Nie należy automatycznie, przy każdej płatności, zawiadamiać urzędu skarbowego, bez względu na to, czy rachunek odbiorcy jest na białej liście, czy go tam nie ma – wynika z interpretacji dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.
DGP
Chodziło o spółkę należącą do międzynarodowej grupy zarządzającej siecią sklepów samoobsługowych. Zdarza się, że spółka płaci kontrahentom na rachunki spoza białej listy, czyli niewidniejące w wykazie czynnych podatników VAT. Za to co do zasady grozi brak prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Chcąc uniknąć tej sankcji, spółka składa zawiadomienia do naczelników urzędów skarbowych o zapłacie należności na rachunki niewykazane w białej liście.
Jest to jednak dla niej bardzo uciążliwe. Dlatego firma postanowiła zautomatyzować cały proces składania zawiadomień. Chciała się jednak upewnić, jak powinna postępować w różnych sytuacjach, a więc:
  • czy ma za każdym razem składać zawiadomienia w związku z przelewem na konto tego samego kontrahenta, czy może to zrobić jednorazowo,
  • co w sytuacji, gdy po pierwszym zawiadomieniu zmieni się status kontrahenta (czynny, zwolniony, niezarejestrowany) lub numer jego rachunku albo gdy firma kupi towary i usługi od innego sprzedawcy,
  • czy może złożyć zawiadomienie przed dniem zlecenia płatności,
  • czy może automatycznie przy każdej płatności przesyłać zawiadomienie, niezależnie od tego czy rachunek kontrahenta jest na białej liście, czy go tam nie ma.
Spółka uważała, że wystarczy złożenie zawiadomienia jeden raz, niezależnie od tego, czy pierwsza i kolejne płatności były w tym samym czy w różnych dniach, na rzecz tego samego czy na rzecz różnych kontrahentów oraz niezależnie od późniejszych zmian w statusie kontrahenta (zwolniony, niezarejestrowany) i statusie jego rachunku na białej liście (ujęty w wykazie bądź nieujęty).

Kiedy wystarczy raz

Dyrektor KIS zgodził się ze spółką tylko w tej pierwszej kwestii. Potwierdził, że wystarczy jedno zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego, pod warunkiem że – zaznaczył – chodzi o płatność na rzecz tego samego kontrahenta i ten sam rachunek, o którym była mowa w pierwotnym zawiadomieniu. W takiej sytuacji kolejne zawiadomienia, przy kolejnych przelewach, nie są już potrzebne – wyjaśnił.
Wcześniej potwierdził to już minister finansów w objaśnieniach podatkowych z 20 grudnia 2019 r. A od 1 lipca br. będzie to wprost wynikać z ustawy o VAT (patrz ramka).

Zmiana statusu kontrahenta

Co innego jednak, jeśli po złożeniu przez spółkę pierwszego zawiadomienia zmieni się status kontrahenta dla potrzeb VAT (na zwolniony bądź wyrejestrowany). W takich przypadkach – jak wyjaśnił organ – spółka, chcąc zachować prawo do podatkowych kosztów, musi dochować należytej staranności, czyli uzyskać potwierdzenie, że kontrahent faktycznie nie jest już czynnym podatnikiem VAT.
Jeśli rzeczywiście został on wyrejestrowany, to spółka może przelewać mu należność na dowolny rachunek. Zachowa przy tym prawo do uwzględnienia wydatku w kosztach uzyskania przychodu – potwierdził dyrektor KIS (wtedy jednak może pojawić się problem z odliczeniem VAT wykazanego na fakturze wystawionej przez kontrahenta wyrejestrowanego z VAT).
Organ dodał, że tak samo jest, gdy kontrahent jest zwolniony z VAT. Przypomniał bowiem, że wymóg przelewu na rachunek widniejący na białej liście dotyczy tylko płatności na rzecz czynnych podatników VAT.
W konsekwencji spółka, przy kolejnym przelewie na rzecz kontrahenta, który przestał być czynnym podatnikiem VAT, nie musi już zawiadamiać o tym urzędu skarbowego. Nie dlatego, że już takie zawiadomienie złożyła, tylko dlatego, że kupiła towar lub usługę od podmiotu niezarejestrowanego dla celów VAT.

Kiedy ponowne zawiadomienie

Dyrektor KIS wyjaśnił też, że ponowne zawiadomienie będzie konieczne, gdy rachunek, początkowo ujęty na białej liście, został następnie usunięty z tego wykazu.
– Zawiadomienie dotyczy bowiem konkretnego podmiotu, posługującego się konkretnym rachunkiem w określonej sytuacji podatkowo-prawnej dotyczącej tego podmiotu – wskazał dyrektor KIS.

Nie można przyjąć automatu

Wyjaśnił również, że podatnik nie może złożyć zawiadomienia o przelewie na konto spoza białej listy przed dniem zlecenia płatności. Decydujący jest bowiem dzień zlecenia przelewu bankowi lub spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej. Chodzi przy tym o dzień zlecenia, a nie dzień obciążenia rachunku nabywcy bądź uznania rachunku sprzedawcy – podkreślił dyrektor KIS.
Jego zdaniem spółka nie może też automatycznie składać zawiadomień do każdego przelewu, niezależnie od tego, czy rachunek kontrahenta jest ujęty w wykazie, czy go tam nie ma.
Zawiadomienie należy składać wyłącznie w sytuacji, gdy podatnik zapłacił na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej – wynika z interpretacji.
opinie

Tym razem to podatnik poszedł za daleko

Mateusz Macios, doradca podatkowy, starszy konsultant w BTTP
Trudno wyobrazić sobie inne rozstrzygnięcie dyrektora KIS w zakresie obowiązku ponownego zawiadomienia czy też terminu weryfikacji statusu kontrahenta i jego rachunku, W przeszłości zdarzało się, że organy w interpretacjach liberalizowały niektóre wymogi, jednak tym razem to podatnik poszedł za daleko w swoim wniosku, kwestionując same założenia systemu zgłoszeń (tożsamość podmiotu i rachunku, data weryfikacji). Nie uzasadnił przy tym dostatecznie, dlaczego należy odejść w tym wypadku od literalnego brzmienia przepisów. Nie zmienia to diagnozy, że obecne regulacje są wadliwe i ich zastosowanie w praktyce sprawia wiele problemów podatnikom, co dostrzegł zresztą sam ustawodawca, nowelizując przepisy od lipca br.
Interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 9 czerwca 2020 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.56.2020.4.MF

Od 1 lipca 2020 r. zmiany w zawiadomieniach

Korzystne dla podatników zmiany w zawiadomieniach o przelewie na rachunek spoza białej listy przewiduje nowelizacja z 5 czerwca 2020 r., która czeka już tylko na podpis prezydenta.
Wprowadza ona wprost do przepisów zasadę jednokrotnego zawiadamiania naczelnika urzędu skarbowego o przelewie na konto spoza białej listy, jeżeli kolejne płatności są dokonywane na ten sam rachunek tego samego kontrahenta (dziś wynika to tylko z objaśnień podatkowych ministra finansów).
Nowelizacja wydłuża też termin na zawiadomienie urzędu skarbowego o płatności na rachunek spoza wykazu – z 3 dni do 7 dni od zlecenia przelewu (uwaga: na czas epidemii koronawirusa termin ten został wydłużony do 14 dni).
Kolejna nowość: nabywca nie będzie już składać zawiadomień do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla kontrahenta (wystawcy faktury), tylko w swoim urzędzie skarbowym.
Ponadto, jeżeli przedsiębiorca zapłaci za fakturę na kwotę powyżej 15 tys. zł w podzielonej płatności, będzie mógł zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów (w PIT i CIT) niezależnie do tego, czy rachunek odbiorcy jest na białej liście, czy go tam nie ma.