Obecnie przedsiębiorcy zmagają się z ograniczeniami wynikającymi z wprowadzenia na terenie całego kraju czerwonej strefy oraz coraz większą liczbą pracowników wyłączanych z bieżącej pracy. Dotyka to zarówno klientów biur rachunkowych, jak i samych biur. Podpowiadamy, na co należy szczególnie zwrócić uwagę.
TEMAT: COVID-19 a praca biura
PROBLEM: O czym musi pamiętać właściciel

Zobacz też: Komplet PODATKI 2021

1. Choroba pracownika, a deklaracja musi być wysłana

W sytuacji gdy lawinowo rośnie liczba zakażeń, coraz większe jest prawdopodobieństwo, że pracownik obsługujący klienta będzie wyłączony. Przy czym zdarza się, że księgowy nadal nieoficjalnie przygotuje nam dokumenty, czego nie powinien kategorycznie robić. A nawet jeśli wykonuje tego typu pracę, choć nie powinien, to i tak problem nie znika, taka osoba bowiem nie może podpisać wypełnionej dokumentacji i wysłać jej do organów skarbowych czy ZUS.
Rada: Należy zadbać, aby więcej niż jedna osoba była upoważniona do składania oświadczeń (w tym deklaracji) w imieniu klienta. Trzeba przygotować klientowi do podpisania, a następnie złożyć UPL, czyli pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

2. Biuro musi być przygotowane do pracy zdalnej

Może się zdarzyć, iż pracownicy biura rachunkowego nie będą mogli albo będą się bali przyjeżdżać bezpośrednio do siedziby biura. Pracownicy posiadający dzieci mogą też zostać zmuszeniu do wzięcia wolnego, gdy żłobki, przedszkola czy szkoły ich młodszych pociech zostaną zamknięte. A przecież praca na rzecz klientów, księgowanie dokumentów, wypełnianie postanowień umów powinno być nadal realizowane.

Dostęp do systemów

Właściciele i kierownicy biur powinni pomyśleć o możliwości organizacji pracy zdalnej, a więc przede wszystkim o umożliwieniu dostępu pracownikowi do wykorzystywanych przez niego systemów informatycznych. Można to zrobić na wiele sposobów – poprzez bezpośredni dostęp ze sprzętu udostępnionego z firmy pracownikowi albo za pomocą zdalnego pulpitu.
Informatycy powinni podpowiedzieć, które rozwiązanie w konkretnej sytuacji wydaję się najbardziej optymalne. Przykładowo, jeśli pracownicy pracowali na komputerach stacjonarnych albo udostępnianych miejscach na serwerach, to jeżeli pracodawca umożliwi im dostęp do tych lokalizacji przez zdalny pulpit, pozostając w domu, będą mogli pracować tak jak w firmie. Warto pamiętać, iż szybkość pracy będzie zależna od wydajności łącza internetowego, jakim dysponuje pracownik – prywatne łącza są z zasady mniej wydajne niż udostępniane firmom. Istotne jest też to, że praca poprzez systemy VPN jest wolniejsza ze względu na inny strumień przepływu danych. Może to rzutować na wydajność pracowników i tym samym czas obsługi klienta. Oczywiście musi być możliwość zalogowania na ten zdalny pulpit za pomocą sprzętu. Czasem pracownik może udostępnić swój komputer, czasem jednak pracodawca musi mu go sam zapewnić.
Rada: Należy odpowiednio wcześnie zrobić rozeznanie i zadbać nie tylko o sprzęt, ale też o oprogramowanie antywirusowe i do wideokonferencji, a także o umiejętność obsługi tego oprogramowania przez pracowników.

Kwestia sprzętu

Pracodawca może przewidzieć dla pracowników rekompensatę z tytułu używania w tych szczególnych warunkach prywatnych narzędzi przez pracowników. Ekwiwalent pieniężny za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność, będzie wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1262).
Rada: Warto przygotować porozumienie między pracownikiem a pracodawcą regulujące zasady korzystania z takiego sprzętu i rekompensatę dla pracownika. Musi być jasne dla obu stron, jakie koszty zostaną zrekompensowane i do jakiego sprzętu będzie odnosił się ten ekwiwalent.

Rola pracowników

Pracownicy, którzy pracują w domu, muszą być wyczuleni na to, aby uniemożliwić dostęp do sprzętu osobom nieupoważnionym, w tym dzieciom. Nie chodzi tylko o ochronę fizyczną, ale np. w czasie udostępnia komputera dziecku może przecież dojść do ataku hackerskiego na dane klienta. Powinni też zadbać o częstsze tworzenia kopii zapasowych. Uszkodzenie danych przy zdalnych dostępach jest bowiem bardziej prawdopodobne niż przy dostępie stacjonarnym. Pracownicy muszą pamiętać o konieczności zapisania plików, nad którymi pracują, w firmowej chmurze, tak żeby były bezpieczne i dostępne w przyszłości. Ważne jest też, aby nie otwierali podejrzanych e-maili z nieznanego źródła i każdorazowo sprawdzali takie wiadomości programem antywirusowym, a w razie konieczności poinformowali właściciela biura.
Przed umożliwieniem pracy zdalnej pracownikowi trzeba sprawdzić aktualizacje oprogramowania – zarówno księgowego, jak i antywirusowego. Konieczne też jest sprawdzenie bezpieczeństwa haseł do systemów, czy są zapamiętane, a nie np. zapisane na karteczce przyczepionej do monitora. Trzeba zapewnić odpowiednie (bezpieczne) szyfrowanie danych i dopilnować, aby zdalny dostęp ograniczony był do niezbędnych zasobów (w szczególności w zakresie danych osobowych).
Rada: Właściciel biura rachunkowego powinien zadbać o ubezpieczenie na wypadek cyberataków.

3. Przekazywanie dokumentacji

Kolejną ważną sprawą jest dostęp do dokumentacji źródłowej klienta. Należy zastanowić się, jakie zasady będą obowiązywały przy przekazywaniu dokumentów przez klientów, którzy też często mają problemy z nieobecnościami pracowników. Trzeba ustalić, kto będzie je akceptował i zatwierdzał, skoro pracownicy dotychczas za to odpowiedzialni będą w domach. Rozwiązania są różne i zależą od możliwości technicznych. Najprostszym sposobem jest zwykłe skanowanie podpisanych dokumentów i w takiej postaci przekazywanie kolejnemu „ogniwu” obiegu. Ważne jest tu, aby przepływ danych był płynny, ale przede wszystkim bezpieczny dla danych firmowych. Zagrożenie epidemią przecież nie wpłynęło na zmniejszenie obowiązków choćby z zakresu RODO.
Ci klienci, którzy korzystają z elektronicznego obiegu dokumentów – przesyłają bezpośrednio do biura za pomocą dedykowanego oprogramowania obrazy dokumentów źródłowych. Dokumenty te znajdują się u klienta (albo w jego chmurze) i pracownicy wykorzystują je zgodnie z zasadami obiegu elektronicznego i księgują.
W innym rozwiązaniu klient dostarcza dokumenty w formie plików pdf. Ważne jest tu jednak kontrolowanie, czy wszystkie dostarczone dokumenty zostały zaksięgowane, a także czy się nie dublują. Jest to szczególnie ważne, jeśli klient ma dużo dokumentów i jest obsługiwany przez kilku pracowników biura. Dlatego też rozsądniejszym rozwiązaniem jest umieszczenie dokumentów przez klienta w chmurze, a nie przesyłanie ich w formie wielu załączników. Podmioty oferujące miejsca w chmurze zabezpieczają te dane przed nieupoważnionym dostępem, podczas gdy przy korzystaniu z poczty elektronicznej aż takiej ochrony nie ma.
Rada: W takich sytuacjach jak obecna widać przewagę e-obiegu dokumentów. Warto więc na przyszłość pomyśleć o takich rozwiązaniach.

4. Zasady współpracy z klientem

W niektórych biurach rachunkowych praktyką było, iż klienci spotykali się z pracownikami w celu omówienia ważnych dla nich tematów. Teraz spotkania osobiste muszą zostać zastąpione rozmowami telefonicznymi lub wideokonferencjami. Można też organizować dla klientów webinaria, aby przekazywać im najnowsze istotne informacje o zmianach przepisów.
Niektórzy eksperci zachęcają też biura rachunkowe do organizowania darmowych webinariów. Może to być szansa na zwiększenie liczby klientów, ponieważ darmowe wydarzenia przyciągają wielu potencjalnych klientów. Webinaria takie sprawdzają się w pozyskiwaniu nowych kontaktów biznesowych, które już w momencie dołączenia do wydarzenia są żywo zainteresowane tym, co chcemy przekazać.
Warto też pamiętać, iż nagrane webinaria można później wykorzystywać wielokrotnie, tworząc np. webinarium na żądanie lub automatyczne, publikując je na kanale YouTube lub w mediach społecznościowych. Jest to budowanie wizerunku biura jako podmiotu, który dba o poszerzanie wiedzy i jest ekspertem w danej dziedzinie.
Rada: Biuro może organizować webinaria. Zadba w ten sposób o wiedzę swoich klientów, a także może przyciągnąć nowych.

5. Pracodawca powinien dbać o podnoszenie kwalifikacji

Pracownicy, którzy pracują w biurze, częściej wymieniają się nawzajem informacjami o zmieniających się przepisach. W przypadku przejścia na pracę zdalną należy zadbać o to, aby pracownicy też byli informowani o zmianach przepisów, nowych interakcjach czy wyrokach w sprawach podatkowych. Niezależnie bowiem, gdzie świadczona jest usługa księgowa, musi być ona wykonywana zgodnie z aktualnie obowiązującymi regulacjami. Księgowy jest też często doradcą dla klienta i sygnalizuje mu zmiany w przepisach i zasady dostosowywania się do nich. Musi więc sam mieć aktualną wiedzę. Jest to szczególnie istotne, ponieważ jak pokazało ostatnie pół roku, to księgowi byli dla przedsiębiorców głównym źródłem informacji o rozwiązaniach tarcz antykryzysowych, rodzajach pomocy i zasadach ich rozliczania. Musieli i muszą mieć aktualną wiedzę w tym zakresie, szczególnie że zbliża się początek nowego roku, a wraz z nim tradycyjnie, niezależnie od COVID-19, wiele zmian w zakresie księgowości, podatków i ZUS. Pracodawca w biurze rachunkowym powinien więc organizować, o ile to możliwe, regularnie spotkania wewnętrzne i szkolenia poświęcone takim zmianom. Będzie to okazja też do poruszania bieżących problemów i poszukiwania rozwiązań ważnych dla klientów biura.
Rada: Należy informować pracowników na pracy zdalnej o zmianach przepisów czy wyrokach w sprawach podatkowych. Wskazane jest umożliwienie im dostępu do śledzenia zmian na bieżąco.

6. Czasem jednak praca jest stacjonarna

Jeśli pracownicy jednak pracują stacjonarnie w biurze, ich pracodawca musi zadbać o:
  • wdrożenie częstej dezynfekcji powierzchni biurowych,
  • ustalenie zasad dystansu społecznego i niekorzystania ze wspólnych części biurowych,
  • anulowania zbędnych podróży służbowych,
  • zapewnienie dostępu do korzystania z narzędzi do wideokonferencji,
  • szkolenia pracowników w zakresie procedur bezpieczeństwa.
Konieczne jest zapewnienie należytych środków ochrony osobistej – czasem trzeba pracować cały czas w maseczce lub przyłbicy.
Jeśli pracownicy chcą (lub muszą) jednak przychodzić do pracy, rozwiązaniem może być praca rotacyjna. Można wskazać, iż np. w danym tygodniu przychodzi do biura określona grupa pracowników, a w kolejnym inna. Należy też zadbać o zwiększenie odległości między pracownikami. Tak zwany open space powinien być rozdzielony na pojedyncze stanowiska pracowników tak, by zachować między nimi minimalny dystans 1,5–2 m. Należy pamiętać, że nastroje pracowników mogą być różne i nie każdy czuje się już swobodnie poza domem. Z uwagi na takie przypadki dobrze jest dezynfekować najbliższe otoczenie minimum raz dziennie, a ze współpracownikami witać się na odległość lub poprzez zetknięcie łokciami.
Rada: Praca rotacyjna może być dobrym rozwiązaniem, jeśli trzeba pracować stacjonarnie.