Przepisy podatkowe nakładają na podatników obowiązek instalowania kas fiskalnych w odpowiednim terminie. Podatnicy, na których taka powinność zostanie nałożona, muszą kupić odpowiednie urządzenie, właściwie je uruchomić, a także serwisować.
Zakup urządzenia
Przed zakupem kasy warto przyjrzeć się nie tyko samemu urządzeniu, ale także temu, jak zorganizowany jest serwis danego producenta oraz jakie są koszty obsługi pogwarancyjnej. Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów, klienci zakupują urządzenie fiskalne wraz z obsługą serwisową (dodatkowo płatną), a każdy punkt otrzymuje roczną autoryzację producenta na sprzedaż urządzeń fiskalnych. Jeśli po tym okresie jej nie odnowi, traci autoryzację. Cena oferowana przez producenta lub dystrybutora jest ceną za urządzenie. Do tego, w zależności od firmy serwisowej, dochodzi koszt za instalację, fiskalizację itp., a cennik za te usługi kształtuje rynek lokalny. Również przegląd kasy rejestrującej, którego użytkownik musi dokonać raz w roku, to koszt, który trzeba uwzględnić przed wyborem dostawcy urządzenia.
Ulga do uwzględnienia
Podatnicy, którzy muszą kupić, zainstalować i stosować kasę, mogą skorzystać z ulgi na jej zakup. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 50 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej jednak niż 2,5 tys. zł.
W przypadku gdy podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach i wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jest podatnikiem zwolnionym od VAT, urząd skarbowy dokonuje zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy rejestrującej na rachunek bankowy podatnika w terminie do 25. dnia od daty złożenia wniosku o taki zwrot przez podatnika.
WAŻNA LICZBA
5 lat - tyle czasu podatnicy muszą przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem. Okres ten liczy się od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku
Aby skorzystać z tej ulgi, przedsiębiorca musi złożyć do naczelnika właściwego urzędu skarbowego, przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania, pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu (adresie) ich używania. W przypadku podatników, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę rejestrującą, zgłoszenie może być dokonane na formularzu zawiadomienia o miejscu instalacji kasy rejestrującej zgodnie z przepisami dotyczącymi kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników, o ile zawiadomienie to zostało złożone przed powstaniem obowiązku ewidencjonowania.
Instalacja i obsługa
Gdy podatnik kupił już kasę, musi zgłosić ten fakt w terminie siedmiu dni od dnia jej fiskalizacji do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Po otrzymaniu numeru należy go nanieść w sposób trwały na obudowę kasy. Posiadając urządzenie fiskalne, trzeba prowadzić książkę kasy, którą trzeba przechowywać przez okres jej użytkowania. Trzeba ją udostępniać na żądanie właściwych organów, a także służby serwisowej.
Podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących muszą rejestrować każdą sprzedaż w kasie i drukować z każdej sprzedaży paragon fiskalny oraz wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy. Konieczne jest także sporządzanie raportu fiskalnego dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym oraz sporządzania raportu fiskalnego za okres miesięczny po zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu.
Inne obowiązki to m.in.: dokonywanie wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej z rolki; przechowywanie kopii dokumentów kasowych do końca upływu okresu przedawnienia podatkowego; stosować kasę wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży, bez prawa jej używania przez osoby trzecie.
Ważny serwis
Wybór dobrego punktu serwisowego jest tak samo ważny, jak zakup samej kasy, a nawet powinien go poprzedzać. Przedsiębiorcy mogą jednak korzystać z usług tylko jednego konkretnego punktu serwisowego.
Każde urządzenie posiada swoją książkę serwisową, do której w chwili zakupu wpisywane są dane dwóch osób - serwisanta podstawowego i rezerwowego. Od tego momentu tylko te dwie osoby są uprawnione do wszelkich czynności serwisowych, np. fiskalizacji, przeglądu, napraw i innych działań serwisowych, a każdą interwencję serwisant jest zobowiązany wpisać do książki serwisowej danego urządzenia. Taka książka powinna być przechowywana w miejscu instalacji kasy fiskalnej. Dodatkowo podatnik ma obowiązek przechowywania książki przez pięć lat po zakończeniu pracy na kasie lub zapełnieniu pamięci fiskalnej. Jeśli natomiast dojdzie np. do zgubienia, zniszczenia bądź zapełnienia wpisami książki serwisowej, wówczas o zaistniałym fakcie należy powiadomić serwis i urząd skarbowy.
Kolejnym ważnym elementem jest, aby serwis był szybki, a interwencja skuteczna. Ma to szczególne znaczenie w przypadku punktów handlowych, w których zamontowana jest tylko jedna kasa, a przedsiębiorca nie posiada rezerwowego urządzenia. W przypadku usterki kasy taki punkt handlowy nie ma prawa prowadzić działalności i musi zostać zamknięty do czasu naprawy. Z tego powodu należy też poważnie rozważyć, czy warto kupować urządzenie fiskalne np. na aukcji internetowej. Oszczędność w tym wypadku może okazać się pozorna, ponieważ odległość dzieląca klienta i punkt serwisowy podniesie koszty serwisu oraz będzie uniemożliwiała sprawną obsługę klientów, którym należy wydać paragon, szczególnie że często interwencje serwisowe dotyczą prostych napraw lub dodatkowego szkolenia personelu obsługującego kasę.
Jeśli jednak użytkownik byłby niezadowolony z jakości usług serwisowych lub chciałby z powodu np. przeniesienia swojego punktu handlowego do innego miasta zmienić punkt serwisowy, może wystąpić z wnioskiem do producenta urządzenia o zgodę na taką zmianę.
CO MUSI ZAWIERAĆ PARAGON FISKALNY
  •  imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby podatnika,
  •  numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
  •  numer kolejny wydruku,
  •  datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży,
  •  nazwę towaru lub usługi,
  •  cenę jednostkową towaru lub usługi,
  •  ilość i wartość sprzedaży,
  •  wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek,
  •  wartość sprzedaży zwolnionej z podatku,
  •  łączną kwotę podatku,
  •  łączną kwotę należności,
  •  kolejny numer paragonu fiskalnego,
  •  kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
  •  logo fiskalne, zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia, oraz numer unikatowy pamięci fiskalnej kasy.
Należy pamiętać, iż informacje te (poza datą sprzedaży) muszą znajdować się na paragonie we wskazanej wyżej kolejności. Logo fiskalne i numer unikatowy muszą być umieszczone centrycznie w linii i obowiązkowo kończyć paragon fiskalny.
EWA MATYSZEWSKA
ewa.matyszewska@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).
■ Rozporządzenie ministra finansów z 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz.U. nr 108, poz. 948 z późn. zm.).