W ramach prowadzonej działalności gospodarczej dokonujemy zakupu usług gastronomicznych. Niektóre z tych usług są związane z organizacją spotkań biznesowych, które ze względu na swój wystawny charakter są zaliczane do wydatków reprezentacyjnych. Jak ująć w księgach rachunkowych podatek naliczony przy nabyciu usługi gastronomicznej?
DGP
Zasadą jest, że dla celów bilansowych VAT naliczony, który na gruncie ustawy o VAT nie podlega odliczeniu, stanowi element ceny nabycia, o której mowa w art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W rezultacie wartość brutto nabytych usług obcych, przy nabyciu których podatnikowi nie przysługiwało prawo do odliczenia VAT, ujmuje się w księgach rachunkowych zapisem:
  • Wn konto 402 „Usługi obce”,
  • Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu”.
W tym kontekście nabycie usługi gastronomicznej, która dla celów podatku dochodowego stanowi wydatek reprezentacyjny, jest przypadkiem szczególnym. Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT przy nabyciu usług gastronomicznych podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób. Z kolei z ustaw o podatku dochodowym wynika, że do kosztów podatkowych nie mogą być zaliczone koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT). Kosztem podatkowym jest jednak podatek naliczony w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług ‒ jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej (art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a ustawy o PIT). Na skutek takiego brzmienia przepisów podatkowych występuje sytuacja, w której:
  • na gruncie przepisów ustawy o VAT – podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu usługi gastronomicznej,
  • na gruncie przepisów ustaw o podatku dochodowym – wartość netto usługi gastronomicznej stanowiącej wydatek reprezentacyjny nie stanowi kosztów uzyskania przychodów, natomiast kwota podatku naliczonego, który nie podlega odliczeniu, jest kosztem podatkowym (zob. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 4 stycznia 2018 r. sygn. 0111-KDIB2-1.4010.327.2017.1.AP).
Konieczność uwzględnienia w księgach rachunkowych omówionych powyżej skutków podatkowych powoduje, że jednostka może wartość brutto nabytej usługi gastronomicznej zaksięgować w ciężar kosztów operacyjnych jednostki w ten sposób, że:
  • wartość netto usługi gastronomicznej, jako wydatek niepodatkowy, zostanie ujęta na koncie 402 „Usługi obce – NKUP” lub koncie 406 „Koszty reprezentacji ‒ NKUP”,
  • kwota podatku naliczonego przy nabyciu usługi gastronomicznej, jako wydatek podatkowy, zostanie ujęta na koncie 403 „Podatki i opłaty”.
przykład
Spotkanie biznesowe
Spółka zorganizowała spotkanie biznesowe, podczas którego poniosła wydatki na nabycie wystawnego obiadu i napojów na łączną kwotę 1233 zł (wartość netto + VAT według stawek 8 proc. i 23 proc. = 1100 zł + 133 zł). Dla celów podatku dochodowego nabycie usługi gastronomicznej zostało zakwalifikowane jako wydatek reprezentacyjny. Spółka prowadzi ewidencję kosztów wyłącznie na kontach zespołu 4. Koszty reprezentacji są ujmowane przez nią na koncie 402 „Usługi obce”, a VAT naliczony niepodlegający odliczeniu ujmuje na koncie 403 „Podatki i opłaty”.
Objaśnienia do schematu:
1. Faktura – usługa gastronomiczna zakupiona w celu organizacji spotkania biznesowego
a) wartość netto:
• Wn konto 402 „Usługi obce” (w analityce: „Usługi obce – NKUP”) 1100 zł,
• Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” 1100 zł;
b) podatek naliczony niepodlegający odliczeniu:
• Wn konto 403 „Podatki i opłaty” (w analityce: „Podatek naliczony niepodlegający odliczeniu”) 133 zł,
• Ma konto 300 „Rozliczenie zakupu” 133 zł;
c) wartość brutto:
• Wn konto 300 „Rozliczenie zakupu” 1233 zł,
• Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami” 1233 zł.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.).
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.).
Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 865).