Sądy administracyjne dają wskazówki przedsiębiorcom, którym organy podatkowe w toku kontroli uznały posiadane przez nich faktury zakupowe za nierzetelne. Co do zasady kwoty wyszczególnione na takich fakturach nie mogą zostać uznane za koszty podatkowe. Jeśli jednak podatnik potwierdzi dokonanie takiej transakcji innymi, niebudzącymi wątpliwości dowodami, to może rozliczać ją w kosztach uzyskania przychodów. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 21 lipca 2011 r. (sygn. akt II FSK 1682/10, prawomocny). Trzeba pamiętać, że na podstawie art. 193 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.) księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Księgi podatkowe uważa się za rzetelne, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Za dokumenty rzetelne uznaje się więc dokumenty, które potwierdzają przeprowadzenie faktycznych zdarzeń gospodarczych (wydanie towaru w określonej ilości i zapłata za niego).
– Wszystkie dane prawdziwe, które dotyczą podstawy opodatkowania, muszą być uznane za użyteczne w postępowaniu i takich dowodów nie należy odrzucać z powodu wadliwości zapisów – mówi Katarzyna Ryszard, doradca podatkowy.
Podatnicy mogą dla pewności oprócz odebrania faktury sporządzić umowę sprzedaży, na której wyszczególnione będą dane sprzedawcy, adres zamieszkania – sprawdzone, a także opis towaru. Mogą to być również zeznania świadków czy pracowników firmy, którzy przyjęli zakupiony towar do magazynu i wykorzystali go w działalności gospodarczej.
Jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe.
Należy również pamiętać, że aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt podatkowy, niewystarczający potwierdzenie go wiarygodnym dowodem.
Konieczne jest przede wszystkim powiązanie danego wydatku z profilem działalności podatnika i uzyskiwanymi przez niego przychodami z tej działalności. A także sprawdzenie, czy dany wydatek nie został umieszczony na liście wydatków i odpisów, które nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.