Od dłuższego czasu wchodzą w życie kolejne przepisy, które odpowiedzialnością za podatkowe rozliczenia i sprawozdawczość obarczają bezpośrednio członków zarządu spółki.
W tego typu sytuacjach to członkowie zarządu są bezpośrednio zobowiązani do wykonywania określonych czynności, w tym podpisywania podatkowych i sprawozdawczych formularzy oraz innych dokumentów, bez możliwości delegowania tych obowiązków na pracowników wewnętrznych działów księgowych czy na zewnętrznych doradców.
Obowiązki dokumentacyjne
Jednym z takich przykładów jest obowiązek podpisania oświadczenia o sporządzeniu lokalnej dokumentacji cen transferowych przez podmiot powiązany (art. 11m ustawy o CIT). Podatnik musi oświadczyć, że:
1) sporządzono lokalną dokumentację cen transferowych, oraz
2) ceny transferowe transakcji kontrolowanych objętych lokalną dokumentacją TP są ustalone na warunkach rynkowych.
Oświadczenie takie musi złożyć i podpisać zarząd. Zobowiązania tego nie można delegować na pełnomocnika.
Podobny obowiązek wynika z przepisów dotyczących schematów podatkowych. To członkowie zarządu spółki, która spełnia definicję „korzystającego”, są zobowiązani podpisać informację o zastosowaniu schematu, zawierającą NSP tego schematu oraz informację o korzyści z niego wynikającej (MDR-3). Nie mogą przy wypełnianiu tego obowiązku skorzystać z zastępstwa pełnomocnika.
Również w zakresie nowego reżimu dotyczącego podatku u źródła część oświadczeń musi być podpisywana bezpośrednio przez cały zarząd. Kierownik jednostki, czyli m.in. zarząd spółki, musi podpisać oświadczenie, że posiada wymagane dokumenty dla zastosowania niższej stawki bądź zwolnienia z podatku u źródła oraz że po zweryfikowaniu kontrahenta nie ma informacji o istnieniu okoliczności uniemożliwiających zastosowanie tej podatkowej preferencji.
Ministerstwo Finansów poinformowało o planowanej dużej zmianie, która ma wejść w życie od 2021 r. Ma ona pozwolić m.in. na podpisywanie wspomnianych oświadczeń zgodnie z zasadami reprezentacji spółki, a nie – jak jest obecnie – przez cały zarząd. W dalszym ciągu jednak nie będzie możliwe delegowanie tego upoważnienia na kogokolwiek spoza zarządu.
Kolejnym przykładem konieczności wypełniania obowiązków – tym razem administracyjnych – przez członków zarządu największych spółek jest konieczność składania do ministra ds. gospodarki sprawozdań o stosowanych terminach płatności w transakcjach handlowych. Obowiązek ten ciąży bezpośrednio na członkach zarządu, a nie na spółkach.
Niewypełnienie lub wadliwe wypełnienie wymienionych obowiązków jest karane, w tym na podstawie kodeksu karnego skarbowego. Za niezłożenie dokumentów lub poświadczanie w nich nieprawdy grozi grzywna do 25 mln zł.
Odpowiedzialność za zaległości
Zgodnie z art. 116 ordynacji podatkowej członkowie zarządu odpowiadają całym swoim majątkiem za zaległości spółki powstałe w chwili, w której dana osoba była członkiem zarządu. Odpowiedzialny za zobowiązania może być zatem członek zarządu, który już dawno tej funkcji nie pełni. Odpowiedzialność nie jest przy tym zależna od tego, czy do obowiązków danego członka zarządu należy dbanie o sprawy finansowe w spółce. Każda osoba z zarządu odpowiada w takim samym zakresie.
Zakwestionowanie rozliczeń podatkowych spółki może również powodować próby pociągnięcia do odpowiedzialności karnej-skarbowej osób, które „zajmują się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi” w spółce (art. 9 par. 3 k.k.s.). Jeżeli nie istnieją w spółce odrębne regulaminy ani procedury, które regulują zakres obowiązków związanych z rozliczeniami podatkowymi między poszczególnymi działami (osobami w spółce), to przyjmuje się, że pełną odpowiedzialność za sprawy podatkowe ponoszą przede wszystkim członkowie zarządu.
Nowe procedury
Wszystkie te przykłady obrazują, jak ważne jest dbanie o prawidłowe procedury podatkowe i zarządzanie ryzykiem w firmie. Skuteczne podważenie rozliczeń podatkowych spółki prowadzi bowiem nie tylko do konieczności zapłaty doszacowanego podatku, ale może przełożyć się na odpowiedzialność osobistą osób odpowiedzialnych za prowadzenie jej spraw.
Również w samych ustawach pojawiają się regulacje zobowiązujące podatników do wdrożenia określonych procedur – np. w zakresie raportowania schematów podatkowych czy w przepisach dotyczących programu współdziałania z szefem Krajowej Administracji Skarbowej (uczestnicy tego programu muszą posiadać tzw. ramy wewnętrznego nadzoru podatkowego). Inny przykład to ostatnio zaproponowany (w projekcie nowelizacji ustaw o podatku dochodowym, druk sejmowy nr 642) obowiązek publikacji informacji o realizowanej strategii podatkowej przez podatników, których roczne przychody przekraczają 50 mln euro, oraz przez podatkowe grupy kapitałowe.
Wydaje się, że jest to trend, który w następnych latach będzie postępował.
