Od 1 maja 150 tys. nowych podatników będzie musiało stosować kasy fiskalne w swojej działalności. Kasę fiskalną trzeba będzie zainstalować i stosować po przekroczeniu obrotów w wysokości 20 tys. zł lub 40 tys. zł.
Już za niecałe dwa tygodnie nowe grupy podatników będą musiały zainstalować kasy rejestrujące, niezależnie od tego, czy płacą VAT (adwokaci, detektywi czy nawet pomoc domowa), czy są z niego zwolnieni. Jak wskazuje Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy, partner w KNDP, dla obowiązku stosowania kas nie ma znaczenia, czy podatnik jest zwolniony przedmiotowo (lekarze, pielęgniarki), czy korzysta ze zwolnienia podmiotowego (do 150 tys. zł).
– Obowiązek stosowania kas dotyczy tylko sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych – wyjaśnia Andrzej Nikończyk.
Oznacza to, że nie muszą instalować kas podatnicy sprzedający towary lub usługi innym podatnikom oraz objęci innym zwolnieniem.

Sprawdź zwolnienie

Minister finansów pozostawił w przepisach regulacje określające zakres oraz przesłanki zwolnienia z obowiązku rejestrowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych. Andrzej Pośniak, prawnik, doradca podatkowy z CMS Cameron McKenna, wyjaśnia, że zasadniczo listę usług, których świadczenie nie będzie obligowało podatników do korzystania z kasy fiskalnej, można łatwo znaleźć w nowym rozporządzeniu do ustawy o VAT.
Nasz rozmówca zwraca uwagę na zwolnienia podmiotowe, które mają zastosowanie ze względu na okoliczności dotyczące podatnika, a nie świadczonych przez niego usług.
– Podatnik może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego, gdy wartość prowadzonej przez niego sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekroczy 40 tys. zł (dla podatników rozpoczynających działalność 20 tys. zł) – wylicza Andrzej Pośniak.
Ponadto – jak dodaje ekspert – nie będą musieli stosować kasy podatnicy, jeśli każda ich sprzedaż jest dokumentowana fakturą, odbiorców usług (osób fizycznych nieprowadzących działalności) w roku jest nie więcej niż 20 osób, zaś liczba świadczonych usług (w roku) nie przekracza 50. Wreszcie zwolniona z obowiązku ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej jest sprzedaż, za którą płatność następuje w formie bezgotówkowej (za pośrednictwem rachunku bankowego), zaś z dokumentów i ewidencji posiadanych przez podatnika wynika, której sprzedaży zapłata dotyczyła.
– Dwa ostatnie z wymienionych zwolnień mają zastosowanie nawet przy przekroczeniu przez podatnika limitu 40 tys. zł – podkreśla Andrzej Pośniak.

Zgłoś kasę w urzędzie

Od 1 maja niektóre grupy zawodowe, które dotychczas korzystały ze zwolnienia z obowiązku stosowania kas rejestrujących, np. lekarze i prawnicy, będą musiały zapoznać się przynajmniej z podstawowymi zasadami związanymi z tą formą ewidencji. Marek Wojda, doradca podatkowy w Baker & McKenzie, przypomina, że na początek warto się upewnić, czy w danym przypadku rzeczywiście taki obowiązek powstał. Jeśli podatnik dokonuje sprzedaży wyłącznie na rzecz przedsiębiorców (np. prawnik obsługujący wyłącznie spółki czy lekarze wykonujący usługi na rzecz NFZ), nie jest zobowiązany do stosowania kasy. Obowiązek ten dotyczy bowiem wyłącznie transakcji z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (ewentualnie rolnikami ryczałtowymi). W przypadku gdy sprzedaż na rzecz takich osób fizycznych jest prowadzona, lecz jej wartość jest niewielka, warto upewnić się, czy jest możliwe skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego.
– Jeżeli obowiązek stosowania kasy powstał, należy zapoznać się z zasadami ich stosowania, w szczególności obowiązkami określonymi w rozporządzeniu wykonawczym – radzi Marek Wojda.
Oprócz dosyć oczywistych, takich jak wydawanie paragonu klientowi, przepisy te określają m.in. obowiązek zgłoszenia kasy do naczelnika urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od jej fiskalizacji czy obowiązek dokonywania okresowych przeglądów technicznych.

Skorzystaj z ulgi

Nowe obowiązki ewidencyjne szczególnie odczują biura księgowe oraz prawnicy i lekarze, świadczący usługi głównie dla klientów indywidualnych. Takiego zdania jest Tobiasz Dolny, asystent w KPMG, który podkreśla, że zakup kasy rejestrującej wiąże się z wydatkiem rzędu kilkuset, a nawet kilku tysięcy złotych (w zależności od modelu).
Zgodnie z przepisami podatnicy, którzy w odpowiednim terminie rozpoczną ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kas, uzyskają prawo do odliczenia kwoty wydatkowanej na nabycie każdej z nich do wysokości 90 proc. ceny jej zakupu, nie więcej jednak niż 700 zł od jednego urządzenia.
– Aby skorzystać z ulgi, należy przed uruchomieniem kas złożyć pisemne zgłoszenie do urzędu skarbowego, informujące o liczbie urządzeń i miejscu ich używania. Podstawą do dokonania odliczenia będzie natomiast posiadanie dowodu dokonania zapłaty za kasę fiskalną – przypomina Tobiasz Dolny.
Nasz rozmówca wskazuje także, że w przypadku gdyby podatnik zaprzestał ewidencjonowania za pomocą kas w ciągu 3 lat od jego rozpoczęcia, będzie zmuszony zwrócić równowartość uzyskanej ulgi. Kwestią sporną pozostaje z kolei prawo do odliczenia kwot wydatkowanych na zakup kolejnych urządzeń nabywanych przy okazji rozszerzania działalności.
– Choć nie wynika to wprost z przepisów, organy podatkowe stoją na stanowisku, że ulga przysługuje tylko jeden raz, w momencie rozpoczęcia ewidencjonowania – ostrzega ekspert z KPMG.



Uważaj na sankcje

Podatnikom, którzy po 1 maja – mimo ciążącego na nich obowiązku ewidencjonowania sprzedaży w kasie fiskalnej – nie będą jej stosowali, grożą negatywne konsekwencje. Jakub Rychlik, doradca podatkowy, jako pierwszy skutek wymienia to, że organ podatkowy oszacuje wysokość niezaewidencjonowanego obrotu i ustali na tej podstawie wysokość należnego podatku dochodowego oraz VAT. Ponadto możliwe będzie ustalenie dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości odpowiadającej 30 proc. kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług za okres rozpoczynający się od chwili, w której powstał obowiązek ewidencji na kasie fiskalnej do czasu faktycznego rozpoczęcia jej użytkowania.
Dodatkowo – jak stwierdza Jakub Rychlik – podatnik będzie ponosił odpowiedzialność karną skarbową za nieprowadzenie księgi, którą są zapisy kasy fiskalnej, oraz za uszczuplenie podatków dochodowego oraz od towarów i usług, jeżeli podatnik nie będzie od nich zwolniony.
Jakub Rychlik radzi, aby pamiętać, że osobom fizycznym, które za brak kasy fiskalnej ponoszą odpowiedzialność przewidzianą w kodeksie karnym skarbowym, organ podatkowy nie będzie mógł wymierzyć 30-proc. dodatkowego zobowiązania podatkowego.
Najczęściej kupowane kasy
Nano, 1290 zł netto, www.novitus.pl
Mobile, 1099 zł netto, www.posnet.com.pl
Mini, 1090 zł netto, www.elzab.com.pl
Bravo, 999 zł netto, www.novitus.pl
Expert, 899 zł netto, www.gmtr.pl
ikona lupy />
Lekarze powinni postawić na kasy przenośne
Dorian Liszcz | ekspert firmy GMTR, polskiego producenta kas i drukarek fiskalnych
Zarówno lekarze, jak i prawnicy powinni nabyć kasy przenośne. Wszystkie kasy są obecnie wyposażone w baterię umożliwiającą pracę bez zewnętrznego zasilania. Nie jest to jednak warunek wystarczający do tego, by kasę nazwać przenośną. O mobilności świadczą jej gabaryty i waga, która nie powinna przekroczyć 1 kg. Lekarz powinien wykorzystywać kasę wszędzie tam, gdzie przyjmuje pieniądze od pacjenta. Również w czasie wizyt domowych. Dlatego warunkiem do komfortowego użytkowania takiego urządzenia są jego małe gabaryty i mała waga. Warto też sprawdzić, czy kasa zmieści się w podręcznym bagażu. Prawnicy powinni również wybierać jak najmniejsze urządzenie, choćby po to, by pomiędzy kolejnymi klientami móc łatwo umieścić kasę w szufladzie czy innym ergonomicznym miejscu.
Z uwagi na niezbyt częstą konieczność rejestrowania transakcji kopia elektroniczna wydaje się niepotrzebnym gadżetem dla lekarza czy prawnika. Kopia elektroniczna może być dużo bardziej kłopotliwa w użytkowaniu od standardowej zmiany rolki papierowej w kasie – szczególnie gdy awarii ulegnie pamięć zewnętrzna flash SD card, na której zapisywane są kopie paragonów. Tak pospolity defekt oznacza poważną usterkę kasy i konieczność wizyty w serwisie. Producenci pamięci Flash nie gwarantują całkowitej poprawności przechowywanych danych w okresie wymaganym przez Ministerstwo Finansów.
ikona lupy />
Prawnicy mogą zainstalować oprogramowanie
Marcin Mordak | dyrektor handlowy spółki zajmującej się dystrybucją marki Legal Office PL dostarczającej rozwiązania techniczne na potrzeby kancelarii prawniczych
Kasy fiskalne, z racji specyfiki zawodu prawnika, nie zawsze są najlepszym rozwiązaniem, a przynajmniej niejedynym. Oprogramowanie dla kancelarii z modułem fakturującym i fiskalizującym, zintegrowane z drukarką fiskalną może być kompromisem. Program komputerowy wspiera administrowanie sprawami pod względem merytorycznym i finansowym. Jest zintegrowany z systemem Microsoft. Nowoczesna drukarka fiskalna jest mała – można powiedzieć, że mieści się w dłoni – ma estetyczny design, i może występować również w wersji bezprzewodowej. Tego typu urządzenia dysponują modułem zapamiętującym dokumenty fiskalne na karcie pamięci. Dlatego nie trzeba przechowywać wydruków.
Prawnicy, którzy od 1 maja będą musieli używać kas, powinni pamiętać, aby w odpowiednim terminie zawiadomić urząd skarbowy o powstałym obowiązku ewidencji i określić liczbę urządzeń, które chcą uruchomić. Najlepiej zająć się tym już w kwietniu, ponieważ do 1 maja każde urządzenie musi zostać zafiskalizowane. Fiskalizacji dokonuje pracownik serwisu autoryzowanego sprzedawcy. Następnie, w terminie 7 dni, podatnik musi złożyć na piśmie zgłoszenie do naczelnika urzędu skarbowego. Od niego otrzymuje numer ewidencyjny urządzenia, który ma zostać na nie trwale naniesiony. Jeśli kupujemy urządzenie u autoryzowanego sprzedawcy, zazwyczaj to on załatwia te formalności.