Podstawowym zadaniem audytora wewnętrznego w sektorze finansów publicznych i prywatnym jest pomoc w usprawnieniu firmy czy innego podmiotu, w którym pracuje, czyli zwiększenie jego wartości dodanej. Dlatego też początkujący audytorzy powinni skorzystać z kilku rad ekspertów.
Według Agnieszki Bryl, menedżera w Dziale Doradztwo Biznesowe Ernst & Young, podstawowym, choć często niedocenianym, warunkiem sukcesu w audycie jest dobre przygotowanie. Przed rozpoczęciem projektu konieczne jest więc poznanie specyfiki działania badanego podmiotu: jego celów strategicznych i operacyjnych, procesów i otoczenia prawnego. W praktyce wielu mniej doświadczonych audytorów ogranicza się do realizacji procedur zaprojektowanych przez przełożonych bez zrozumienia szerszego kontekstu, w jakim działa firma.
Specyfika podmiotu
Ekspert wyjaśnia że prowadzi to często do błędnej identyfikacji ryzyk, przeoczenia istotnych słabości w systemie kontroli wewnętrznej czy obszarów nieefektywności. By tego uniknąć, warto poświęcić trochę czasu na to, by lepiej zrozumieć biznes, przykładowo poprzez rozmowę z kierownictwem bądź wizytę w hali produkcyjnej.
Z kolei Paweł Stachowiak, specjalista z Działu Doradztwo Biznesowe Ernst & Young, zwraca uwagę na zalety odpowiedniej współpracy z pracownikami. Należy korzystać z ich specjalistycznej wiedzy, szczególnie gdy audytor ma ograniczony czas na realizację zadania.
- Większość początkujących audytorów obawia się obnażenia swojej niewiedzy. Dlatego w trakcie rozmów z pracownikami nie zadają pytań - uważa rozmówca. Warto podkreślić, że audytor nie musi być ekspertem w każdym zakresie. Należy więc pytać o rzeczy niezrozumiałe. Często bowiem kryje się za nimi wartościowa informacja.
Kolejny błąd, który mogą popełniać początkujący audytorzy, to próba udowadniania z góry przyjętej tezy.
Jak twierdzi Paweł Stachowiak, jednym z kryteriów oceny pracy audytora jest liczba zidentyfikowanych problemów i wydanych rekomendacji. Stąd często pojawia się obawa przed brakiem istotnych ustaleń i dążenie to tego, aby znaleźć „coś” za wszelką cenę. Ekspert przestrzega, że prowadzi to niekiedy do mnożenia spraw drugorzędnych, wyciągania wniosków niepopartych wystarczającymi dowodami lub udowadniania z góry przyjętej tezy. W praktyce liczy się jednak nie liczba, lecz jakość wniosków z audytu. Jedna wartościowa rekomendacja znaczy więcej niż szereg nieistotnych zaleceń. Dlatego należy się skupić na kwestiach, które mają największą wartość dodaną dla firmy.
Przyjęcie raportu
Jednym z większych wyzwań stojących przed audytorem jest przyjęcie raportu przez badany podmiot. Potwierdza to Agnieszka Bryl. Przyznaje ona, że nierzadko zdarza się, że ustalenia z audytu są kwestionowane przez ich adresatów na spotkaniu podsumowującym, tuż przed zakończeniem projektu. Wynika to najczęściej z błędów w komunikacji we wcześniejszych fazach projektu.
- Aby tego uniknąć, należy wszelkie wstępnie zidentyfikowane kwestie skonsultować z przełożonym oraz potwierdzić ich właściwe zrozumienie z odpowiednim pracownikiem audytowanej jednostki - wyjaśnia nasza rozmówczyni.
Odpowiednia dokumentacja
Ostatnim zagadnieniem, które warto poruszyć, jest dokumentacja. Eksperci z Ernst & Young uważają, że częstym błędem popełnianym przez niedoświadczonych audytorów jest gromadzenie nadmiernej dokumentacji, która nie odnosi się do żadnych ustaleń. Powoduje to niepotrzebne wydłużenie czasu pracy i zmniejszenie efektywności zespołu projektowego.
- Wystarczy, jeśli udokumentujemy ustalenia i wnioski z audytu - podkreśla Paweł Stachowiak. W trakcie realizacji zadania pamiętajmy o tym, żeby raz na jakiś czas tworzyć kopię zapasową elektronicznych dokumentów projektowych.
31 października
ostatni dzień na złożenie planów audytu przez audytorów wewnętrznych zatrudnionych w jednostkach sektora finansów publicznych
AGNIESZKA POKOJSKA
agnieszka.pokojska@infor.pl