach, aneksach, a w wyjątkowych sytuacjach ustnie, telefonicznie lub nawet w sposób domniemany – potwierdził minister finansów

Objaśnienia podatkowe dotyczące obowiązującej od 1 stycznia br. nowelizacji zwanej potocznie SLIM VAT (Dz.U. poz. 2419) zostały wydane z datą 23 kwietnia br.
Ich finalna wersja liczy 58 stron. Najwięcej miejsca poświęcono na wyjaśnienie nowych zasad korygowania VAT. Budziły one najwięcej wątpliwości.
Zasady korygowania
Przypomnijmy, że do końca 2020 r. przepisy wymagały, aby sprzedawca uzyskał potwierdzenie odbioru faktury korygującej od nabywcy. Od 1 stycznia zlikwidowano ten wymóg, ale w zamian wprowadzono inne. Obecnie sprzedawca może obniżyć podstawę opodatkowania i VAT należny pod warunkiem, że łącznie spełni następujące przesłanki:
  • uzgodni z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki korekty,
  • posiada dokumentację potwierdzającą uzgodnienie i wynika z niej, że nabywca wie, że doszło lub wie, w jakich sytuacjach będzie dochodzić do zmiany warunków transakcji skutkujących zmniejszeniem wysokości wynagrodzenia,
  • warunki te zostały spełnione na moment dokonywania przez podatnika korekty podatku należnego,
  • faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją dotyczącą uzgodnienia.
Jeśli podatnik spełni te warunki, to może skorygować VAT już w momencie wystawienia faktury korygującej. Jeśli spełni je później, to będzie mógł skorygować VAT dopiero za ten okres rozliczeniowy, w którym warunki zostaną spełnione.
Jak czytamy w objaśnieniach, nowe zasady trzeba stosować również do faktur korygujących wystawianych na rzecz konsumentów, jeżeli zażądali oni wystawienia faktury do paragonu. Zmiany nie dotyczą natomiast transakcji udokumentowanych wyłącznie paragonem fiskalnym, dla których nabywca nie zgłosił żądania wystawienia faktury.
Z kolei nabywcy towarów i usług muszą skorygować swój podatek naliczony za okres, w którym spełnione zostaną warunki uzgodnione ze sprzedawcą, a nie kiedy otrzymają fakturę korygującą.
Minister wyjaśnił, że już do końca 2020 r. firmy uzgadniały i spełniały warunki niezbędne do obniżenia wynagrodzenia ustalonego między sobą. Nowe zasady wprowadzone 1 stycznia 2021 r. nadały jedynie tym uzgodnieniom określone skutki – wyjaśnił.
Przypomniał, że od 1 stycznia br. nie zmieniły się zasady ujmowania korekt in minus w zakresie:
  • eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
  • dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju,
  • sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy.
We wszystkich tych przypadkach nie trzeba więc posiadać dokumentacji, z której wynikałoby uzgodnienie i spełnienie warunków korekty. Sprzedawca może obniżyć podstawę opodatkowania i podatek należny już za okres rozliczeniowy, w którym wystawił fakturę korygującą.
Jak uzgadniać
Minister wyjaśnił, że warunki korekty (a więc przesłanki uzasadniające obniżenie podstawy opodatkowania i podatku należnego) można uzgodnić w:
  • umowie określającej, w jakich sytuacjach nabywca uzyskuje prawo do odzyskania części wynagrodzenia (np. ze względu na przyznany mu rabat),
  • regulaminach realizacji sprzedaży lub ogólnych warunkach umowy,
  • w trakcie trwania współpracy między stronami (w aneksach do umów, porozumieniach lub innych dokumentach),
  • w korespondencji e-mailowej.
Minister wskazał też na możliwość wykorzystania w tym celu już zgromadzonej przez podatników dokumentacji handlowej. Dlatego nie chciał wskazać zamkniętego katalogu dowodów potwierdzających takie uzgodnienie.
Dodał, że w „nietypowych warunkach biznesowych, takich jak utrudniona komunikacja lub jej brak pomiędzy podatnikami”, a więc gdy podatnikowi nie uda się uzyskać innych dokumentów potwierdzających uzgodnienie i spełnienie uzgodnionych warunków, wystarczające mogą być:
  • ustalenia ustne (telefoniczne), ale nie wystarczy notatka z rozmowy, trzeba posiadać zapis rozmowy na nośniku danych lub inny dokument,
  • domniemana akceptacja uzgodnienia, przy czym domniemanie może być stosowane tylko w wyjątkowych sytuacjach i w tym celu konieczne jest wystawienie faktury korygującej, dokonanie przelewu oraz odpowiednia adnotacja w korespondencji do nabywcy,
  • wystawienie i dostarczenie faktury korygującej, ale tylko gdy nie ma kontaktów między kontrahentami; w takiej sytuacji wymagany jest jednak dokument potwierdzający, że nabywca wie o obniżeniu podstawy opodatkowania (np. potwierdzenie otrzymania faktury korygującej w dowolnej formie, korespondencja e-mailowa z klauzulą o czasie przedstawienia zastrzeżeń co do warunków uzgodnienia lub posiadanie dodatkowej dokumentacji w formie potwierdzenia wysokości rabatu),
  • zwrot towarów i dokonanie przelewu, przy czym aby zwrot był uzgodnieniem warunków korekty, warto go opatrzyć opisem w dyspozycji przelewu lub w korespondencji wysłanej faktury.
Wygaszenie zobowiązania
Z objaśnień wynika, że jednym ze szczególnych sposobów uzgodnienia korekty jest wygaszenie zobowiązania z mocy prawa. Chodzi więc o zwolnienie jednej strony umowy z obowiązku świadczenia, a drugiej strony z obowiązku zapłaty wynagrodzenia. Przykładem może być wprowadzony już kilka razy w związku z pandemią COVID-19 zakaz handlu.
Wejście w życie takich przepisów prawa zastępuje uzgodnienie stron – wynika z objaśnień.
Tym samym minister potwierdził stanowisko, które MF zaprezentowało wcześniej w odpowiedzi na pytania DGP. Pisaliśmy o tym w artykule „Zakaz handlu zastępuje uzgodnienia warunków korekty” (DGP nr 25/2021). Wtedy jednak resort finansów zastrzegał, że nie przesądza podatkowych skutków wprowadzenia zakazu handlu przez galerie handlowe w związku z potrzebą przeciwdziałania skutkom COVID-19.
Przepisy przejściowe
Minister przypomniał, że zgodnie z przepisem przejściowym nowelizacji stare zasady korekt in minus (obowiązujące do 31 grudnia 2020 r.) można stosować jeszcze do końca 2021 r., ale pod warunkiem, że sprzedawca uzgodni to na piśmie z nabywcą i to przed wystawieniem w bieżącym roku pierwszej faktury korygującej. Takie uzgodnienie może być w formie papierowej lub elektronicznej (nawet e-mail lub podpisany skan).
Ważne jest, żeby z korespondencji jasno wynikała wola rozliczania faktur korygujących in minus na dotychczasowych zasadach – podkreślił minister.
Co więcej – dodał – można się umówić, że stosowane będą stare zasady korekt, a później, w trakcie 2021 r. z tego zrezygnować. Wymaga to kolejnego uzgodnienia, które będzie można zastosować dopiero po 3 miesiącach. W takim wypadku powrót do starych zasad nie będzie już możliwy.
Inne zmiany
W objaśnieniach opisane zostały też inne zmiany, w tym m.in.:
  • w zakresie przepisów o Wiążących Informacjach Stawkowych,
  • wydłużenie terminu na wywóz towarów przy opodatkowaniu zaliczek z tytułu eksportu towarów z 2 miesięcy na 6 miesięcy,
  • wydłużenie terminu do odliczenia VAT naliczonego na bieżąco do 4 okresów rozliczeniowych (ale tylko w przypadku miesięcznych rozliczeń VAT),
  • możliwość przeliczania waluty obcej na złote (dla celów ustalenia podstawy opodatkowania) zgodnie z zasadami obowiązującymi w podatku dochodowym,
  • wprowadzenie możliwości odliczania podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących nabycie usług noclegowych w celu ich odsprzedaży. ©℗