Przedsiębiorcy, aby pozyskać lub utrzymać klientów, stosują różne metody zachęty, między innymi możliwość późniejszej zapłaty za dostawę, tzw. kredyt kupiecki. Jednak takie działanie obarczone jest większym ryzykiem niezapłacenia należności przez kontrahenta. Jeżeli więc zdarzy się sytuacja, że należność jest zagrożona, należy to odzwierciedlić w księgach rachunkowych. Tę kwestię reguluje art. 35b ustawy o rachunkowości.
Zgodnie z tym przepisem należy dokonać aktualizacji wartości należności przy uwzględnieniu prawdopodobieństwa ich zapłaty przez dokonanie odpowiedniego odpisu aktualizującego. Przykładowo należy to uczynić na należności dochodzone na drodze sądowej, przeterminowane, od dłużników nieposiadających majątku i postawionych w stan upadłości bądź likwidacji. Istnieje bowiem w takim przypadku duże prawdopodobieństwo, że należności nie zostaną w przyszłości odzyskane, czyli nie spowodują w przyszłości wpływu korzyści ekonomicznych.
Możliwość zapłaty
W art. 35b ustawy o rachunkowości wymienione są sytuacje, kiedy konieczne jest dokonanie odpisu aktualizującego. Należy to uczynić w odniesieniu do:
  • należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym,
  • należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności,
  • należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności,
  • należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania,
  • należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.
Odpis aktualizujący
Odpisy aktualizujące w zależności od rodzaju należności obciążają pozostałe koszty operacyjne lub koszty finansowe. Jeżeli wystąpi zdarzenie, które było przyczyną utworzenia odpisu, należność trzeba spisać w ciężar wcześniej utworzonego odpisu. Natomiast jeżeli przyczyna ustanie, należy rozliczyć dokonany uprzednio odpis, zaliczając jego zmniejszenie odpowiednio do pozostałych przychodów operacyjnych lub finansowych.
W ewidencji księgowej operacje związane z nieściągalnymi należnościami mogą przebiegać w następujący sposób:
1. Ujęcie odpisu aktualizującego obniżającego wartość należności - w ciężar kosztów operacyjnych: strona Wn konta 766 „Pozostałe koszty operacyjne”, strona Ma konta 280 „Odpisy aktualizujące należności”
2. Spisanie należności przedawnionej, umorzonej, nieściągalnej objętej wcześniej ujętym odpisem aktualizującym: strona Wn konta 280 „Odpisy aktualizujące należności”, strona Ma konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami”.
Zabezpieczenie należności
Udzielany przez przedsiębiorcę kredyt kupiecki można zabezpieczyć. Na rynku istnieje wiele firm, które oferują ubezpieczenia należności handlowych. W tym przypadku w umowie muszą być określone dokładne warunki i sytuacje, w jakich zostanie wypłacone odszkodowanie, np. prawne stwierdzenie niewypłacalności kontrahenta. Ubezpieczenia majątkowe stanowią dla celów rachunkowości koszt działalności operacyjnej i można je zaewidencjonować za pośrednictwem konta 469 „Inne koszty rodzajowe”. Jeżeli koszty ubezpieczenia dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, konieczne będzie rozliczenie wydatków w czasie za pośrednictwem konta rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jeżeli zostaną spełnione wszystkie warunki z umowy ubezpieczenia, które spowodują wypłatę odszkodowania do ewidencji otrzymanych środków, posłuży konto 765 „Inne pozostałe przychody operacyjne”.
Wynika to z art. 3 ust. 1 pkt. 32 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym przez pozostałe przychody operacyjne rozumie się przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki. Otrzymanie odszkodowania (nieujęte dotychczas w ewidencji) na rachunek bankowy zostanie odzwierciedlone następującym zapisem: strona Wn konta 130 „Rachunek bankowy”, strona Ma konta 765 „Inne pozostałe przychody operacyjne”.
Może się okazać, że przekazana przez ubezpieczyciela kwota odszkodowania jest niższa od wierzytelności. W takim przypadku w odniesieniu do pozostałej części stosuje się zasady dotyczące odpisów aktualizacyjnych.
Przypomnijmy, że odpisu aktualizującego dokonuje się w odniesieniu do należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym. Natomiast przy należnościach kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności.
CZYM JEST UMOWA UBEZPIECZENIA
Przez umowę ubezpieczenia ubezpieczyciel zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, spełnić określone świadczenie w razie zajścia przewidzianego w umowie wypadku, a ubezpieczający zobowiązuje się zapłacić składkę.
CO STANOWI PRZEDMIOT ZAPŁATY
Przy ubezpieczeniu majątkowym świadczenie ubezpieczyciela polega w szczególności na zapłacie określonego odszkodowania za szkodę powstałą wskutek przewidzianego w umowie wypadku.
AGNIESZKA POKOJSKA
agnieszka.pokojska@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 3 ust. 1 pkt 32, art. 35b, art. 42 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).