Biegli rewidenci ostrzegają: zła administracja i brak właściwych zabezpieczeń w programach komputerowych ułatwiają przestępstwa księgowe i defraudację pieniędzy. Oceniają, że przedsiębiorcy mają z tym duży problem. Dlatego nie dziwią ich doniesienia jak to, że księgowa z bursy szkolnej w Lublinie przywłaszczyła sobie 1 mln zł.

Księgowanie w buforach

Zagrożenia powstają m.in., gdy programy wykorzystywane są w niewłaściwy sposób.

Przykładowo niektóre z nich umożliwiają dokonanie próbnego księgowania (w buforach), zanim zapisy znajdą się w księgach rachunkowych. W praktyce zdarza się, że w ten sposób dokumenty są księgowane przez cały rok. W efekcie – mimo że przepisy tego zabraniają – już po zamknięciu miesiąca dokonywane są zmiany dotyczące tego okresu rozliczeniowego. Wykorzystują to nieuczciwi pracownicy.

Ustawa wymaga zabezpieczenia danych

Ustawa wymaga zabezpieczenia danych

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Potwierdza to dr Jolanta Wiśniewska, biegły rewident, która opiniuje niektóre tego typu sprawy trafiające do sądu. Twierdzi, że jest ich dość dużo. Opowiada, że w jednej z nich salda kont się zgadzały, a księgowa była wzorowym pracownikiem, ale i tak pod okiem kierownictwa zdefraudowała ponad 200 tys. zł. Rozliczenia z dostawcami modyfikowała, wykorzystując właśnie księgowanie w buforach.

– Tak manipulowała zapisami między kontrahentami, że główna księgowa analizująca salda nawet się nie zorientowała – twierdzi Jolanta Wiśniewska.

I tylko przypadek sprawił, że sprawa ujrzała światło dzienne. Stało się to, gdy podczas nieobecności księgowej zadzwonił dostawca i prosił o dokonanie zapłaty, która zdaniem głównej księgowej była już uregulowana. Proceder trwał 5 lat.

Z nieprawidłowościami zetknęła się również Barbara Kapicka z kancelarii biegłego rewidenta w Cieszynie. Podkreśla, że jeśli program jest źle administrowany, to nawet po ostatecznym zamknięciu ksiąg (które polega na wyłączeniu możliwości dokonywania zmian) można je jeszcze otworzyć i wprowadzić poprawki.

– Swego czasu badałam bilans firmy, dlatego miałam wydruk z jego danymi. Kiedy przystąpiłam do rewizji sprawozdania za kolejny okres, stwierdziłam, że bilans otwarcia nie zgadza się z bilansem zamknięcia z wcześniejszego okresu – opowiada Barbara Kapicka.

Po sprawdzeniu okazało się, że po zamknięciu ksiąg za poprzedni rok dokonano ich otwarcia i poprawiono zapisy.

Zmiany niedozwolone

Jolanta Wiśniewska podkreśla, że istnieje powszechny problem z nieprzywiązywaniem wagi do tego, czy zapisy księgowe są trwałe.

– Większość naszych klientów nie zamyka okresów obrachunkowych. Wszystkie księgowania są przetrzymywane w buforach – potwierdza Alina Hławiczka, ekspert administrujący zintegrowanymi systemami informatycznymi z firmy System-Cieszyn. – Oczywiście znam też wiele firm, które nie pozwalają sobie na to i postępują we właściwy sposób – przyznaje.

Podkreśla, że wszystkie systemy finansowo-księgowe funkcjonujące na rynku mają funkcję zamknięcia miesiąca czy roku obrachunkowego, tak jak tego wymagają przepisy.

Jak się okazuje, kierownicy firm (zarządy, właściciele) nie dbają często też o inne sprawy. Według Barbary Kapickiej w przypadku programów księgowych współpracujących z innymi funkcjonującymi w firmach często nie są wprowadzone zabezpieczenia pozwalające na identyfikację osoby, która dokonuje zapisów w księgach rachunkowych. Nie jest też wyłączana możliwość wprowadzania zmian danych księgowych przez pracowników innych działów. Ponadto zdarza się, że pracownicy znają hasła dostępu swoich kolegów. W takiej sytuacji trudno ustalić, kto i kiedy dokonał zmian w ewidencji.

– To i jeszcze bardzo dużo innych zagadnień związanych z korzystaniem z nowoczesnych technik księgowości ma wpływ na ryzyko powstawania różnych nieprawidłowości. Konsekwencje tego mogą być dotkliwe zarówno dla przedsiębiorstw, jak i użytkowników sprawozdań finansowych – twierdzi Jolanta Wiśniewska.

Trzeba ustalić zasady

Jak przeciwdziałać nieprawidłowościom? Eksperci podkreślają, że kierownicy jednostek (np. zarządy) powinni w formie zarządzenia uporządkować sprawy dostępu poszczególnych pracowników do danych księgowych. Powinno się ustalić m.in. wymóg stosowania haseł dostępu, miejsca przechowywania tych haseł, zasady ich likwidacji oraz sposób blokowania dostępu do danych w zintegrowanych systemach informatycznych.

Alina Hławiczka dodaje, że zgodnie z ustawą o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z poźn. zm.) podatnik ma obowiązek zamknięcia okresu rozliczeniowego. W polityce rachunkowości powinien się znaleźć zapis odnośnie do administrowania systemem mówiący o konieczności zamykania kolejnych okresów obrachunkowych i przenoszenia sald.

– Od podmiotu, który kieruje administratorem, zależy, czy będzie on zamykał okresy obrachunkowe – podkreśla.

Źle administrowany program umożliwia poprawianie ksiąg nawet po ich zamknięciu