Przedsiębiorca może potrącić wydatki na poczęstunek dla kontrahenta w siedzibie spółki.
ikona lupy />
Ilu podatników może dotyczyć problem wydatków na reprezentację / Dziennik Gazeta Prawna
Wydatki gastronomiczne firm, np. na poczęstunek w siedzibie lub na obiad w restauracji, budzą – jeśli chodzi o sposób ich ujęcia i rozliczenia – kontrowersje. Podstawowy problem polega na rozstrzygnięciu, czy należy je zaliczać do kosztów reklamy, o które zgodnie z przepisami można pomniejszyć przychody, czy też do kosztów reprezentacji, które nie mogą być potrącane.

Wyrok zamiast uchwały

Ogólna zasada obowiązująca w podatku dochodowym od osób fizycznych oraz podatku dochodowym od osób prawnych stanowi, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.) lub w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn.zm.). Wyłączone z kosztów podatkowych są m.in. wydatki na reprezentację. Przykładowo zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Problem polega na tym, co należy rozumieć pod pojęciem „reprezentacja”. Zdefiniowanie go jest niezbędne, aby ustalić, czy wydatki na zakup usług gastronomicznych oferowanych w trakcie spotkań z kontrahentami (odbywających się czy to w siedzibie podatnika, czy też poza nią) mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów. Spory o to podatnicy z fiskusem toczą od lat. Kładą nacisk, że nie chodzi o wytworne czy wystawne obiady albo kolacje, ale o zwykłe, przyjęte w biznesie praktyki. Celem jest np. omówienie spraw biznesowych lub podpisanie kontraktu – a ciasteczka czy obiad tylko temu towarzyszą. Organy podatkowe skłonne są rozumieć pojęcie reprezentacji bardzo szeroko, uznając za nią wszelkie wydatki gastronomiczne.
Orzecznictwo sądowe dotychczas było rozbieżne. Naczelny Sąd Administracyjny wbrew wnioskom i oczekiwaniom nie podjął uchwały, która wiązałaby inne składy orzekające, ale wydał w konkretnej sprawie wyrok w rozszerzonym składzie 7 sędziów (orzeczenie z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11). Tezy tego orzeczenia mogą być pomocne w rozstrzyganiu innych sporów i są dość korzystne dla podatników. Nie rozstrzygają jednak, kiedy mamy do czynienia z reprezentacją, a kiedy nie (a więc kiedy wydatek na obiad z klientem lub kontrahentem może być kosztem uzyskania przychodów). NSA nakazał rozpatrywanie każdego przypadku indywidualnie.

Istotna definicja

NSA wskazał, że w orzecznictwie wiele składów orzekających powoływało się na definicję słownikową reprezentacji. Pojęcie to, biorąc pod uwagę wykładnię językową, oznacza więc:
grupę osób, instytucję występującą w czyimś imieniu, reprezentującą czyjeś interesy, przedstawicielstwo;
okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.
Zgodnie z etymologią „repraesentatio” z języka łacińskiego oznacza wizerunek.
W ocenie NSA w kontekście regulacji podatkowych chodzi więc o okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną. Reprezentacją będą wszelkie wydatki, które w sposób ponadstandardowy kreują pozytywny wizerunek firmy, w tym wobec innych podmiotów, z którymi ona współpracuje.
W niektórych orzeczeniach sądy zwracały uwagę, że pojęcie reprezentacji należy rozumieć zgodnie z wykładnią dokonaną w innych dziedzinach prawa. Termin ten występuje bowiem w regulacjach z prawa cywilnego i prawa gospodarczego: w kodeksie spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.), ustawie o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 z późn. zm.) oraz kodeksie cywilnym. W przepisach tych terminu „reprezentacja” używa się zawsze w znaczeniu przedstawicielstwa, a nigdy w znaczeniu wystawności czy okazałości.

Miejsce bez znaczenia

W wyroku 7 sędziów NSA wskazał, że nie można jedynie skupić się na wykładni językowej spornego przepisu. Inaczej należałoby przyjąć, że tylko zakup wody, i to niegazowanej, na spotkania z kontrahentami może zostać uznany za koszt uzyskania przychodów. Sąd uznał, że miejsce świadczenia usług gastronomicznych nie ma znaczenia. Decydującego charakteru nie ma też to, czy chodzi np. o posiłek wystawny, mający cechy przepychu lub okazałości. Zdaniem NSA oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć na ich cel. Jeśli ich wyłącznym lub dominującym celem jest wykreowanie dobrego wizerunku podatnika, to mają one charakter reprezentacyjny. A więc są wyłączone z kosztów podatkowych.
Sąd dodał również, że badając, czy konkretny wydatek może być potrącony, należy wziąć pod uwagę to, jaka jest rzeczywistość gospodarcza. Chodzi o określenie, jakie są akceptowane i powszechnie stosowane zachowania w działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi też przejść test z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, a zatem musi mieć związek z przychodami lub zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła. Nie ma wątpliwości, że np. obiad dla rodziny na koszt firmy nie spełnia tego kryterium.
Sąd przyjął, że spółka, która poniosła wydatki związane z poczęstunkiem dla osób będących jej klientami, może je zaliczyć do kosztów, ponieważ stworzenie właściwego klimatu, jeśli chodzi o prowadzoną działalność, rodzi skutek w postaci zwiększenia przychodów. Pomiędzy poniesionym wydatkiem (poczęstunek) a osiągniętym przychodem zachodzi więc związek przyczynowy.

Jak się zabezpieczyć

Wyrok 7 sędziów NSA nie jest wiążący dla sądów w innych sprawach. Można go więc traktować jedynie jako pomoc przy określaniu, czy wydatek gastronomiczny można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Podatnicy nie mogą mieć więc pewności, że np. wojewódzkie sądy administracyjne zawsze będą orzekały zgodnie ze wskazówkami NSA. Wykładnią dokonaną przez ten sąd nie są również związane organy podatkowe. Podatnik powinien więc pomyśleć o tym, aby się zabezpieczyć na wypadek kontroli lub postępowania podatkowego. Najprostszym sposobem jest złożenie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej przez ministra finansów. Przypomnijmy, że wniosek należy opłacić (koszt – 40 zł) i dokładnie opisać w nim stan faktyczny. W przypadku gdy właściwy dyrektor izby skarbowej, który wydaje interpretacje indywidualne w imieniu ministra finansów, nie zgodzi się ze stanowiskiem podatnika, ten może wezwać go do usunięcia naruszenia prawa. Jeśli mimo to organ podatkowy nie zmieni stanowiska, podatnik może złożyć skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego.
Stworzenie właściwego klimatu rodzi skutek w postaci zwiększenia przychodów
Podstawa prawna
Art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).
Art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn.zm.)
Jak skorygować koszty za lata poprzednie
Co może zrobić podatnik, który dotychczas nie uwzględniał w kosztach podatkowych wydatków na obiady z klientami?
Izabela Ukonu, starszy konsultant w Accreo: Możliwość zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków przeznaczonych na np. obiady z klientami od wielu lat budzi poważne wątpliwości podatników. Należy jednak zauważyć, że w wyroku siedmiu sędziów z 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11) NSA wskazał, że należy każdy przypadek badać indywidualnie. Przy czym do kosztów podatkowych powinny być zaliczane wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu – w zakresie, w jakim jest to przyjęte w praktyce i zgodne z obyczajami, np. na lunch z kontrahentem. Wyłączone z kosztów uzyskania przychodów powinny być tylko takie wydatki, których głównym celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz.
Mając to wszystko na względzie, podatnicy, którzy dotychczas nie uwzględniali w rozliczeniach podatkowych wydatków na poczęstunek dla kontrahentów, mogą rozważyć zmianę swojego podejścia.
Jakie jest w praktyce pole manewru, jeśli chodzi o rozliczenia?
Przykładowo nie powinno budzić większych wątpliwości, że wydatki poniesione na poczęstunek, np. w postaci kawy, herbaty i ciastek oferowanych kontrahentom w siedzibie przedsiębiorcy podczas spotkań biznesowych, powinny być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Aktualnie nie ma wątpliwości, że taki poczęstunek jest zwyczajowo przyjęty. Z podobną sytuacją mamy do czynienia, gdy podatnik uda się z kontrahentem na lunch w przerwie wielogodzinnych narad. Pewne wątpliwości mogą powstać w przypadku bardzo wystawnych posiłków.
Należy jednak podkreślić, że sytuacja, w której podatnik rozpocznie zaliczanie do kosztów podatkowych wydatków na obiady z kontrahentami, w przypadku gdy wcześniej tego nie robił, może wzbudzić zainteresowanie organów podatkowych. W związku z tym podatnicy planujący zmianę podejścia powinni dołożyć wszelkich starań, aby zgromadzona przez nich dokumentacja, np. faktury, nie budziła żadnych wątpliwości.
Jak udowodnić, że obiad z kontrahentem miał na celu np. zawarcie kontraktu?
Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. To, w jaki sposób podatnik może udowodnić, że wydatek na konkretny obiad z kontrahentem był związany z uzyskaniem przychodów (np. w rezultacie zawarcia kontraktu), może budzić wątpliwości. Wydaje się, że brak jest dowodów, które wprost potwierdzałyby taką zależność. W związku z tym podatnik powinien przygotować dokumentację, która w sposób pośredni potwierdzałaby ten związek. W mojej ocenie podatnicy mogą np. opisywać faktury dokumentujące obiady z kontrahentami tak, aby z opisu wynikało, z którym kontrahentem odbył się dany lunch i jakiego projektu dotyczył (oczywiście w sytuacji, w której można to ustalić). W przypadku gdy lunch odbywa się w ramach większego spotkania, podatnicy mogą zachować np. jego agendę.