Lada dzień ma zostać opublikowane uzasadnienie uchwały Naczelnego Sądu Administracyjnego, który orzekł, że gminne jednostki budżetowe takie jak szkoły, żłobki, ośrodki sportu, zakłady wodociągowe nie mogą być odrębnymi podatnikami VAT, bo nie są wystarczająco samodzielne (uchwała z 24 czerwca 2013 r., sygn. akt I FPS 1/13). Kto w takim razie ma teraz wystawiać faktury?

Dopóki jednostki budżetowe nie zostaną wyrejestrowane jako podatnicy VAT, to one powinny wystawiać faktury. Później obowiązek ten powinna przejąć gmina. Ważne jest, aby proces ten przebiegał w sposób uporządkowany, czyli najpierw wyrejestrowujemy jednostki, a dopiero potem faktury zaczyna wystawiać gmina. Ważne też, aby kontrahenci od tego momentu również wystawiali faktury na gminę, a nie na jednostki budżetowe.

Kto ma wystąpić o wyrejestrowanie: sama jednostka jako podatnik czy gmina?

Od strony formalnej wyrejestrowanie polega na złożeniu przez podatnika deklaracji VAT-Z. Co do tego, kto powinien ją złożyć w urzędzie skarbowym, jednostka czy gmina, jasności nie ma, bo nie ma procedury w tym zakresie. Wydaje się, że powinna to zrobić gmina. To niestety kolejne pytanie, na które na razie nie ma jednoznacznej odpowiedzi.

Jak w takim razie powinny zachować się gminy? Czy mają występować o interpretacje indywidualne do ministra finansów? Wszystko to zajmuje czas.

Przede wszystkim nie należy zmian przeprowadzać od ręki, bez przemyślenia, żeby nie popełnić błędów. Trzeba pamiętać, że z chwilą wyrejestrowania jednostek cała ewidencja VAT zakupów i sprzedaży powinna przejść już do gminy. Nie może być tak, że jednostka się wyrejestruje z VAT i zapomni o problemie, a gmina nie będzie miała danych potrzebnych do zbiorczego rozliczenia z urzędem skarbowym. To musi być proces skoordynowany zarówno przez jednostki, jak i gminy. Tego nie da się przeprowadzić z dnia na dzień. Proszę pamiętać o tym, że wiele gmin w kraju ma znacznie więcej niż jedną jednostkę budżetową. Czasami jest ich kilkadziesiąt, a czasami – jak np. w dużych miastach – nawet kilkaset.

Czy to znaczy, że działy finansowe znikną z jednostek budżetowych?

To już zależy od decyzji gminy. Jednak status podatnika VAT to tylko jeden z aspektów działalności jednostek budżetowych. Bo to, że one przestaną być podatnikami VAT, nie znaczy, że zaprzestaną działalności, dla której zostały powołane. Nie oznacza to więc, że służby finansowe lub księgowe przestaną być potrzebne, nadal będą przydatne do innych aspektów działalności tych jednostek. To, jak gmina rozwiąże kwestie rozliczeń między sobą a jednostkami dla potrzeb VAT, to już inna sprawa. Ważne jest, aby informacje o transakcjach istotnych z perspektywy VAT, czyli dokonanej sprzedaży i o zakupach, sprawnie i szybko trafiały do gminy.

Gminy będą miały 7 dni na wystawienie faktury.

Sytuacja będzie o tyle nietypowa, że to jednostki nadal będą wykonywały swoją dotychczasową działalność gospodarczą, ale z perspektywy VAT staną się jednostką zależną podatnika VAT, którym jest gmina. Przykładowo gminny ośrodek sportu świadczy jakąś usługę, np. wynajmuje salę gimnastyczną. To on będzie podpisywał umowę z wynajmującą tę salę firmą, negocjował jej warunki, ale pod względem VAT tę usługę świadczy gmina jako podatnik. Trzeba to będzie odpowiednio ująć w umowach. Są różne od strony prawnej możliwości praktycznego rozwiązania tej kwestii. Gmina może np. upoważnić pracowników jednostki do wystawiania faktur. Ważne jest jednak, aby nie powstał przy tym chaos, bo wtedy jednostki będą wystawiały faktury z różnymi numerami i oznaczeniami, a wszystko musi teraz znaleźć się w jednym rejestrze VAT i jednej deklaracji składanej do urzędu skarbowego.

A co z korektami faktur?

Tu również – w sensie proceduralnym – jest pole do popisu. Na dobrą sprawę jednostka też mogłaby wystawić fakturę korygującą z danymi gminy jako podatnika, ale do ustalenia jest wiele kwestii technicznych. Jeżeli będzie to faktura korygująca zmniejszająca obrót, to w grę będzie wchodziła kwestia np. potwierdzenia jej odbioru. Nie zmienia to faktu, że dane pochodzące również z faktur korygujących muszą na koniec dnia spłynąć do gminy, bo to ona na ich podstawie będzie sporządzała deklarację podatkową. Trudność całej operacji przeniesienia rozliczeń VAT z jednostek do gmin nie wynika z tego, że jest to skomplikowane merytorycznie. Trudność, moim zdaniem, polega na tym, że jest to całkowita zmiana dotychczasowego modelu działania. Dodatkowe utrudnienie stanowić będzie ogrom dokumentów, które nagle będą spływały do gminy z kilkudziesięciu czy nawet z kilkuset miejsc i które trzeba będzie zawrzeć w jednej deklaracji VAT.

Kłopot będą miały też urzędy skarbowe. Do tej pory – tak przynajmniej było w Warszawie czy w innych dużych miastach – jednostki budżetowe rozliczały się w różnych urzędach. Teraz obciążony zostanie jeden, właściwy dla miejskiego ratusza.

Skoro zostaje tylko jeden podatnik... W jego przypadku akurat urząd skarbowy się nie zmienia.

Z tego, co pan mówi, wyłania się obraz chaosu, jaki zapanuje w gminach. Czy Ministerstwo Finansów powinno się włączyć w uporządkowanie tych rozliczeń?

Minister finansów powinien się wypowiedzieć chociażby po to, aby w ponad 2500 gmin i ponad 55 000 jednostek budżetowych problem ten został rozwiązany w jednolity sposób. To zamieszanie, które obecnie mamy, jest również efektem pewnego zaniechania ze strony ministerstwa w momencie, gdy w 2004 r. wchodziła w życie nowa ustawa o podatku od towarów i usług. Warto jednak pamiętać, że również sądy administracyjne dotychczas nie kwestionowały statusu jednostek budżetowych gmin jako odrębnych podatników VAT. W ten sposób ustaliła się pewna praktyka, która obecnie została zburzona. Teraz, po uchwale NSA, problemem należy się zająć w sposób kompleksowy. Myślę, że jest to dobry moment na to, aby ministerstwo pochyliło się nad tym zagadnieniem. Wiem, że wiele gmin, szczególnie tych dużych, już wcześniej sygnalizowało resortowi problemy z VAT. Mam nadzieję, że uchwała sądu tym razem przekona ministerstwo do działania, bo tylko dzięki temu unikniemy kłopotów w przyszłości.

Kiedy najlepiej przeprowadzić zmiany?

Ani uchwała NSA, ani Ministerstwo Finansów nie mówią o datach, nie ma zresztą takiego obowiązku. Do uregulowania jest ogrom kwestii – dotyczących zarówno przeszłych rozliczeń, jak i ustalenia sposobu działania i rozliczania na przyszłość. Dlatego przestrzegałbym gminy przed szybkimi, nie do końca przemyślanymi zmianami.

Czy to znaczy, że z wyrejestrowywaniem jednostek należy się wstrzymać?

To zależy od indywidualnej sytuacji gminy. Są takie, które mają indywidualne interpretacje podatkowe potwierdzające, że to one oraz ich jednostki budżetowe są odrębnymi podatnikami VAT. Te samorządy mogą nie wyrejestrowywać jednostek i czekać na konkrety ze strony ministerstwa. Te natomiast, które takich interpretacji nie mają, są w nieco gorszej sytuacji. Nie chodzi tu jednak przecież o to, aby wyrejestrować takie jednostki za tydzień, miesiąc czy dwa, ale o to, aby zrobić to dopiero wtedy, gdy gmina będzie już organizacyjnie przygotowana do przejęcia za nie rozliczeń. Dobrze byłoby, gdyby nastąpiło to od nowego roku. Pozwoli to uniknąć kolejnych problemów związanych np. ze współczynnikiem VAT, który jest liczony w skali całego roku. Z praktycznego punktu widzenia 1 stycznia 2014 r. to dobry moment na zmiany, choć – moim zdaniem – z uwagi na ilość pracy, szczególnie w dużych miastach, można byłoby rozważyć 1 stycznia 2015 r., i wiem, że wiele gmin postuluje taki właśnie termin. Dobrze byłoby, gdyby MF wyszło w tym zakresie z konkretną inicjatywą.