Aby uzyskać certyfikat księgowy, trzeba złożyć wniosek zgodny ze wzorem i dołączyć aktualne dane.
Złożenie niekompletnych dokumentów o wydanie certyfikatu księgowego do Ministerstwa Finansów wydłuża czas uzyskania uprawnień. W przypadku bowiem niezłożenia wszystkich niezbędnych informacji wnioskodawca zostanie wezwany o uzupełnienie danych. Od 2009 roku obowiązują zaostrzone wymogi dotyczące dokumentacji o wydanie certyfikatu.
Resort finansów przyznaje, że często w składanych dokumentach brak jest stosownej informacji dotyczącej wymiaru czasu pracy, w jakim była nabywana praktyka w księgowości. Niepewność dotycząca tego istotnego wymogu musi zostać wyeliminowana przed wydaniem certyfikatu księgowego albo decyzji odmawiającej jego wydania.
Urzędnicy ministerialni wskazują również na pozostałe wymogi, pomijane lub niewystarczająco potwierdzane w dokumentach składanych do departamentu rachunkowości. Po pierwsze wniosek o wydanie certyfikatu księgowego składany jest z pominięciem obowiązującego formularza (wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 rozporządzenia w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg). Po drugie wnioskodawcy nie dołączają lub składają nieaktualne (wydane wcześniej niż 30 dni przed datą złożenia wniosku) informacje o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego. Z kolei w przypadku ukończenia studiów podyplomowych brak jest często potwierdzenia (w formie odpisu dyplomu) ukończenia studiów wyższych magisterskich.
Osoby posiadające certyfikat uprawnione są do wykonywania czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych obejmuje m.in. prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczowego stanu aktywów i pasywów, sporządzanie sprawozdań finansowych.
