Podatnicy VAT mają obowiązek wystawiania faktur przy sprzedaży towarów lub usług. Mogą sporządzać je w wersji papierowej lub elektronicznej. Nie muszą jednak ich podpisywać ani płacić podatku od dokumentów pro forma.
Reklama

Czy na dokumencie musi być pieczątka

Podatnik wznawia działalność gospodarczą po okresie zawieszenia. Znajomi informowali go, że obecnie trzeba podpisywać faktury i stawiać pieczątki. Czy to prawda?

Reklama
Podatnicy VAT mają obowiązek wystawiania faktur w dowolnej formie (elektronicznej lub papierowej). Muszą one dokumentować dostawę towarów lub świadczenie usług. Powinny się na nich znaleźć elementy określone w par. 5 rozporządzenia m.in. w sprawie faktur, takie jak data wystawienia, numer dokumentu, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Wśród tych wymogów nie ma jednak podpisu. Oznacza to, że ani wystawca, ani odbiorca nie mają obowiązku podpisywania faktur. Nie ma też potrzeby stosowania pieczątek. Powyższe zasady dotyczą również faktur korygujących.
Podstawa prawna
Par. 5 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360 z późn. zm.).

Czy wymagany jest podpis na e-fakturze

Spółka zamierza wystawiać faktury elektroniczne. Czy ma obowiązek stosować podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem?
Rozporządzenie w sprawie e-faktur wskazuje podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem jako jeden ze sposobów potwierdzenia autentyczności pochodzenia dokumentu oraz integralności jego treści. Chodzi tu o upewnienie się co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy albo wystawcy faktury oraz co do tego, że na fakturze nie zmieniono danych. Można to jednak potwierdzić w dowolny sposób – nie tylko za pomocą podpisu z kwalifikowanym certyfikatem, ale też np. stosując elektroniczną wymianę danych (EDI).
Spełnienie wymogów dotyczących zapewniania autentyczności pochodzenia i integralności treści to co innego niż podpisanie dokumentu. Podobnie jak w przypadku faktur papierowych na e-fakturach nie musi być podpisu ani wystawcy, ani odbiorcy. Muszą one jednak zawierać takie same dane jak dokumenty papierowe (m.in. datę wystawienia, numer itd.).
Podstawa prawna
Par. 4 pkt 4 rozporządzenia ministra finansów z 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2012 r. poz. 1528).

Czy można wysłać fakturę e-mailem

Podatnik chciałby wysyłać faktury w formie tekstu pocztą elektroniczną. Czy jest taka możliwość?
Wystawca faktury – zarówno papierowej, jak i elektronicznej – ma obowiązek zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści. Może to zrobić w dowolny sposób. Jeśli chce wysłać fakturę w formie tekstu e-mailem i np. zabezpieczy go podpisem elektronicznym z kwalifikowanym certyfikatem, to powyższe wymogi zostaną spełnione. Musi oczywiście pamiętać o tym, aby dokument zawierał wszystkie elementy konieczne na fakturze.
Jeśli jednak podatnik, mimo wyjaśnień, które podaje również Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej (www.mf.gov.pl) w dalszym ciągu nie wie, czy w jego sytuacji autentyczność pochodzenia i integralność treści są spełnione, może wystąpić o wydanie interpretacji indywidualnej.
Podstawa prawna
Par. 4 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2012 r. poz. 1528).
Par. 20a rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360 z późn. zm.).

Czy dokument można przesłać w pliku PDF

Osoba prowadząca działalność gospodarczą, podatnik VAT, chce przesyłać faktury w wersji elektronicznej. Czy może to zrobić w formie pliku PDF, który jest zabezpieczony przed edytowaniem?
Od 1 stycznia 2013 r. faktury elektroniczne zostały zrównane z papierowymi. Jest to duże uproszczenie dla podatników VAT. Ustawodawca większy nacisk postawił jednak na e-faktury. W rezultacie to one powinny dominować w obrocie między firmami. Trzeba jednak zapewnić autentyczność ich pochodzenia i integralność treści. Jak wynika z par. 4 rozporządzenia w sprawie e-faktur, to podatnik określa, w jaki sposób spełni ten wymóg. Można to zrobić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W praktyce chodzi o skompletowanie dokumentów, z którymi faktura jest powiązana, a więc np. umowy sprzedaży, potwierdzenia wydania towarów, potwierdzenia zapłaty itp.
Poza kontrolami biznesowymi przepisy wskazują na dwa rozwiązania szczególne: podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem oraz elektroniczną wymianę danych (EDI), jeżeli dotycząca jej umowa przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. EDI polega na wymianie faktur, a w praktyce danych, które muszą się na nich znaleźć, między oprogramowaniem kontrahentów.
Zastosowanie e-podpisu lub EDI oznacza, że podatnik spełnił wymogi ustawowe. Inne sposoby nie zostały wprost określone w przepisach. Podatnicy mają dowolność, ale muszą to być metody, które zapewnią autentyczność i integralność. Przykładowo jest to przesłanie faktury w pliku PDFczy też udostępnienie jej na serwerze, do którego dostęp (zabezpieczony hasłem) mają obaj kontrahenci.
Podstawa prawna
Par. 4 rozporządzenia ministra finansów z 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. z 2012 r. poz. 1528).

Czy z faktury pro forma jest VAT

Przedsiębiorca wystawia faktury pro forma, które traktuje jako wezwanie do zapłaty za dostawę towaru. Dopiero później wystawia zwykłą fakturę dokumentującą transakcję. Czy od dokumentu pro forma też należy odprowadzić VAT do urzędu skarbowego?
Nie trzeba płacić VAT od faktury pro forma. Takie jest stanowisko fiskusa, co potwierdziła DGP Wiesława Dróżdż, rzecznik prasowy Ministerstwa Finansów. Oznacza to, że VAT należy odprowadzić dopiero z faktury właściwej.
Faktycznie jednak po tym, jak od 1 stycznia 2013 r. zaczęła obowiązywać nowelizacja rozporządzenia m.in. w sprawie wystawiania faktur, z dokumentami pro forma powstało zamieszanie. Jak informowali czytelnicy, część urzędów skarbowych zaczęła je traktować jak zwykłe faktury. W efekcie jeśli podatnik wystawiał faktury pro forma, a następnie zwykłe, to urzędnicy żądali dwukrotnej zapłaty VAT. Po wyjaśnieniach MF sytuacja wróciła do normy. Podatnicy mogą wystawiać faktury pro forma i nie muszą od nich uiszczać należnego podatku.
Przypomnijmy, że zgodnie z art. 106 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy VAT mają obowiązek wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, jej datę, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Szczegółowe zasady zostały określone we wspomnianym rozporządzeniu ministra finansów. Z kolei jak wynika z art. 108 ust. 1 ustawy o VAT, w przypadku gdy osoba prawna lub fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty. Dodajmy, że nowelizacja rozporządzenia nie wprowadziła zmian dotyczących faktur pro forma. Przed 1 stycznia 2013 r. też nie było obowiązku zapłaty wykazanego w nich VAT. Zamieszanie powstało w związku z likwidacją obowiązku oznaczania faktur słowami „Faktura VAT”.
Podstawa prawna
Art. 106 i 108 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).
Par. 5 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360 z późn. zm.).

Czy trzeba zachować skan faktury

Spółka otrzymuje faktury papierowe, które są następnie wprowadzane do jej elektronicznego systemu finansowo-księgowego. Czy może przechowywać dokumenty w formie obrazu elektronicznego (skanu) faktur papierowych?
Przepisy nie nakazują podatnikom przechowywania faktur w takiej samej formie, w jakiej je otrzymali. Pamiętać jednak należy, że zgodnie z par. 21 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów w sprawie m.in. wystawiania faktur trzeba zachować:
● wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym dokumenty będące duplikatami,
● otrzymane faktury, w tym dokumenty będące duplikatami.
Należy je przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Faktury trzeba trzymać od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Jak wyjaśnił minister finansów w interpretacji indywidualnej (z 28 czerwca 2013 r., nr IPPP1/443-448/13-2/AS), obecnie przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawianych kontrahentom na papierze w formie elektronicznej – w dowolny sposób, np. jako zapis na elektronicznych nośnikach danych. Trzeba jednak zrobić to tak, żeby można było je łatwo odszukać i zapewnić do nich bezzwłoczny dostęp, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie zawartych w nich danych.
Jeśli więc powyższe wymogi są spełnione, to możliwe jest przechowywanie otrzymanych w formie papierowej oryginałów faktur zakupu jedynie w formie zapisów obrazów elektronicznych.
Podstawa prawna
Par. 21 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360 z późn. zm.).

Czy można podać skróconą nazwę firmy

Podatnik, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, musi wystawiać faktury. Chciałby na nich podawać jedynie dane skrócone, np. bez imienia i nazwiska. Czy jest to możliwe?
Na fakturach trzeba podać nie tylko nazwę skróconą firmy, ale również inne dane podatnika. Z przepisów wynika, że konieczne jest umieszczenie na nich m.in. jego imienia i nazwiska. Faktura musi bowiem dokumentować sprzedaż i zawierać wszystkie wymagane prawem informacje. Jeśli zabraknie któregoś z tych elementów, to dokument jest nieprawidłowy. Potwierdził to minister finansów w interpretacji indywidualnej (z 1 lipca 2013 r., nr ILPP2/443-337/13-2/MN).
Podstawa prawna
Par. 5 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360 z późn. zm.).
Art. 106 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 177, poz. 1054 z późn. zm.).