PaweŁ Szymański
partner w ITA Doradztwo Podatkowe
Amortyzacji podlegają nabyte przez podatnika licencje, które nadają się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania. Przewidywany okres używania licencji powinien być dłuższy niż rok. Licencje powinny być także wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą podatnika albo oddane przez niego dalej do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencyjnej), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.
Mając na uwadze wskazane warunki, w pierwszej kolejności podatnik powinien sprawdzić, czy jest on faktycznym nabywcą licencji. W praktyce firmy informatyczne mogą bowiem wprowadzać rozwiązania, które mogą rodzić wątpliwości co do tego, kto jest ostatecznym nabywcą licencji. W szczególności może to dotyczyć sytuacji scentralizowanego nabywania licencji przez grupy kapitałowe. W tym celu konieczne jest sprawdzenie, czy podatnik otrzymał fakturę zgodnie z umową licencyjną. Umowa licencyjna powinna również określać przewidywany okres używania licencji. Poza tym, w przypadku nietypowego oprogramowania, podatnik powinien być przygotowany do przedstawienia organom podatkowym wyjaśnień w zakresie nabytej licencji z jego działalnością.
Podstawą do dokonywania odpisów amortyzacyjnych jest wartość początkowa licencji. Wartość tę stanowi cena nabycia, na którą składają się m.in. cena należna licencjodawcy, koszty instalacji i uruchomienia programów. W przypadku nabycia licencji ze środków pochodzących z kredytu lub pożyczki, przy ustaleniu wartości początkowej, należy uwzględnić koszt odsetek oraz różnic kursowych naliczonych do dnia oddania licencji do używania. Jeżeli licencja nabywana jest od podmiotu zagranicznego za walutę obcą, cenę nabycia należy również skorygować o różnice kursowe od kwoty zobowiązania wobec tego podmiotu naliczone do dnia oddania licencji do używania. Szczególną uwagę należy zwrócić na koszty usług doradczych na etapie wyboru systemu informatycznego oraz koszty specjalistycznych szkoleń personelu podatnika. Specyfika tych wydatków może decydować o tym, iż mogą one być zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu.
Należy zaznaczyć, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych odnoszą się tylko do licencji nabytych. W praktyce podatnicy, wykorzystując wewnętrzne służby informatyczne, mogą opracowywać oprogramowanie na własne potrzeby. Wówczas koszty poniesione na ten cel stanowią koszty uzyskania przychodów na bieżąco w momencie ich poniesienia.
Licencje na oprogramowanie komputerowe podlegają amortyzacji przez okres minimum 24 miesięcy. Co do zasady nie ma możliwości skrócenia tego terminu. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby okres amortyzacji podatkowej był dłuższy. Rozwiązanie takie może być korzystne dla podatników, którzy od dłuższego czasu ponoszą straty podatkowe, których nie mogą efektywnie rozliczyć.
Zgodnie z definicją wartości niematerialnych i prawnych, licencje na oprogramowanie komputerowe mogłyby stanowić przedmiot umowy leasingowej. Namawiam podatników do wnikliwej analizy projektów takich umów oraz określenia ich potencjalnych skutków podatkowych. Każda taka umowa powinna być dokładnie przeanalizowana, bowiem w niektórych przypadkach mogą one budzić wątpliwości co do ich podatkowego rozliczenia, w szczególności po zakończeniu umowy leasingu.
(EM)