Problem powstał w czasie pandemii koronawirusa. W związku z trudną sytuacją i rekomendacjami rządu wiele firm postanowiło czasowo przenieść swoich pracowników na pracę zdalną. Dla zatrudnionych wiąże się ona jednak często z dodatkowymi kosztami, m.in. zwiększonego zużycia prądu i wody, a także wykorzystaniem własnego sprzętu (komputera, drukarki, skanera) i papieru. Pracodawcy nie są jednak pewni, czy wypłacając w związku z tym ekwiwalent pieniężny, muszą odprowadzać zaliczkę na PIT.
Resort finansów mija się z prawdą w sprawie ulgi abolicyjnej [WYWIAD]
Resort finansów mija się z prawdą w sprawie ulgi abolicyjnej [WYWIAD]

Zobacz również

COVID-19 wymusza zmiany

Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie redakcji przypomniało, że tarcza 4.0 (Dz.U. z 2020 r. poz. 1086) wprowadziła do ustawy o COVID-19 (Dz.U. poz. 374; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1493) zmiany określające zasady pracy zdalnej, które mają zastosowanie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu. Przyjęto w nich m.in., że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługę logistyczną ma zapewnić pracodawca.
MF wskazało, że „pracownik może używać środków pracy, których nie zapewnił mu pracodawca, pod warunkiem że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych – w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych – a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę”. Przy czym przepis ten, jak wskazuje MF, pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tej pracy. „Zapewnienie to może mieć zatem charakter rzeczowy, poprzez wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały, jak i wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika” – przyznało MF. Dlatego też niezależnie od formy, w jakiej pracodawca zapewnia narzędzia i materiały potrzebne pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, otrzymane przez pracownika świadczenia, na gruncie przepisów ustawy o PIT nie stanowią jego przychodu. „Analogicznie jak ekwiwalent wypłacany za zwiększone zużycie energii elektrycznej czy wody, co jest naturalną konsekwencją pracy w domu” – wyjaśnił resort finansów.
To dobra wiadomość dla pracowników, którzy otrzymaną od pracodawcy kwotą nie muszą dzielić się z fiskusem.

Korzyść pracodawcy

– Odpowiedź MF jest spójna z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. K 7/13, zgodnie z którym za przychód pracownika nie powinny być uznane świadczenia, które zostały spełnione w interesie pracodawcy i nie przyniosły pracownikowi korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku – komentuje Małgorzata Samborska, doradca podatkowy i partner w Grant Thornton.
Wskazuje też, że ponadto zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Zwolnienie to ma zastosowanie po spełnieniu kilku warunków:
  • ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
  • kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
  • narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Nie wszystko jasne

Według Małgorzaty Samborskiej w praktyce przepisy te rodzą jednak wątpliwości. – Trudność sprawia wyliczenie wysokości takiego ekwiwalentu – twierdzi. Ponadto, jak wskazuje, w przypadku wydatków na internet, wodę czy energię elektryczną nie mamy do czynienia z materiałami i narzędziami, trudno więc wprost powoływać się na ten przepis. Jej zdaniem łatwiej jest w przypadku użycia skanera czy drukarki. Dlatego dobrze, że MF rozstrzygnął ten problem.
Zdaniem ekspertki mogą jednak pojawić się problemy w określaniu wysokości ekwiwalentu. Pewne wskazówki można znaleźć np. w wyroku Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 11 lutego 2016 r., sygn. akt III AUa 259/15. Sąd stwierdził, że: „w celu oszacowania tej wartości pracodawca musi ustalić szereg elementów składających się na określenie kwoty ekwiwalentu, np. ilość roboczogodzin, wartość jednej takiej godziny używania sprzętu, normy zużycia itp. Świadczenie to nie może być bowiem traktowane jako ryczałt, bez żadnej kalkulacji, skoro ustawa o podatku dochodowym rozróżnia pojęcie ekwiwalentu pieniężnego od pojęcia ryczałtu”. – Oznacza to, że firmy same powinny ustalić zasady wyliczania wartości ryczałtu, biorąc pod uwagę charakter pracy zdalnej, normy zużycia sprzętu, którym posługują się pracownicy – podkreśla Małgorzaty Samborskiej. Dodaje, że przy wyliczaniu ekwiwalentu należy kierować się zdrowym rozsądkiem i pozostaje mieć nadzieję, że zachowają go również organy podatkowe.
Podstawa prawna
•art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1493)
•art. 77 pkt 1 ustawy z 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dz.U. poz. 1086; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1423)
•art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1325)