Podatnicy podają NIP we wszystkich dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, które pobierają organy podatkowe.

Numer identyfikacji podatkowej jest zestawem cyfr tak dobranych, że wyklucza powtórzenie się takiej samej kombinacji dla dwóch różnych podmiotów. NIP jest nadawany danej osobie tylko raz w jej życiu. W sprawach dotyczących zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych podatnicy mają obowiązek podawać NIP na żądanie niektórych organów.

O nadanie NIP będą musieli wystąpić podatnicy, którzy np. po raz pierwszy podejmują pracę zarobkową. Ten sam obowiązek dotyczy także studentów czy uczniów. Warto jednak wiedzieć, że takie osoby mogą złożyć zgłoszenie identyfikacyjne o nadanie NIP za pośrednictwem swojego pracodawcy (patrz kroki).