W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych świadczeń. W szczególności są to wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różne dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona. A ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak też wartość innych nieodpłatnych i częściowo odpłatnych świadczeń.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o PIT wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej – do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). Paragraf 7 ust. 1 tego aktu ustala dietę w czasie podróży krajowej na 30 zł za dobę.

Artykuł 775 par. 3–5 kodeksu pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.) stanowi natomiast, że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy spoza sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Dieta za dobę podróży służbowej nie może być jednak niższa niż ta określona dla zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Warunki rozliczania podróży służbowych u prywatnego pracodawcy mogą być natomiast bardziej korzystne niż te zawarte w rozporządzeniu ministra pracy.

Niezależnie jednak od obowiązujących u danego pracodawcy regulacji ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT korzysta wyłącznie ta część otrzymanego świadczenia na pokrycie kosztów wyżywienia w podróży służbowej (niezależnie od formy tego świadczenia), która nie przekracza diety ustalonej zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy.

Zatem wolna od PIT jest wyłącznie wartość otrzymanego świadczenia, która nie przekracza 30 zł. Nadwyżka stanowi podlegający opodatkowaniu przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego pracodawca jest obowiązany pobrać zaliczkę na podatek.