Przejęłam obowiązki po innej osobie i chcę zweryfikować instrukcję inwentaryzacyjną. Co powinno się w niej znaleźć na temat metod inwentaryzacji? Bardzo proszę o podanie przykładowej treści.
Instrukcja inwentaryzacyjna określa jednolite zasady, tryb i metody przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów w jednostce. Można w niej zapisać m.in., że inwentaryzacja może być przeprowadzona za pomocą różnych metod, wśród których wyróżnia się: metodę pełnej inwentaryzacji okresowej, metodę pełnej inwentaryzacji ciągłej, metodę wyrywkowej inwentaryzacji okresowej lub ciągłej, a także metodę uproszczoną.
Metoda pełnej inwentaryzacji okresowej polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników majątkowych objętych inwentaryzacją w dniu, na który przypada termin jej przeprowadzenia. Może to dotyczyć np. wszystkich rodzajów materiałów objętych ewidencją na kontach w określonym dniu.
Metoda pełnej inwentaryzacji ciągłej polega na:
a) sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątkowych objętych inwentaryzacją; warunkiem jest, aby w wyznaczonym okresie stan ten został ustalony dla wszystkich składników stanowiących całość danych składników podlegających inwentaryzacji;
b) bieżącym ustalaniu i rozliczaniu ilościowych i wartościowych różnic inwentaryzacyjnych, z tym że:
- nie ustalają różnic ilościowych te jednostki, które ewidencję prowadzą wyłącznie w jednostkach wartości,
- jednostki, które weryfikują wartość środków raz w roku, mogą ustalić wartościowe różnice inwentaryzacyjne tylko na dzień weryfikacji.
Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji rzeczywistego stanu składników majątkowych metodą pełną na dzień zaistnienia konkretnego zdarzenia występuje w przypadkach:
- rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie,
- przekazywania składników majątkowych innemu zespołowi lub jednostce,
- zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za całość i stan składników majątkowych,
- urlopów, dłuższej choroby lub innej nieprzewidzianej przerwy w pracy osoby materialnie odpowiedzialnej, jeżeli nie zastępuje jej inna osoba zatrudniona na warunkach odpowiedzialności wspólnej,
- pożaru, kradzieży lub innych nieprzewidzianych losowych okoliczności uzasadniających potrzebę stwierdzenia rzeczywistego stanu majątku tak pod względem ilości, jak i wartości.
Metoda wyrywkowa inwentaryzacji okresowej lub ciągłej polega na ustaleniu w formie spisu z natury rzeczywistego stanu części składników majątkowych objętych inwentaryzacją. Inwentaryzacja składników majątkowych metodą uproszczoną polega na sprawdzeniu prawidłowości ewidencji księgowej przez bezpośrednie porównanie jej danych ze stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu i wyjaśnieniu różnic inwentaryzacyjnych.
WZÓR
Przykładowe postanowienia w dokumencie
§ 3.1. Inwentaryzacja może być przeprowadzona metodą:
1) pełnej inwentaryzacji ciągłej polegającej na ustaleniu stanu faktycznego poszczególnych składników majątkowych tak, aby w wyznaczonym czasie stan ten został ustalony dla wszystkich składników. Obejmuje wszystkie czynności inwentaryzacyjne.
2) pełnej inwentaryzacji okresowej polegającej na ustaleniu stanu rzeczywistego wszystkich składników majątkowych objętych inwentaryzacją w dniu, na który przypada termin inwentaryzacji według ustalonych planów. Obejmuje wszystkie czynności.
3) wyrywkowej inwentaryzacji okresowej lub ciągłej polegającej na ustaleniu rzeczywistego stanu składników majątkowych objętych inwentaryzacją.
2. Rodzaj inwentaryzacji:
1) okresowe,
2) ciągłe,
3) zdawczo-odbiorcze,
4) nadzwyczajne.
3. Inwentaryzacje zdawczo-odbiorcze przeprowadza się obowiązkowo w każdym przypadku zmiany na stanowisku osoby odpowiedzialnej za powierzone jej mienie.
4. Inwentaryzacje nadzwyczajne przeprowadza się w przypadku:
1) zdarzeń losowych (włamań, klęsk żywiołowych),
2) likwidacji komórki,
3) wyraźnego żądania organów kontroli,
4) uznania przez kierownika konieczności przeprowadzenia inwentaryzacji.
5. Inwentaryzację można przeprowadzić według zasad uproszczonych. Polega ona na bezpośrednim porównaniu danych ewidencyjnych za stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu i wyjaśnieniu różnic inwentaryzacyjnych. Fakt dokonania sprawdzenia oraz data sprawdzenia powinny być potwierdzone w ewidencji analitycznej podpisem członków zespołu spisowego.
6. Inwentaryzacja według zasad uproszczonych może być przeprowadzona na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowany przez główną księgową i zatwierdzony przez dyrektora.
