Jeżeli np. przed wydaniem towaru otrzymano część należności, w szczególności zaliczkę, to fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano tę część należności.
Przepisy dotyczące VAT regulują kwestie związane z rozliczaniem zaliczek. Gdy przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, to obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części. Wynika to z art. 19 ust. 11 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.; dalej nazywana ustawą o VAT). Regulację zawartą w art. 19 ust. 11 stosuje się odpowiednio w przypadku eksportu towarów, jeżeli wywóz towarów nastąpi w ciągu sześciu miesięcy, licząc od dnia otrzymania części należności. Przepis ten zawarty jest w art. 19 ust. 12 ustawy o VAT.
Przy rozliczaniu VAT należy szczególną uwagę zwrócić na podstawę opodatkowania. Istotne regulacje dotyczące tej kwestii znajdują się w art. 29 ust. 1 ustawy o VAT. Według tego unormowania, podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem przepisów zawartych m.in. w ust. 2. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży, pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy. Obrót zwiększa się o otrzymane dotacje, subwencje i inne dopłaty o podobnym charakterze mające bezpośredni wpływ na cenę (kwotę należną) towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika, pomniejszone o kwotę należnego podatku.
Według natomiast wspomnianego art. 29 ust. 2, w przypadku gdy pobrano zaliczki, zadatki, przedpłaty lub raty, obrotem jest również kwota otrzymanych zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat, pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku. Dotyczy to również otrzymanych zaliczek na dotacje, subwencje i na inne dopłaty o podobnym charakterze.
Ważne regulacje związane z fakturami zaliczkowymi znajdują się w par. 14 rozporządzenia ministra finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798 z późn. zm.). Według par. 14 tego rozporządzenia, jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym pobrano przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).
Krzysztof Tomaszewski