Choć brak w tej kwestii wyraźnych regulacji, podatnicy anulują czasem wystawione faktury, a organy podatkowe pod pewnymi warunkami akceptują takie działanie.
Instytucja anulowania wystawionej przez podatnika faktury VAT nie została przewidziana ani w przepisach ustawy o VAT, ani w rozporządzeniach wykonawczych. W praktyce zdarza się jednak, że w sytuacji, w której – z różnych przyczyn – faktura została wystawiona niesłusznie, podatnicy anulują ją bez wyraźnej podstawy prawnej.
Organy podatkowe zasadniczo dopuszczają możliwość anulowania faktury sprowadzającą się do przekreślenia jej oryginału i kopii oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. W takiej sytuacji uznaje się, że sprzedawca powinien jednak przechowywać oryginał i kopię faktury w swojej dokumentacji.

Warunki, które muszą być spełnione

Anulowanie niesłusznie wystawionej faktury możliwe jest w świetle interpretacji ministra finansów pod warunkiem, że:
● nie doszło do faktycznego wykonania usługi czy dostawy towarów,
● faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego.
W opinii niektórych organów podatkowych drugi z wymienionych warunków pozostaje spełniony również w sytuacji, w której sprzedawca wysłał co prawda fakturę do kontrahenta, lecz została ona przez niego zwrócona. W takim wypadku anulowanie faktury powinno być możliwe, pod warunkiem że wystawca jest w posiadaniu oryginału i kopii oraz że faktura ta nie została uwzględniona w ewidencjach podatkowych ani u wystawcy, ani u nabywcy.
Jak prawidłowo wystawiać faktury VAT, w tym elektroniczne

Zobacz również
Anulowanie faktur zostało w takich warunkach uznane za uprawnione m.in. w interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi (z 23 sierpnia 2012 r., nr IPTPP2/443-484/12-2/AW) i w Katowicach (z 13 czerwca 2012 r., nr IBPP2/443-253/12/ICz).

Lepsza może okazać się korekta

Należy jednocześnie zwrócić uwagę, że takiego podejścia zdają się nie podzielać sądy administracyjne. W obrocie prawnym funkcjonują bowiem wyroki, zgodnie z którymi przez wprowadzenie faktury do obrotu prawnego należy rozumieć przekazanie jej poza strukturę organizacyjną wystawcy innemu podmiotowi, niezależnie od tego, jakie czynności w związku z doręczeniem podjął w stosunku do tego dokumentu kontrahent (zob. np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 12 października 2010 r., sygn. akt I FSK 1483/09). Jeżeli zatem dojdzie do sytuacji, w której niezasadnie wystawimy fakturę i nie będziemy mieli w tej sprawie interpretacji indywidualnej, bezpieczniejsze od anulowania okaże się zapewne skorygowanie błędnie wystawionego dokumentu za pomocą faktury korygującej.
Ponadto organy podatkowe słusznie podkreślają, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia uzasadnionego błędu. Wynika to z faktu, że podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

Tomasz Wagner, doradca podatkowy w Ernst & Young
Marek Chmura, ekspert w Ernst & Young