Do redakcji zwrócił się zdesperowany przedsiębiorca, który od paru miesięcy usiłuje odzyskać księgi podatkowe wraz z oryginałami dokumentów, np. faktur, przechowywane przez księgową, która od dawna nie rozlicza już jego firmy. – Mimo że sama wypowiedziała nam umowę, nie chce oddać ksiąg, które prowadziła w formie elektronicznej. Twierdzi, że są jej własnością. Za zwrot żąda dodatkowych pieniędzy. Co mogę w tej sytuacji zrobić? – pyta czytelnik.

Umowa najważniejsza

– Przedsiębiorcy rzadko dbają o to, aby w umowie doprecyzować kwestię przekazania dokumentów na wypadek rozwiązania współpracy z biurem rachunkowym. Jeśli nie ma stosownego zapisu, wówczas księgowa ma obowiązek wydać podatnikowi kopię ksiąg podatkowych, które prowadziła, oraz oddać oryginały dokumentów, na podstawie których rozliczała firmę – przekonuje Małgorzata Szczepańska, rzecznik prasowy Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.
Jak twierdzi, niechęć do oddania dokumentów może wynikać z wielu powodów, np. może być efektem zalegania klienta z płatnością za usługi, złośliwości księgowej, bałaganu w biurze, rzadziej – nierzetelności prowadzonych ksiąg.
W razie kłopotów radzi zażądać na piśmie zwrotu dokumentów i wyznaczyć termin, np. 7 dni, zastrzegając sobie przy tym prawo do poinformowania urzędu skarbowego o nieprawidłowościach w działaniu biura rachunkowego.
Takie zgłoszenie zwykle stanowi dla fiskusa zaproszenie do kontroli, by przyjrzeć się bliżej działalności księgowego.
Zbigniew Maciej Szymik, członek Krajowej Rady Doradców Podatkowych (niektórzy doradcy usługowo prowadzą księgi podatkowe klientom), zaleca zgłoszenie sprawy na policję i do prokuratury. Podkreśla, że sytuacja, kiedy księgi podatkowe są elementem swoistego szantażu, jest niedopuszczalna.
Przedsiębiorca może płacić podatki także gotówką lub kartą
Przedsiębiorca może płacić podatki także gotówką lub kartą

Zobacz również
– Księgi podatkowe, a w szczególności dokumenty dostarczane przez przedsiębiorcę, nie są własnością ani księgowej, ani doradcy podatkowego. Nie wolno ich przetrzymywać – podkreśla.
Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się powiadomić policję, mogą powołać się na kodeks karny (Dz.U. z 1997 r. nr 88, poz. 553 z późn. zm.), który przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 dla osób, które niszczą, uszkadzają, czynią bezużytecznym, ukrywają lub usuwają dokument, którym nie mają prawa wyłącznie rozporządzać (art. 276).
Innym rozwiązaniem jest skierowanie sprawy na drogę sądową i wystąpienie z powództwem cywilnym o zwrot dokumentów.



Samorząd (nie) ukarze

Odpowiednie zachowanie można też wymóc na nierzetelnej księgowej za pośrednictwem samorządu zawodowego, jeśli do niego należy.
– Warto sprawdzić, czy biuro, które obsługiwało firmę, jest członkiem Stowarzyszenia Księgowych w Polsce lub sygnatariuszem kodeksu zawodowej etyki w rachunkowości – podpowiada Małgorzata Szczepańska. Jeśli jest, to oddział SKwP może wszcząć postępowanie. W praktyce może jednak co najwyżej usunąć taką księgową ze stowarzyszenia. Żadnych kar dyscyplinarnych, z pozbawieniem uprawnień do wykonywania zawodu włącznie, zastosować nie może, ponieważ nie pełni funkcji samorządu zawodowego. Prowadzący księgi takiego samorządu po prostu nie mają.
Andrzej Nowaczewski, krajowy rzecznik dyscyplinarny samorządu biegłych rewidentów, zaznacza, że jeśli księgowa jest jednocześnie biegłym rewidentem (a w opisywanym przez nas przypadku jest), podlega odpowiedzialności dyscyplinarnej za postępowanie sprzeczne z przepisami prawa, zasadami niezależności oraz zasadami etyki zawodowej.

30–40 tys. tyle zgodnie z szacunkami ekspertów może działać w Polsce biur rachunkowych

– Skarga do Krajowej Izby Biegłych Rewidentów na członkinię samorządu, która pełniąc obowiązki księgowej, nie chce zwrócić dokumentacji podatnikowi po rozwiązaniu umowy, może doprowadzić do ukarania jej karą dyscyplinarną – tłumaczy Andrzej Nowaczewski.
Ustawa o biegłych rewidentach (art. 31 ust. 2; Dz.U. z 2009 r. nr 77, poz. 649 z późn. zm.) wśród kar wymienia upomnienie, naganę, karę pieniężną, zakaz wykonywania czynności rewizji finansowej przez okres od roku do 3 lat oraz wydalenie z samorządu biegłych rewidentów.
– U nas jest kodeks etyki, którego każdy licencjonowany doradca podatkowy jest zobowiązany przestrzegać. Gdyby takie zachowanie dotyczyło doradcy podatkowego, wiele do powiedzenia miałby rzecznik dyscyplinarny – informuje Zbigniew Maciej Szymik.
W przypadku doradców podatkowych kary za czyny sprzeczne z zasadami etyki określa art. 64 ust. 2 ustawy o doradztwie podatkowym (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 41, poz. 213). Może to być: upomnienie, nagana, zawieszenie prawa wykonywania zawodu przez okres od 6 miesięcy do 3 lat, a nawet pozbawienie prawa do wykonywania zawodu.
Wymogi wobec biur rachunkowych
Aby oferować usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych (w tym rozliczenia podatkowe), trzeba mieć obowiązkowe OC i uprawnienia:
● certyfikat księgowy lub
● uprawnienia biegłego rewidenta lub
● uprawnienia doradcy podatkowego.
Jeśli biuro rachunkowe zakłada:
● przedsiębiorca będący osobą fizyczną, sam musi mieć któryś z wymienionych tytułów lub dokumentów,
● inny przedsiębiorca, np. spółka cywilna czy z ograniczoną odpowiedzialnością, warunkiem jest, aby czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg wykonywały uprawnione osoby. Mogą one korzystać z pomocy osób nieuprawnionych, ale muszą zapewnić stały i bezpośredni nadzór nad wykonywaniem tych czynności.
Opracowanie: AP