Wydatki związane z eksploatacją samochodów będących środkami trwałymi w firmie są księgowane bezpośrednio w ciężar kosztów uzyskania przychodów na podstawie dokumentów (faktur, rachunków) potwierdzających ich poniesienie.
Wydatki z tytułu używania samochodów niezaliczanych do środków trwałych w firmie są natomiast rozliczane na nieco innych zasadach. Podstawowe znaczenie ma w tym przypadku podział na samochody osobowe oraz inne samochody. Wydatki na eksploatację samochodów osobowych są limitowane. Wydatki na ten cel mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów jedynie do wysokości kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika (udokumentowanej w ewidencji przebiegu pojazdu) oraz stawki za jeden kilometr przebiegu (określonej w odrębnych przepisach). Wydatki z tytułu używania pozostałych samochodów nie podlegają żadnym ograniczeniom i w całości stanowią koszt uzyskania przychodu.
Z tego punktu widzenia istotne znaczenie ma określenie tego, co rozumiemy przez pojęcie samochod osobowy. Jest to o tyle istotne, że definicja takiego samochodu różni się od tego, jakie znaczenie pojęcie to ma w mowie potocznej.

Definicja samochodu osobowego

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.) definiują samochód osobowy jako pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż dziewięć osób łącznie z kierowcą.
Za samochód ciężarowy uznany będzie również:
● pojazd samochodowy mający jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, klasyfikowany na podstawie przepisów prawa o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van,
● pojazd samochodowy mający więcej niż jeden rząd siedzeń, które oddzielone są od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą i u którego długość części przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona po podłodze od najdalej wysuniętego punktu podłogi pozwalającego postawić pionową ścianę lub trwałą przegrodę pomiędzy podłogą a sufitem do tylnej krawędzi podłogi, przekracza 50 proc. długości pojazdu; dla obliczenia proporcji, o której mowa w zdaniu poprzednim, długość pojazdu stanowi odległość pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu, a tylną krawędzią podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków, mierzona w linii poziomej wzdłuż pojazdu pomiędzy dolną krawędzią przedniej szyby pojazdu a punktem wyprowadzonym w pionie od tylnej krawędzi podłogi części pojazdu przeznaczonej do przewozu ładunków,
● pojazd samochodowy, który ma otwartą część przeznaczoną do przewozu ładunków,
● pojazd samochodowy, który posiada kabinę kierowcy i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
● pojazd samochodowy będący pojazdem specjalnym w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy o VAT, czyli: agregat elektryczny, agregat spawalniczy, bankowóz, do prac wiertniczych, koparka, koparkospycharka, ładowarka, oczyszczanie dróg, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, pomoc drogowa, zimowego utrzymania dróg, żuraw samochodowy, pogrzebowy.
W przypadku pojazdów samochodowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony spełnienie wymagań określonych w ustawie o PIT, pozwalających na niezaliczenie danego pojazdu samochodowego do samochodów osobowych, stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego. Badanie musi być przeprowadzone przez okręgową stację kontroli pojazdów i potwierdzone zaświadczeniem wydanym przez tę stację, a w dowodzie rejestracyjnym pojazdu powinna być właściwa adnotacja o spełnieniu wspomnianych wymagań. Nie jest natomiast wymagane przeprowadzanie dodatkowego badania technicznego w przypadku samochodów będących pojazdami specjalnymi w rozumieniu przepisów prawa o ruchu drogowym o przeznaczeniach wymienionych w załączniku nr 9 do ustawy o VAT.
Zaświadczenie potwierdzające badanie techniczne podatnik obowiązany jest dostarczyć w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego.
To jest tylko część artykułu, zobacz pełną treść w e-wydaniu Gazety Prawnej.

W pełnej wersji artykułu znajdziesz odpowiedzi na pytania:

- Używanie prywatnego samochodu
- Dokumentowanie poniesionych wydatków
- Używanie auta do prywatnych celów
- Dojazdy do miejsca prowadzenia działalności
- Użyczenie prywatnego samochodu
- Wydatki na ubezpieczenie samochodu
- Straty powypadkowe i kradzieże
- Amortyzacja firmowego samochodu
- Ustalanie wartości początkowej pojazdu
- Zasady amortyzacji samochodów osobowych
- Samochody używane i ulepszone
- Wybór metody amortyzacji
- Optymalizacja kosztów zakupu auta
- Skutki nienaliczenia amortyzacji
- Sprzedaż firmowego samochodu
- VAT od sprzedaży samochodu