Kasy fiskalne online powoli stają się standardem w kolejnych branżach. Kogo obejmie obowiązkowa wymiana kas fiskalnych na online w 2021 r.? W tym tekście dowiesz się o ich użyciu w różnych branżach.

Kasy online różnią się od tradycyjnych tym, że są podłączone do sieci i zdalnie przesyłają informacje na temat płatności do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Pozwala to skarbówce lepiej monitorować sprzedaż.

Obowiązek stosowania kas fiskalnych online

Obowiązek wymiany starych kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii na nowe jest wprowadzany etapami. Od 1 stycznia 2020 r. kasy online są wymagane na stacjach benzynowych i w warsztatach motoryzacyjnych, w tym w punktach wulkanizacji. Od 1 stycznia 2021r. kasy online są wymagane m.in. gastronomii i hotelarstwie, a 1 lipca 2021 r. będą obowiązkowe dla kolejnych kategorii przedsiębiorców.

Docelowo kasy fiskalne nowego typu będą stosowane we wszystkich branżach. Tradycyjne kasy z papierowym zapisem kopi zostały już wycofane ze sprzedaży w 2019 r. Tylko do końca 2022 r. będzie można kupić kasę tradycyjną z elektronicznym zapisem kopii. W 2023 r. sprzedawane będą już wyłącznie kasy online. Ze starych kas branże nieobjęte obowiązkową wymianą będą mogły korzystać do czasu ich wyeksploatowania lub konieczności wymiany pamięci fiskalnej.

Przedsiębiorcy wymieniający kasę mogą skorzystać z ulgi podatkową. Ulga na zakup kasy wynosi obecnie 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 700 zł.

Wprowadzenie kasy rejestrującej online wiąże się z formalnościami. Należy kupić urządzenie posiadające potwierdzenie prezesa Głównego Urzędu Miar, zawrzeć umowę z serwisantem posiadającym stosowne uprawnienia, zapewnić stałe i bezpieczne połączenie wifi z internetem, a na koniec dokonać instalacji i fiskalizacji kasy w obecności serwistanta.

Kasy fiskalne online - dla kogo?

Drukarki fiskalne online muszą zakupić w ściśle określonych terminach podatnicy wymienieni w art. 145b ust. 1 ustawy o VAT.

Od początku 2020 r. kasy fiskalne online są wymagane do ewidencji:

  • świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
  • sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych.

W drugim etapie na kasach online muszą się rozliczać firmy z branż gastronomicznej i hotelarskiej oraz handlu węglem i innymi paliwami stałymi.

W trzecim etapie kasy online wprowadzą fryzjerzy, kosmetyczki, lekarze, prawnicy, budowlańcy, kluby fitnessy i siłownie.

Aktualne terminy wymiany kas fiskalnych na online wynikają z rozporządzenia ministra finansów z dnia 10 czerwca 2020 r. w sprawie przedłużenia terminów prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii.

Pozostali przedsiębiorcy, którzy nie są wymienieni w art. 145b ust. 1 ustawy o VAT., nie muszą spieszyć się z zakupem nowej kasy. Prędzej czy później przejdą jednak na kasę online, ponieważ kasy starszego typu zostaną wycofane ze sprzedaży, a te już wykorzystywane wyeksploatują się lub będą wymagały wymiany pamięci fiskalnej.

Wymiana kas fiskalnych na online w styczniu 2021 r. - hotele, pensjonaty, gastronomia

Branże gastronomiczna i hotelarska oraz przedsiębiorcy handlujący węglem pierwotnie mieli wprowadzić kasy online już 1 lipca 2020, ale wymóg został odroczony do 1 stycznia 2021 r. Od tego dnia rejestracja sprzedaży na kasie online jest obowiązkowa w przypadku:

  • świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania;
  • sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu.

Przedsiębiorcy działający w tych branżach dostali alternatywę: zamiast kasy pod postacią urządzenia możesz korzystać z kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania (tzw. kasy wirtualnej). Taka kasa jest aplikacją, którą można zainstalować na smartfonie. Jej stosowanie to wybór, nie ma takiego obowiązku. Przepisy dające zielone światło do korzystania z takich kas weszły w życie 1 czerwca 2020 r., ale nie oznacza to, że kasy wirtualne od razu weszły na rynek. Producent takich aplikacji musi spełnić określone wymogi i uzyskać certyfikację Głównego Urzędu Miar.

Wymiana kas fiskalnych na online w lipcu 2021 r – fryzjerzy, kosmetyczki, lekarze, prawnicy, budowlańcy, fitnessy i siłownie

W trzecim etapie wymiany kas na nowy sposób rejestrowania transakcji będą musieli przejść przedsiębiorcy zajmujący się świadczeniem usług:

  • fryzjerskich,
  • kosmetycznych i kosmetologicznych,
  • budowlanych,
  • w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
  • prawniczych,
  • związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.

Pierwotnie przepisy określały czas wprowadzenia przez nich kas online na 1 stycznia 2021 r., ale nastąpiły zmiany. Aktualny termin dla tych branż to 1 lipca 2021 r.