Prowadzenie w ramach samozatrudnienia firmy w domu (mieszkaniu) nie należy do zjawisk szczególnie nietypowych. Wręcz przeciwnie, zdarza się dość często. Taka forma prowadzenia działalności jest o tyle wygodna, że pozwala uniknąć dodatkowych wydatków związanych z opłatami czynszowymi czy opłacaniem mediów w specjalnie wynajętych na cele działalności pomieszczeniach. Zresztą w przypadku firm jednoosobowych takie wynajmowanie siedziby mijałoby się z celem i byłoby nielogiczne.
Prywatny telefon w kosztach
Oczywiście prowadząc firmę w prywatnym domu czy mieszkaniu, taki przedsiębiorca ma możliwość zaliczania do kosztów podatkowych części wydatków związanych z utrzymaniem takiego mieszkania lub domu. Wśród innych wydatków może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (kosztów podatkowych) także wydatki poniesione w związku ze służbowymi rozmowami telefonicznymi wykonanymi z telefonu prywatnego.
Istotne jest jednak, by były to tylko koszty tych rozmów, które dotyczyły spraw firmowych, nie zaś koszt dwugodzinnej pogadanki z ciocią zza oceanu. Obowiązuje tu, tak jak i w przypadku innych wydatków, zasada, że kosztem podatkowym są tylko te wydatki, które przyczyniają się lub mogą przyczynić się do uzyskania przychodów z naszej działalności albo też pozwalają nam zabezpieczyć źródło naszych dochodów.
Stąd użytkując prywatny telefon w ramach prowadzonej firmy, należy bardzo starannie rozliczyć związane z tym koszty na te, które dotyczą firmy i są kosztem podatkowym oraz te, które mają charakter prywatny i kosztem podatkowym być nie mogą.
Bez wydatków na abonament
Z tego prosty wniosek, że wysokość takiego wydatku można ustalić jedynie na podstawie bilingu i faktury za telefon. Nie ma w tym przypadku możliwości rozliczenia tych wydatków ryczałtem. Na tej podstawie sporządzamy tzw. dowód wewnętrzny, pod który należy podpiąć sobie rachunek za telefon i biling, a który stanowi podstawę do zaksięgowania (wpisania) wydatków na telefon w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Co ważne, do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć abonamentu za taki prywatny telefon wykorzystywany w firmowych celach. Argument za tym, dlaczego tak być musi, jest i prosty, i oczywisty. Abonament musimy płacić za telefon niezależnie od tego, czy i do jakich celów w danym miesiącu go używaliśmy. Trudno zatem uznać, że jest to wydatek poniesiony po to, by uzyskiwać z naszej działalności przychody.
Przeniesienie na firmę nie zawsze pomaga
Z uwagi na to ostatnie ograniczenie często zdarza się tak, że osoby prowadzące firmę w domu czy mieszkaniu, w którym normalnie zamieszkują, przenoszą numer telefonu na firmę, co niestety jest i czasochłonne, i kosztowne. Tymczasem wbrew powszechnemu przekonaniu samo przeniesienie numeru prywatnego telefonu na firmę nie rozwiązuje problemu.
A to dlatego, że wcale nie daje gwarancji, że wszystkie związane z używaniem tego telefonu wydatki uda się zaliczyć do kosztów podatkowych. Nawet wtedy, gdy telefon jest już w stu procentach telefonem firmowym, nadal obowiązuje generalna zasada, że kosztem są tylko te związane z jego używaniem wydatki, które pozostają w związku z prowadzoną działalnością (służą lub przynajmniej spodziewamy się, że posłużą uzyskiwaniu przychodów z tejże działalności).
Fiskus ma zaś dostatecznie dużo narzędzi kontrolnych, które pozwalają mu zweryfikować to, czy wydatki te rzeczywiście taki charakter miały. W przypadku użytkowania telefonu najczęściej jest tak, że urzędnicy dokonują weryfikacji bilingów rozmów telefonicznych.
Kontrola ta jest zazwyczaj wyjątkowo dokładna i nadspodziewanie skuteczna. Wyciągi z rozmów telefonicznych dość dokładnie pozwalają ustalić przedstawicielom fiskusa, z kim rozmawialiśmy i czy prawdopodobne w związku z tym jest to, że była to rozmowa związana z prowadzonym biznesem. W ten sposób zazwyczaj bardzo szybko z listy opłat za telefon eliminowane są wszystkie wydatki związane z rozmowami z bliższą i dalszą rodziną.
Obrona polegająca na twierdzeniu, że przecież brat, dziadek czy kuzynka też prowadzą firmę, bywa zawodna, chyba że możemy udokumentować jakieś związki handlowe z taką firmą.
Fiskus szuka prywatnych rozmów
Zdarza się też, że gdy przedstawicielom fiskusa w wyniku takiej analizy uda się udowodnić, że większość rozmów miała charakter prywatny, kwestionują oni nie tylko koszty konkretnych rozmów, lecz także opłaty abonamentowe, dowodząc, że zarejestrowanie telefonu na firmę to fikcja, pozorna czynność służąca wliczeniu do kosztów podatkowych wydatków prywatnych. Oczywiście można takie stanowisko kwestionować i spierać się o to z fiskusem.
Trzeba jednak od razu zdać sobie sprawę z tego, że o ile obronienie abonamentu jako kosztu podatkowego jest wielce prawdopodobne, o tyle w przypadku rozmów, które na podstawie wyciągów od operatora zostały uznane za odbywane w celach prywatnych, rzadko się udaje.
Na szczęście w sytuacjach odwrotnych, tzn. gdy wydatki na firmowe rozmowy stanowią zdecydowaną większość kosztów użytkowania telefonu, zaś rozmowy prywatne są prowadzone sporadycznie, organy podatkowe nie kwestionują takich wydatków w ogóle. Chodzi zatem przede wszystkim o to, by zachować zdrowe proporcje, gdy już decydujemy się na przeniesienie prywatnego numeru na firmę prowadzoną w miejscu, w którym równocześnie mieszkamy.